Gestion des dépenses en entreprise : les nouvelles fonctionnalités de la note de frais
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Gestion des dépenses en entreprise : les nouvelles fonctionnalités de la note de frais

Une gestion des dépenses efficace est essentielle pour toute entreprise soucieuse d’optimiser ses ressources et de maintenir une comptabilité irréprochable. Toutefois, les systèmes traditionnels/manuels de notes de frais sont fréquemment source de tracas tant pour les employés que pour les comptables, avec des problèmes récurrents tels que la perte de justificatifs, les erreurs de saisie, les difficultés de conformité aux politiques de dépenses, et les risques de fraude. Ces désagréments chronophages peuvent nuire à l’efficacité opérationnelle et à la transparence financière.

note de frais

Dans cet article, nous mettons en lumière les dernières évolutions de notre solution de gestion des notes de frais. Cette application est conçue pour répondre directement à ces défis et transformer la façon dont votre entreprise gère et contrôle ses dépenses à travers les habitudes des différentes équipes.

Le module note de frais d’Open Bee

Le module Notes de frais d’Open Bee est un système automatisé qui rend le processus de suivi des dépenses considérablement plus efficace.

Illustrons son fonctionnement : un employé ayant engagé une dépense dans le cadre de ses activités professionnelles, doit capturer le reçu avec son smartphone dans l’application Open Bee.

Le logiciel se charge d’identifier les informations essentielles, avec la saisie automatique, de calculer la TVA déductible et de préparer les écritures comptables, le tout en s’assurant de s’intégrer parfaitement avec les outils comptables de l’entreprise.

écran solution notes de frais

Le système classe et ordonne automatiquement la dépense, s’assure de sa conformité avec les règles de l’entreprise et l’archive en respectant les normes légales. Servant à la tenue de la comptabilité, les justificatifs de note de frais sont conservés en sécurité dans la GED pendant au moins dix ans, comme le prévoit l’article L123-22 du Code du commerce pour les documents comptables.

Il s’adapte également aux besoins spécifiques de l’entreprise : il calcule les indemnités kilométriques en respectant le barème de l’URSSAF, il permet de personnaliser les catégories et les plafonds de dépense, et il ajuste le plan comptable selon les exigences de l’entreprise.

Le module offre par ailleurs un circuit de validation des dépenses en temps réel, avec des tableaux de bord qui se mettent à jour d’eux-mêmes pour montrer la situation actuelle des dépenses. Et si l’entreprise possède une flotte de véhicules, Open Bee propose aussi des outils pour gérer ces actifs efficacement.

En résumé, la plateforme Open Bee transforme la gestion des notes de frais, la rendant plus performante et sécurisée, tout en préservant une rigueur et une conformité essentielles.

les 4 étapes pour dématérialiser les notes de frais
Une gestion centralisée : du justificatif de la note de frais vers l’archivage légal

Les nouvelles fonctionnalités du module notes de frais d’Open Bee

Bien que déjà performant depuis son lancement en 2023, le module Note de frais d’Open Bee a bénéficié de propositions d’amélioration de la part de ses clients et partenaires. En prenant en compte ces avis, nous avons apporté des optimisations significatives pour rendre le module encore plus puissant et personnalisable. Une des évolutions majeures concerne la technologie de capture automatique : nous avons intégré notre propre intelligence artificielle pour une reconnaissance des données encore plus précise.

Les améliorations majeures sont les suivantes :

Ces améliorations ouvrent davantage de possibilités et confirment l’engagement d’Open Bee à proposer une solution de gestion de notes de frais à la fois complète et à l’écoute des besoins de ses utilisateurs.

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Découvrez en détail les nouvelles fonctionnalités notes de frais

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Comment faire la gestion des dépenses avec la GED ?

Les notes de frais ne représentent qu’un aspect de la complexe gestion des dépenses au sein d’une entreprise.
L’intégration de ce module dans la GED simplifie la digitalisation du département Finance, grâce à plusieurs mécanismes :

Bien qu’il soit possible d’utiliser un outil pour chaque usage, il est recommandé d’abandonner les fichiers Excel au profit de solutions complètes de gestion pour l’ensemble de processus documentaire.

La GED offre une gestion exhaustive et centralisée des processus de documentation, de facturation et de l’administration du personnel, entre autres, qui agit comme le noyau de l’organisation des données.

La force de cette approche se trouve dans la centralisation des informations concernant les dépenses dans un espace unique et sécurisé, éliminant ainsi les risques liés à la gestion des documents physiques. Ce degré d’automatisation réduit les possibilités de fraude, tout en fournissant une traçabilité complète et infaillible des transactions financières.

En définitive, l’adoption de cette technologie est un pas en avant vers une gestion financière optimisée, marquée par l’efficacité, la conformité et la tranquillité d’esprit pour les entreprises de toutes tailles.


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