Logiciel de gestion d’entreprise : 5 services à interconnecter
La cohésion entre les différents services au sein d’une entreprise est vitale, non seulement pour faciliter le processus entre les équipes et pour offrir un gain de temps aux collaborateurs, mais également pour contribuer considérablement à l’augmentation du ROI.
Dans un environnement où les fonctions des ressources humaines, de la finance, du secrétariat, du commerce et du juridique sont distinctes et cruciales, il est impératif de disposer d’une plateforme unifiée pour les gérer efficacement.
Dans cet article, nous explorerons les fonctionnalités d’un système de Gestion Électronique de Documents (GED) pour la gestion d’entreprise complète, où les informations circulent sans entrave et en temps réel, favorisant ainsi la collaboration et l’efficacité au sein de l’entreprise.
Comment une GED peut connecter 5 services d’une entreprise ?
En pratique, une GED crée des ponts numériques entre les services, permettant une circulation fluide des données. Par exemple dans un service RH, les CVs récemment reçus peuvent être partagés instantanément avec les managers, dans un service financier, les factures peuvent transiter vers la comptabilité en temps réel, ou encore dans le service commercial les dossiers clients peuvent être traités par le commerce, et que chaque contrat peut être examiné sous l’œil vigilant du service juridique.
Découvrez en détail les fonctionnalités de chaque service
En ouvrant les silos d’informations et en encourageant une collaboration automatisée, le logiciel GED devient l’outil qui centralise les efforts individuels en une force collective cohérente et puissante.
Quels types de fonctionnalités métiers propose une GED ?
Pour répondre à la diversité des besoins de chaque département, une GED propose des fonctionnalités sur mesure.
Au sein des Ressources Humaines, par exemple, cela passe par un ensemble d’outils pour le recrutement, la gestion des contrats de travail, l’intégration des nouveaux collaborateurs, et plus encore. Chaque élément conçu pour simplifier les processus internes et améliorer l’expérience de l’employé.
Le secrétariat bénéficie grandement de la gestion optimisée des courriers entrants grâce à la GED, assurant une meilleure organisation et un suivi efficace de la communication externe. Pour le département commercial, la GED se transforme en un outil centralisant les dossiers clients, l’intranet force de vente, et la gestion des réclamations, permettant une réactivité et un service client amélioré.
Dans le domaine juridique, la GED sert de système d’archivage à vocation probatoire et de centralisation pour la gestion des contrats, fournissant une sécurité documentaire conforme aux normes en vigueur.
Pour le département finance, la GED facilite la gestion des factures fournisseurs et clients, ainsi que le traitement des notes de frais, favorisant ainsi l’exactitude et la rapidité des opérations comptables.
Toutes ces données sont mises à jour en temps réel, avec des widgets du tableau de bord qui rassemblent des informations cruciales pour une prise de décision éclairée. L’automatisation des tâches réduit les délais et les erreurs de traitement entre les services. De plus, la GED s’interface avec d’autres outils métier, comme les systèmes ERP, pour une centralisation des données métier dans un tableau de bord unique, offrant une vue d’ensemble et facilitant la gestion quotidienne de l’entreprise.
Vidéo démo : le traitement des factures avec la GED Open Bee
Dans cette vidéo, découvrez le processus de traitement des factures fournisseurs de bout en bout grâce à la solution GED Open Bee. Du moment où une facture arrive dans l’entreprise jusqu’à sa validation et son paiement, la GED assure un suivi précis, une gestion des délais et une comptabilisation efficace, réduisant ainsi les erreurs et les délais.
Pourquoi utiliser une GED en tant que logiciel de gestion d’entreprise ?
Les solutions Open Bee sont certifiées ISO 27001
La plateforme globale Open Bee va au-delà des attentes pour garantir la protection des informations critiques. L’engagement envers la rigueur sécuritaire a été officiellement reconnu par l’obtention de la certification ISO 27001, considérée comme le standard d’excellence en matière de gestion de la sécurité de l’information.
Cette certification ne se limite pas à être un simple sceau d’approbation ; elle illustre notre engagement continu dans la mise en œuvre de processus robustes, de procédures détaillées et de politiques strictes afin d’assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations que nous gérons.
La gestion efficace de tous types de documents
L’adoption d’une GED en tant que logiciel de gestion d’entreprise peut être considérée comme un choix stratégique pour toute organisation qui traite un volume important de documents chaque mois. Voici les éléments indispensables à prendre en compte :
Cycle de vie des documents : Configuration de règles de gestion personnalisées adaptées à des ensembles de documents spécifiques, définition des périodes de conservation et notification automatique des responsables en cas d’expiration des documents.
Classement automatique : La GED organise et classe de manière intelligente les documents, qu’ils proviennent de sources papier ou numériques.
Archivage des documents : Utilisation d’un coffre-fort électronique pour une conservation à long terme, avec garantie de l’intégrité des documents grâce à des mécanismes de contrôle rigoureux, d’horodatage et de cachet serveur alignés sur le règlement eIDAS.
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En conclusion, la Gestion Électronique des Documents (GED) se révèle être bien plus qu’un simple outil dans le paysage de la gestion d’entreprise moderne. Elle unifie les fonctions vitales de l’entreprise tout en offrant une cohérence et une efficacité accrues dans la communication interne. En investissant dans une solution de GED, les entreprises s’assurent non seulement une gestion documentaire rationalisée et sécurisée, mais aussi une fondation solide pour leur croissance future.