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Les 6 incontournables de la GED pour un DAF

Sommaire :
1. Automatiser les tâches comptables répétitives
2. Centraliser les reportings et tableaux de bord financiers
3. Optimiser la gestion de trésorerie
4. Sécuriser les données sensibles
5. Respecter les contraintes légales et réglementaires
6. Collaborer avec les commissaires aux comptes et auditeurs

Les must-have d’une plateforme GED pour un DAF

Le rôle du Directeur Administratif et Financier (DAF) au sein d’une entreprise va bien au-delà de la simple supervision des aspects comptables. En tant que gardien des finances, le DAF joue un rôle clé dans la stratégie globale et est un conseiller de confiance pour la direction générale. Il est appelé à superviser divers domaines tels que la comptabilité, la trésorerie, le contrôle de gestion et la conformité fiscale. Cependant, une gestion financière évoluée va au-delà de la simple observation des chiffres ; elle nécessite une analyse approfondie pour comprendre les tendances, identifier les risques et les opportunités, et formuler des recommandations stratégiques. La gestion financière ne se limite pas à garantir l’exactitude des chiffres ; elle englobe également fournir une image précise et en temps réel de la santé financière de l’entreprise.

C’est dans cette optique que la plateforme GED Open Bee se révèle être un atout majeur pour les DAF. Spécialisée dans le traitement de l’information, Open Bee répond à de nombreuses exigences cruciales pour les Directeurs Administratifs et Financiers. Avec le déploiement de sa nouvelle version, Open Bee V7, intégrant un dashboard stratégique spécialement adapté pour les DAF, la plateforme offre la possibilité de capitaliser et de centraliser l’information stratégique de manière efficace. Dans cette perspective, explorons les incontournables d’une plateforme de Gestion Électronique de Documents (GED) pour un DAF, en mettant en lumière les fonctionnalités clés qu’Open Bee propose pour optimiser les différentes facettes de la gestion financière.

Automatiser les tâches comptables répétitives

La gestion au quotidien des nombreuses écritures comptables représente souvent une charge administrative chronophage pour les équipes financières : saisies manuelles, multiples validations, risque d’erreurs, etc. Or le DAF et son équipe ont besoin de se laisser du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée et ainsi éviter le maximum de tâches répétitives. Son expertise mérite d’être mobilisée sur des missions plus stratégiques et décisionnelles.

La suite Open Bee permet d’automatiser une grande partie de ces circuits comptables : workflows de traitement des factures fournisseurs, rapprochements bancaires automatisés, lettrage intelligent des comptes, etc. Le DAF peut ainsi se libérer de nombreuses heures pour se concentrer sur le pilotage financier de l’entreprise. La fonctionnalité workflow permet donc une automatisation des circuits de validation des documents au sein de l’entreprise. Concrètement, le DAF peut :

• Concevoir rapidement des flux de validation comptables linéaires ou conditionnels vers les bons acteurs (comptables, contrôleurs de gestion, etc).
• Paramétrer précisément les tâches, délais et ordonnancements selon le type de document (factures fournisseurs, note de frais, etc).
• Déclencher ces circuits automatiquement depuis la GED sans intervention de l’administrateur.
• Superviser en temps réel l’avancement des validations par tous les acteurs impliqués.
• Grâce aux workflows, toutes les étapes de traitement, du contrôle à la comptabilisation, sont ainsi automatisées et tracées au sein d’un flux unique intégré à la GED.

Cela évite les aller-retours par emails ou papiers, accélère les traitements, et offre au DAF une vue d’ensemble pour superviser l’activité comptable de A à Z.

Piloter un vrai tableau de bord sur tous les ingrédients de la performance

La maîtrise et le suivi de la performance de l’entreprise sont essentiels pour le DAF, qui doit avoir une vision précise et en temps réel des différents piliers de la gestion. Pour ce faire, il est crucial de travailler avec une solution qui transcende l’univers comptable habituel des ERP et des logiciels comptables.

Contrairement à ces outils, qui se concentrent sur les agrégats financiers, un tableau de bord efficace est axé sur des indicateurs opérationnels qui sont les véritables moteurs de la performance financière. Or, il s’agit de mesurer l’impact des actions mises en place dans l’entreprise et de comprendre leur influence directe sur les résultats.

Un tableau de bord doit intégrer quatre axes principaux :

• Ressources humaines : le suivi de l’engagement et de la productivité des salariés est essentiel, car le capital humain est un vecteur de succès pour toute organisation.
• Organisationnel : l’efficience des processus, la capacité à innover et à s’adapter aux évolutions du marché conditionnent la réactivité de l’entreprise.
• Client ou commercial : la satisfaction client et l’efficacité des stratégies commerciales sont au cœur de la croissance de l’entreprise.
• Gestion/finance : la rentabilité, la trésorerie et les indicateurs financiers clés sont des mesures traditionnelles de la performance économique.

La mise en œuvre d’un tel tableau de bord dans une plateforme GED offre de multiples avantages. En effet, la GED est à la fois le réceptacle et l’émetteur d’informations opérationnelles essentielles. Elle permet d’agréger les données et de générer des indicateurs de gestion en lien avec :

• La mesure du résultat de l’entreprise : en capturant des informations telles que les gains de productivité ou les économies réalisées.
• La trésorerie : en offrant la possibilité de mesurer des indicateurs comme l’évolution du DSO (Days Sales Outstanding) ou le taux de recouvrement des factures clients.
• La qualité de l’organisation : en assurant le contrôle systématique des documents et en mesurant l’efficacité des workflows implémentés.
• La relation client : en intégrant des outils comme les formulaires de satisfaction client pour évaluer directement le ressenti des consommateurs.
• Les ressources humaines : en exploitant les outils de formulaires liés aux processus RH, tels que les enquêtes de satisfaction interne ou les évaluations de performance.

Une plateforme GED intelligemment configurée devient ainsi un outil de pilotage stratégique, permettant au DAF de transformer de simples documents en une mine d’informations opérationnelles exploitables pour le pilotage global de l’entreprise. Elle contribue non seulement à une meilleure compréhension des leviers de la performance, mais facilite également la prise de décision en s’appuyant sur des données fiables et actualisées.

Optimiser la gestion de trésorerie

Pour un Directeur Administratif et Financier, la capacité à suivre avec précision les flux de trésorerie est primordiale pour assurer la liquidité et la santé financière de l’entreprise. Les systèmes ERP traditionnels offrent des possibilités de suivi comptable, mais ils se trouvent souvent limités quand il s’agit d’offrir une vision consolidée et en temps réel de la trésorerie. Une plateforme GED performante, cependant, introduit une amélioration significative en matière de suivi et de pilotage de la trésorerie, grâce à la gestion et l’analyse des documents qui alimentent les cycles financiers.

La chaîne documentaire d’une plateforme GED, en intégrant les documents de la commande à la facturation, élargit sensiblement la fenêtre de visibilité sur les flux de trésorerie. En utilisant un ERP, un DAF pourrait certes projeter les encaissements et décaissements futurs à partir des factures comptabilisées, ce qui reste un exercice relativement statique et réactif. En comparaison, une solution comme Open Bee pousse l’analyse plus loin.

La plateforme GED Open Bee recueille et organise non seulement les factures, mais aussi les bons de commande, les engagements de dépense, et même les prévisions de commandes et d’achats. Cette intelligence documentaire permet une anticipation des flux de trésorerie bien en amont de la comptabilisation des factures dans l’ERP. Il en résulte une projection des flux financiers plus étendue et, par conséquent, une gestion de la trésorerie plus proactive.

La capacité d’anticipation est grandement améliorée : avec une plateforme GED comme Open Bee, les DAF peuvent potentiellement doubler l’horizon de leur prévision explicite de trésorerie. Cela signifie que là où un ERP classique offre une visibilité d’environ deux mois sur le cycle d’exploitation, Open Bee peut étendre ce pilotage jusqu’à quatre mois, voire six mois pour certains secteurs d’activité, particulièrement dans l’industrie.

Cette extension du champ de vision en matière de trésorerie permet non seulement un meilleur contrôle des entrées et sorties de fonds, mais également une planification financière plus stratégique et plus affinée. Les DAF peuvent ainsi prendre des décisions plus éclairées concernant les investissements, le financement et les opportunités de croissance, en se basant sur des données prévisionnelles solides et anticipatives, offrant une gestion de trésorerie optimisée pour le succès à long terme de l’entreprise.

Sécuriser les données sensibles

Au sein de la direction financière, de nombreux documents stratégiques circulent et doivent être protégés : business plans, comptes annuels, payrolls, etc. Or le stockage en local ou le partage par mail ne permettent pas toujours d’assurer une confidentialité optimale.

Avec sa gestion avancée des droits d’accès, une solution de GED offre au DAF un coffre-fort numérique pour verrouiller l’accès aux documents sensibles. Seules les personnes autorisées peuvent consulter les informations en fonction de leur profil.

De plus, la traçabilité des actions sur chaque document permet de détecter toute tentative d’accès indésirable. Le DAF conserve ainsi la maîtrise totale sur la diffusion des données sensibles de l’entreprise.

Les avantages du workflow en entreprise

Respecter les contraintes légales et réglementaires

La gestion des obligations légales et réglementaires représente aussi un enjeu pour le Directeur Administratif et Financier. Entre conservation des pièces sur de longues durées et mises à jour fréquentes de la législation, le risque de non-conformité est élevé.

Avec son système d’archivage électronique sécurisé et sa traçabilité renforcée, une solution de GED offre au DAF un environnement parfaitement conforme aux exigences :

• Archivage pérenne des documents comptables, fiscaux et sociaux sur toute leur durée réglementaire.
• Signature électronique conforme eIDAS pour valider les documents sensibles.
• Paramétrage des règles de gestion en fonction de chaque typologie de documents.
• Traçabilité totale des actions effectuées sur les documents.

Le DAF s’assure ainsi du respect des réglementations en vigueur et se prémunit contre tout risque juridique.

Collaborer avec les commissaires aux comptes et auditeurs

Dans le cadre de leurs missions de contrôle et d’audit, les commissaires aux comptes et auditeurs externes ont besoin d’accéder à de nombreuses informations sensibles détenues par la direction financière.

Grâce à sa gestion précise des habilitations, une solution de GED permet au DAF de provisionner facilement un accès temporaire aux documents nécessaires à leur mission de vérification : comptes annuels, grands livres, pièces justificatives, etc.

De plus, la traçabilité des consultations garantit que seules les personnes autorisées accèdent aux informations seulement sur une période prédéfinie.

Le DAF garantit ainsi la transparence nécessaire aux audits tout en conservant un contrôle total sur l’accès aux données de l’entreprise. Les échanges sont facilités et sécurisés.

En conclusion, l’intégration d’une solution GED devient un atout stratégique incontournable pour les Directeurs Administratifs et Financiers. Grâce à l’automatisation des processus transverses, la centralisation des données et des tableaux de bord, ainsi que le renforcement de la conformité et de la sécurité, la GED libère le DAF des tâches répétitives à faible valeur ajoutée.

Il peut ainsi se concentrer pleinement sur son rôle de pilotage financier et décisionnel au sein de la direction générale de l’entreprise. La fluidité des workflows financiers, la maîtrise en temps réel des dépenses, ou encore l’optimisation de la trésorerie lui offrent de nouveaux leviers pour créer de la valeur.

En définitive, la GED devient le système nerveux digital de la performance financière de l’organisation. Et le DAF, grâce aux 6 points clés présentés dans cet article, se transforme en véritable ‘business partner’ pour conduire la stratégie de l’entreprise.

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