Comment les formulaires électroniques simplifient-ils le travail du service RH ?
Les formulaires électroniques jouent un rôle essentiel dans la simplification des tâches du service des ressources humaines. Grâce à leur utilisation, le service RH est en mesure de relever le défi majeur qui consiste à attirer et à fidéliser les talents au sein de l’entreprise. En rationalisant le processus de recrutement, les formulaires électroniques permettent aux professionnels des ressources humaines de gérer de manière efficace l’intégralité du processus, depuis l’entretien des candidats jusqu’à l’évaluation des performances des collaborateurs.
La transition incontournable vers une gestion numérique
En raison de l’augmentation du télétravail et de l’émergence des travailleurs à distance, la gestion papier en entreprise, en particulier dans le domaine des ressources humaines, est devenue une préoccupation majeure. Les RH doivent se concentrer sur l’amélioration des interactions entre les collaborateurs et les responsables afin d’augmenter la rétention des employés et de maintenir la productivité. Cela signifie mieux gérer les demandes du personnel tout en réduisant les retards et les risques associés aux processus manuels.
Les solutions numériques se révèlent particulièrement adaptées pour résoudre ces problématiques. Elles permettent de réduire les coûts associés à l’utilisation de papier, à l’impression et à l’archivage, tout en centralisant les informations, améliorant l’accessibilité des employés et garantissant la traçabilité des actions.
Dans cette vidéo, nous abordons l’importance cruciale de la gestion administrative du personnel au format numérique au sein des entreprises. Nous expliquons comment cette fonction peut être optimisée en réduisant les tâches répétitives et en introduisant la numérisation des documents.
Quel type de formulaire pour le service RH ?
Formulaires RH pour le recrutement
L’un des avantages majeurs des formulaires électroniques réside dans leur capacité à simplifier et à automatiser les tâches administratives liées au recrutement. Les professionnels des ressources humaines peuvent désormais collecter, stocker et gérer toutes les informations essentielles des candidats de manière électronique, ce qui réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires pour traiter les candidatures. En utilisant des formulaires électroniques, le service RH peut également effectuer une analyse approfondie des compétences et des qualifications des candidats, afin de garantir que seuls les profils les plus adaptés soient sélectionnés pour les postes vacants.
Formulaires RH pour le suivi des performances
De plus, les formulaires électroniques facilitent le suivi des performances des collaborateurs une fois qu’ils ont été embauchés. Grâce à ces formulaires, les responsables des ressources humaines peuvent évaluer objectivement les performances des employés, identifier les domaines d’amélioration et fournir les formations nécessaires. Cela permet d’assurer la satisfaction des employés sur leur lieu de travail et de favoriser leur développement professionnel au sein de l’entreprise.
En outre, durant la gestion de ressources humaines, les formulaires peuvent être utilisés pour la demande de congés, demande de formation, de télétravail, etc. Ces formulaires constituent un outil pratique et efficace pour collecter toutes les informations nécessaires à la validation et au suivi de ces demandes.
Pourquoi utiliser des formulaires électroniques intégrés à la GED ?
Pour optimiser l’utilisation des formulaires électroniques, une intégration cohérente dans l’ensemble du processus commercial s’avère essentielle. Open Bee propose la solution GED RH avec de nombreuses fonctionnalités puissantes ainsi qu’une architecture de formulaire sans code, permettant une transition tranquille vers le numérique. L’interface intuitive de la plateforme permet aux utilisateurs de tirer pleinement parti de ses fonctionnalités sans avoir besoin des connaissances techniques.
En quelques étapes seulement, les formulaires peuvent être enrichis en combinant différentes fonctionnalités :
- Concevoir des formulaires RH avec une architecture sans code et un mode glisser-déposer,
- Ajouter des formulaires aux flux de travail pour qu’ils soient instantanément partagés avec les collaborateurs qui les reçoivent immédiatement,
- Les utilisateurs peuvent remplir les formulaires directement depuis l’application mobile Open Bee,
- Les employés peuvent également signer électroniquement le formulaire en quelques minutes,
- Une fois remplis, les professionnels des ressources humaines en sont immédiatement informés,
- Pour protéger les données sensibles, tous les formulaires RH peuvent être stockés dans un espace sécurisé de la GED.
- La dématérialisation des notes de frais : les employés peuvent facilement soumettre leurs demandes de remboursement de frais professionnels via la plateforme Globale, en fournissant une communication instantanée entre le service des ressources humaines et le département comptable dès la réception d’une nouvelle demande.
Pour en savoir plus :
Comment l’IA peut apporter de l’intelligence à la GED ?
Une solution cloud complète qui apporte de multiples avantages
Le principal avantage d’une solution 100 % cloud réside dans l’accès permanent offert à tous les collaborateurs à la dernière version de tous les formulaires, qu’ils se trouvent en télétravail, sur le terrain ou au bureau. En plus, ils peuvent les remplir depuis leur smartphone, leur tablette ou tout autre appareil mobile. Cette démarche permet de réduire considérablement les délais, puisqu’il n’est plus nécessaire de traiter de nombreux formulaires papier en attente d’envoi ou d’analyse. De plus, le département RH peut vérifier l’avancement de la complétion des formulaires et les intégrer à leurs autres applications métier RH, facilitant ainsi la collecte de données.
En conclusion, les formulaires électroniques jouent un rôle primordial dans la simplification du travail du service des ressources humaines. Grâce à leur utilisation, les départements RH peuvent relever le défi de l’attraction et de la fidélisation des talents au sein de l’entreprise. L’adoption de formulaires électroniques en combinaison avec une gestion électronique des documents (GED) offre une approche gagnante. En outre, la centralisation des formulaires dans une GED assure une meilleure sécurité des données sensibles.
En somme, les formulaires électroniques et la GED permettent aux services des ressources humaines d’adopter une approche moderne, rapide et efficace dans la gestion des processus RH, tout en contribuant à la satisfaction des employés et au développement harmonieux de l’entreprise.
À découvrir également
7 façons dont la GED révolutionne la gestion des Ressources Humaines