Facture dématérialisée obligatoire : ce qu’en disent nos experts
Le calendrier légal en faveur de la généralisation de la facture électronique pour toutes les entreprises se précise. En effet, l’ordonnance N°2021-1190 du 15 septembre 2021 vient concrétiser un nouveau pas pour soutenir les entreprises dans leur transformation digitale.
Une obligation qui va entrer en vigueur progressivement
pour toutes structures professionnelles
Notre calendrier de la réforme complet pour ne rien manquer
Décryptage de nos experts en dématérialisation
Nous vous proposons de décrypter ces nouvelles évolutions réglementaires et ce que cela va engendrer au travers d’infographies appuyées par le discours d’experts en dématérialisation.
Les sujets abordés :
1. Définition de l’original d’une facture par Lucien Gimenez (expert en dématérialisation et fiscalité numérique)
2. La facture dématérialisée ses avantages techniques par Isabelle Renard (avocat au Barreau de Paris spécialiste en droit de la transformation digitale)
3. La plateforme digitale pour dématérialiser les factures devient incontournable par Olivier Capron (Directeur Administratif et Financier)
Qu’est-ce que l’original d’une facture ?
L’original d’une facture se définit par la facture et son format au niveau de l’émission et de la transmission.
Prenons le cas de la Factur-X, elle ressemble un peu à un « couteau suisse » de la facturation électronique. Le propre de ce format, qui est un standard, c’est de permettre la création, l’émission et la transmission d’une facture mixte, hybride au sens multiformat.
Cette facture hybride se présente sous la forme d’un PDF accompagné d’autres fichiers permettant de représenter les données ou une partie de ses données que l’on retrouve sur la facture PDF dans un fichier message structuré, par exemple compatible à la norme EN16931 des FE (acceptation de la norme UBL et CII XML structurés) .
En clair, le PDF avec les fichiers associés constituent un ensemble nécessaire de l’émission à la transmission de la Factur-X qui forme un tout inséparable.
La facture dématérialisée présente techniquement plusieurs avantages
L’objectif de cette facture ‘mixte’, comme la Factur-X, est de permettre aux émetteurs de factures de créer des factures contenant des informations sous forme structurée et de laisser les destinataires libres d’utiliser ou non les données et/ ou la présentation lisible, en fonction de leurs besoins et de leur maturité en matière d’automatisation de leurs traitements comptables.
Ensuite ce format de transmission repose sur un ensemble cohérent de normes européennes et internationales. Ces normes permettent d’assurer des échanges simples entre les systèmes informatiques et une très bonne pérennité des factures, notamment pour la conservation de celles-ci dans les délais réglementaires.
Cette facture hybride, au sens multiformat, est donc un des chaînons du passage de la facture papier, qu’il fallait traiter à la main, vers la facture 100% électronique qui est traitée et échangée entièrement en automatique.
Enfin, la Factur-X sera très vraisemblablement l’un des formats utilisables dans le cadre de la dématérialisation obligatoire des échanges de factures entre professionnels, tel que prévue à l’article 195 de la Loi de finances 2021. Mettre en œuvre ce format est l’un des moyens d’anticiper les obligations de 2024.
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Anticiper la dématérialisation des factures
Il est en effet important d’anticiper et de préparer au mieux l’avènement de cette obligation afin de transformer ce qui représente une contrainte légale en une vraie opportunité de gain de productivité pour les services financiers des entreprises.
Les avantages d’une plateforme digitale
La digitalisation de factures fournisseurs est une véritable aubaine car elle va automatiser l’ensemble des opérations de contrôle et de comptabilisation offrant ainsi un gain de temps aux acteurs comptables (qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise) qui peut être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La traçabilité des différentes étapes du bon d’achat au paiement final d’une facture améliore le contrôle interne des charges à payer grâce à l’activation de workflow de validation.
L’identification des différents documents en amont de la facture (devis, bons d’achat, et bons de réception) vont fournir des informations permettant d’anticiper les décaissements à venir sans attendre la réception de la facture du fournisseur, et ainsi faciliter la gestion prévisionnelle de trésorerie.
Enfin, le cercle vertueux de la digitalisation de cette facture va professionnaliser la documentation du BFR (Besoin en fonds de roulement) auprès du banquier historique de l’entreprise, ce qui favorisera les chances d’obtenir son financement.
Définition de facture électronique : Une facture électronique est émise, transmise puis reçue dans un format numérique et structuré. Son traitement peut ainsi être automatisé pour les différents services d’une entreprise.
Comment se préparer à la facture dématérialisée ?
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’avis de nos experts et la facture électronique :