Signature électronique : quels avantages pour les entreprises ?
Dans le cadre de la transformation digitale de leurs activités, les entreprises adoptent de nouvelles façons de travailler, plus efficaces et plus agiles. Dans ce contexte, la digitalisation des transactions accroît la demande de solutions de signature électronique. Beaucoup utilisé, il convient de redéfinir le terme et les usages de la signature électronique.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique n’est pas qu’une simple mention sur un document. C’est une solution encadrée par le règlement européen eIDAS permettant de sécuriser l’acte d’engagement en garantissant l’intégrité d’un document et en prouvant l’identité du signataire. La signature électronique apporte donc une valeur juridique aux transactions tout en simplifiant l’expérience client à partir du digitale.
2 points essentiels à garantir pour signer en ligne
L’intégrité du document : peut être garantie grâce au procédé d’horodatage qualifié et à un archivage qui assure une conservation à valeur probante des documents signés.
L’identité du signataire : plusieurs procédés de signature existent pour satisfaire les besoins d’identification plus ou moins élevés propres au type de document signé. Cette décision incombe à l’émetteur qui doit étudier le contexte de la signature et anticiper les risques juridiques, financiers associés aux documents selon leurs usages.
De nombreux avantages pour les entreprises
Pour les professionnels, cette technologie sécurisée se développe à mesure que la dématérialisation des documents et le télétravail progressent dans les entreprises.
Une sécurité renforcée
Une signature électronique offre plus de sécurité qu’une signature manuscrite. Les composantes d’une signature électronique comprennent une empreinte numérique du document original. Elles restent intégrées en permanence dans le document et toute modification peut être facilement détectée. Chaque signature est en effet protégée par un cachet d’inviolabilité, matérialisé par un horodatage qualifié scellant le document et appliquant une date universelle. Les documents signés présentent également un historique des modifications apportées depuis la première signature.
Une réduction drastique des coûts
La signature électronique offre un avantage économique si l’on considère le coût de l’impression, l’archivage physique et ou encore des envois postaux. Partie intégrante de la dématérialisation des procédures, elle offre aussi une meilleure traçabilité des documents et limite les erreurs humaines au profit d’une plus grande maîtrise des risques financiers associés.
Un suivi en temps réel et une nette amélioration des délais
L’émetteur du document gagne ainsi un temps précieux par rapport à une signature manuscrite. En effet par la voie non numérisée, le délai entre l’envoi d’un document et son retour peut se compter en plusieurs jours voir semaines.
Une amélioration de l’efficacité commerciale et de la relation client
Aujourd’hui, il est devenu indispensable que les organisations proposent leurs services digitalisés. La dématérialisation de l’étape de contractualisation, à savoir la signature, est donc essentielle. Avec une solution de signature électronique, la formalisation de l’accord est instantanée. Les clients peuvent signer leurs contrats en ligne quel que soit l’endroit où ils se trouvent, une simple connexion Internet suffit. Grâce à cette expérience client réussie, la signature électronique contribue activement à améliorer l’efficacité commerciale et la qualité de service perçue.
Un procédé simple et des usages multiples
En fonction de leurs usages et des processus métiers il convient aux professionnels de choisir différents types de signatures pour répondre aux enjeux financiers, matériels et/ ou juridiques qu’ils jugeront nécessaire en fonction leur importance, voici quelques exemples :
Signer les conditions générales de ventes à distance – CGV
Lors de mises à jour de conditions, vous souhaitez vous assurez que la dernière version du document envoyé aux clients est bien signée pour valider votre accord. Une signature simple (de niveau 1) peut convenir avec une authentification à double facteur : l’émail et le numéro de téléphone du signataire. Il convient pour les transactions jugées à faibles risques juridiques ou financiers.
La dématérialisation du contrat de travail :
Lorsqu’un contrat de travail est envoyé à un futur salarié, ce dernier est invité par émail à le signer. Il peut recevoir par SMS un code grâce auquel il lui sera demandé de s’authentifier pour signer le contrat. Pour plus de sécurité, la signature avancée (de niveau 2) permet d’ajouter une vérification sur l’identité du candidat par transmission de son passeport ou de sa carte d’identité, contrôlé par le prestataire de service de confiance. Pour ce type de transaction, un certificat d’identité numérique est généré, réutilisable pour une durée de 5 ans.
Les actes notoriales, actes d’avocats, authentiques :
Certains documents juridiques doivent apporter plus de garanties, valables également dans le temps. Le niveau 3 de la signature ‘dite’ qualifiée, reprend les niveaux d’authentifications de la signature avancée mais rajoute également, une clé cryptographique nécessaire à la signature et une présence physique du signataire requise à la remise du document.
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Bien choisir sa GED pour une bonne intégration
Cette fonction complémentaire à votre plateforme de gestion électronique de documents est de plus en plus incontournable pour les entreprises. En effet choisir d’associer la fonctionnalité de signature électronique à une solution de GED devient primordial pour toutes les entreprises qui cherchent à gagner en efficience et en rapidité. Il est donc important de bien choisir une solution complète de signature intégrée directement à une plateforme de gestion électronique documentaire.
Par ailleurs, couplée à l’usage du coffre-fort numérique certifié disponible chez Open Bee, cela permet d’assurer des garanties optimales quant à la conservation de tous les éléments de preuves associés à un document.
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