Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Les avantages de la signature électronique
Par définition la signature électronique ne requiert ni d’être imprimée ou envoyée par voie postale pour être réalisée. Elle ne demande que quelques clics et minutes d’attention à l’émetteur ou au destinataire du document à signer.
Ledit moment de la signature, traditionnellement au format papier, demandait soit d’attendre de recevoir le courrier avant de l’affranchir à nouveau, soit imprimer la pièce jointe électronique de l’e-mail, la signer pour la scanner et la renvoyer.
Dans les deux cas, la différence est flagrante car la signature manuelle avec envoi postal prend en moyenne 8 jours contre 3 heures pour la version électronique.
En effet, lorsque la demande de signature se fait par voie électronique, elle est instantanée. Comme le signataire n’a qu’à cliquer et confirmer son identité selon le niveau de qualification de la signature, ce processus peut être réalisé en l’espace d’un instant. C’est pour cela que selon Docusign, 80% des documents sont signés dans la journée et 64% en moins d’une heure. Un temps libéré précieux pour le dédier à des tâches à plus forte valeur ajoutée
La signature électronique contribue à l’efficacité de collaborateurs
La signature électronique change les règles du jeu que ce soit pour le travail en interne ou en externe. En interne les collaborateurs profitent d’une meilleure accessibilité aux documents et aux informations qui les concernent. Que ce soit en télétravail, sur site au bureau ou en déplacement, ils peuvent accéder au document signé ou à signer, ainsi que le statut de celui-ci.
En termes de praticité, eux-mêmes peuvent signer de n’importe où, n’importe quand et avec n’importe quel appareil (smartphone, tablette, PC/ordinateur). Cela booste considérablement l’efficacité des collaborateurs puisque les échanges en internes sont fluidifiés, l’information communique même à distance permettant ainsi de collaborer ensemble sur les documents à signer en toutes circonstances. Cela leur offre ainsi une meilleure expérience collaborateur de manière générale. Concrètement, selon l’étude TEI Forrester, la signature électronique permet une augmentation de productivité de 2,2 heures par contrat.
Un véritable gain de temps
Un des avantages de la signature électronique est sans conteste le gain de temps. Découvrez ci-dessous en vidéo comment accélérer la procédure de demande de signature, associée aux modules workflow et coffre-fort électronique. La demande est ainsi suivie en temps réel.
La signature électronique permet de réduire les dépenses
Comme mentionné, la signature électronique élimine définitivement les frais liés à l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement des documents à signer/ déjà signés. En ce qui concerne la transmission donc, on ne parle plus uniquement d’une réduction des coûts mais plutôt d’une suppression de cette catégorie de dépenses incluant l’encre, le papier, le timbre, l’enveloppe… et surtout le temps dédié à la réalisation de ces tâches. D’après cette même étude TEI Forrester, chaque document auquel on soustrait les coûts d’impression et de suivi permet à l’organisation d’économiser en moyenne 9,47€, ce qui constitue un véritable avantage financier.
Une fois le document signé et réceptionné, il faut l’archiver. Ici l’archivage électronique permet également de réaliser des économies substantielles. En effet les documents papier requièrent une place importante dédiée à leur archivage. Que ce soit en termes de locaux, d’ameublement de rangements et toutes les fournitures associées, l’archivage électronique à côté n’implique aucune de ces dépenses. Néanmoins, les coûts liés à l’archivage ne seront pas définitivement supprimés car une solution d’archivage électronique demande aussi un investissement, en notant qu’il sera toujours moindre comparé à la gestion papier.
La standardisation des processus permet une meilleure gestion des signatures
La signature électronique à elle seule ne suffira pas à optimiser la productivité et l’efficience du processus. En réalité, l’outil doit s’inscrire dans une vraie démarche de dématérialisation du processus, n’incluant donc pas uniquement l’étape même de la signature. Cela commence à la création du document jusqu’à l’archivage ou la destruction de celui-ci. C’est l’avantage principal et essentiel de la dématérialisation : le processus manuel est décortiqué afin de l’automatiser ou en tous cas de le rendre électronique. Le processus est ainsi optimisé car rationalisé. De plus, un processus métier dématérialisé permet aux acteurs concernés d’établir un suivi plus rigoureux de sa réalisation.
Enfin, exclure totalement le papier du processus de signature d’un document implique donc que le document reste électronique du début à la fin du processus. La (re)numérisation du document imprimé une fois signé n’a plus lieu d’être, et cela constitue un changement important en ce qui concerne son traitement. De ce fait le texte du document reste lisible par la machine pour que le contenu du document puisse être reconnu et identifié. Cela facilite grandement l’accessibilité de celui-ci qui peut être retrouvé à tout moment grâce à une recherche textuelle.
La signature électronique : d’un point de vue juridique
Grâce à loi n°2000-230 de mars 2000, la signature numérique à la même valeur légale que la version manuscrite en France. Plus récemment, le décret n° 2017-1416 de septembre 2017 précise que tous les formats de signature électronique ne disposent pas de cette valeur juridique.
Par exemple, la signature manuscrite numérisée apposée sur un PDF n’a pas de valeur légale. Une signature électronique est valide si elle demande l’intervention d’un tiers de confiance, c’est-à-dire un prestataire permettant de signer électroniquement en répondant à différentes normes.
Au-delà de la législation nationale, l’Union Européenne (UE) a mis en place depuis juillet 2016 l’eIDAS (Electronic Identification and Trust Services), qui a pour but de réglementer le recours à la signature électronique sur le territoire pour l’identification et les services de confiance. Sous l’autorité de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), la France a également décidé de l’inclure dans le code civil avec les articles 1366 et 1367 qui demandent un niveau de signature minimal pour que celle-ci soit recevable. Enfin depuis mai 2018 en Europe également, la signature électronique doit et permet aussi de répondre aux exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) via la mise en place une administration des consentements.
Ces différentes législations prouvent que la justice a une réelle volonté de sécuriser ces nouvelles technologies afin que leurs usagers puissent jouir pleinement de leurs bénéfices.
Comment la signature électronique devient sécurisée ?
Il existe trois différents types de signature électronique avec différents niveaux de sécurité. La signature électronique de base est la plus simple, elle n’a pas de critère obligatoire et ne nécessite que l’utilisation d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe, aussi appelé « signature simple ». La deuxième est la signature électronique avancée qui est déjà plus fiable et requiert une authentification forte, comme l’utilisation d’un certificat numérique, elle doit respecter les normes du règlement eIDAS et avoir également un système de vérification de l’identité du signataire. Enfin, la signature électronique qualifiée est le type le plus sûr car en plus de la vérification de l’identité du signataire, elle utilise aussi une clé cryptographique.
Chacun de ces processus a des éléments indispensables à retenir : la signature digitale authentifie l’identité des signataires grâce à différents outils selon le niveau de signature utilisé : par SMS, email, ou avec une pièce d’identité valable type carte d’identité ou passeport, permettant ainsi de garantir qu’il n’y a pas usurpation d’identité.
Elle permet également de garantir la date de signature et les informations du document grâce au mécanisme de l’horodatage. Au moment de la signature, la date et l’heure exactes de l’acte vont être associées au document, prouvant ainsi que les données contenues ont existé à ce moment et qu’elles n’ont pas subi de modifications à posteriori.
Le cryptage des données contenues dans les documents signés permet de garantir l’authenticité et l’intégrité de ceux-ci, assurant une traçabilité du processus qui pourra s’avérer très utile lors d’un contrôle ou d’un audit.
Il est également important de notifier que grâce à la dématérialisation du processus de signature, le document est sécurisé car il est moins exposé aux risques d’erreurs humaines et autres aléas météorologiques, qui pourraient le perdre, ou encore le détruire. C’est aussi un levier non négligeable dans la lutte anti-fraude, dont les factures électroniques sont aussi de plus en plus sujettes à la signature digitale.
Signature électronique : Recevez les éléments clés à retenir sur cette solution
Image de l’entreprise et sa réputation
La transformation digitale des structures, que ce soit une entreprise ou une autre organisation à but non-lucratif, est une preuve de volonté d’innover et de continuellement s’améliorer pour offrir le meilleur service au client. Grâce à l’électronique, les démarches de signature sont facilitées, les tâches administratives sont traitées beaucoup plus rapidement, en somme une meilleure agilité interne pour une expérience client simplifiée et améliorée.
Pour les acteurs externes, une meilleure maîtrise de ses processus, une réactivité accrue et une appétence pour l’amélioration continue sont des signes d’une entreprise pérenne, à laquelle on accordera donc davantage de confiance et dont on sera plus satisfait. L’image renvoyée par ces structures est d’autant plus positive car le service délivré est de meilleure qualité.
La signature électronique protège l’environnement
La signature électronique en faveur de l’environnement
On peut le lire partout, la réduction de l’usage du papier réduit l’émission de gaz à effet de serre, donc la signature électronique œuvre de ce fait en faveur de l’environnement. Cette déduction est simpliste et peut induire en erreur. En effet il est important de noter que les outils numériques et les nouvelles technologies en général sont également énergivores et sont de ce fait un autre facteur de pollution. Dire que la signature électronique ne pollue pas est une utopie. Néanmoins selon plusieurs études menées dans le but de comparer les émissions des deux types de signature (manuscrite et électronique), la mise en place d’une solution de signature électronique permet de limiter la consommation de ressources comme l’eau ou le bois (environ 3500 L et 140 Kg respectivement pour une entreprise de 500 collaborateurs sur un an) et une réduction globale des déchets dont plus de 70% sont composés de papier.
Par ailleurs l’impact environnemental d’un outil peut se mesurer à chaque étape de sa chaîne de valeur, ainsi par exemple certains sont hébergés sur des datacenters qui ont une démarche écologique, ou le prestataire de signature électronique lui-même peut entreprendre des actions en faveur de l’environnement. En somme, la signature électronique n’est pas écologique en soi, cela dépend du processus qu’elle vient remplacer et surtout du choix de prestataire de signature électronique.
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