Comment passer à la facture électronique ?

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FAQ » La facture électronique : définition » Comment passer à la facture électronique ?

Sommaire :
1. Savoir émettre une facture au format numérique
2. Recevoir les factures au format digital
3. Choisir un logiciel de facturation

Dans le cadre de la réforme de la facture électronique, la France généralise la facture électronique pour les échanges entre les entreprises. Cette mesure vise à :

Les entreprises seront ainsi obligées d’émettre et de recevoir des factures au format électronique pour se conformer aux réglementations selon un calendrier progressif jusqu’à janvier 2026.

Pour en savoir plus :
Quelles sont les opérations concernées par la facturation électronique (l’e-invoicing) ?

Savoir émettre une facture au format numérique

Émettre une facture électronique : comment se conformer à la réglementation ?

Pour émettre une facture électronique, l’entreprise doit, à partir de son logiciel comptable ou un ERP – et pour lesquels il est possible – de :
Créer une facture électronique avec les mentions obligatoires, en respectant la norme sémantique européenne EN 16931.
– Se coupler avec une solution de gestion documentaire pour la facturation client. Ce type de logiciel permet aux entreprises de :

Définir un cycle de vie de la facture, en suivant les statuts : dépôt, rejet, paiement ou encaissement.
Transmettre la synthèse à la plateforme de dématérialisation partenaire ou le portail public de facturation.
Suivre la traçabilité des transactions pour se conformer à la Piste d’Audit Fiable (PAF).
Archiver les factures au sein d’un coffre-fort numérique pour respecter la durée légale de conservation de documents.
Diffuser et relancer les clients qui n’ont pas retourné leurs factures, grâce aux circuits de validations.

Le logiciel peut être installé sur l’ordinateur de l’entreprise ou accessible en cloud. Pour rappel, l’obligation d’émettre la facture au format électronique doit suivre le calendrier préétabli selon la taille de l’entreprise :
· Le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
· Le 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
· Le 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les microentreprises.

Les règles d’envoi des factures

Les factures ne pourront plus être adressées directement à vos clients professionnels. Elles devront obligatoirement être adressées par l’intermédiaire d’une PDP – Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou du PPF – Portail Public de Facturation qui se chargera de l’envoi effectif des factures électroniques à la plateforme de votre client professionnel.

Les entreprises devront choisir une plateforme et déclarer ce choix auprès de l’administration fiscale. Attention de ne pas se retrouver dépourvu avec le « rush des éditeurs » à l’approche de l’entrée en vigueur de la législation ! Ces solutions logicielles demandent un certain temps pour la mise en place.

La transmission de données et e-reporting

Les entreprises devront transmettre les données de transaction et les données de paiement à la plateforme, au titre d’une période donnée. Cette période est spécifique à chaque régime d’imposition de TVA. Des détails sur la question des régimes sont actuellement disponibles dans les spécifications techniques accessibles via le site internet de la DGFIP.

La transmission des données (B2C) et à l’international

Dans le cas des relations avec des clients particuliers (B2C) et à l’international, les entreprises pourront continuer à envoyer les factures par les moyens habituels.​ Cependant, ces transactions devront être déclarées sur les plateformes de facturation électronique.
Les entreprises n’ayant pas l’obligation d’émettre de factures électroniques, seront tout de même dans l’obligation de transmettre certaines informations à l’administration :

– Transmission des données de ventes hors de la France,
– Transmission des transactions avec les particuliers ou à l’international,
– Transmission des informations liées aux paiements.

Quels sont les délais de transmissions des données ?


La fréquence d’envoi des données dépendra du régime fiscal : ​
– Pour les entreprises soumises à une TVA mensuelle, l’envoi se fera tous les 10 jours
– Les autres entreprises devront transmettre leur rapport une fois par mois​

Notez que les délais s’entendent à réception des données par le portail public de facturation :

Les PDP pourraient donc être amenées à réduire ce délai en fonction de leurs offres de services ; Elles auront en effet à leur charge, au même titre que le PPF, d’agréger l’ensemble des transmissions reçues au titre de la période.

Attention, plus globalement, la réforme de la facture électronique va également dans le sens des obligations en matière de pleine fiabilité et d’intégrité des processus de facturation. Les entreprises devront continuer de s’assurer que toutes les règles liées à la facturation sont bien respectées. Autrement dit, et ce depuis le 1er janvier 2013, l’obligation pour les entreprises de mettre en œuvre une Piste d’Audit Fiable (PAF) garantissant leur acte de commerce, perdurera après l’avènement de la facturation électronique généralisée.

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Recevoir les factures au format digital

Comment recevoir et intégrer une facture au format électronique ?

Les entreprises qui ne sont pas concernées par la facturation électronique devront tout de même, à partir du 1er juillet 2024, être en mesure de recevoir les factures au format digital. Pour cela, il existe des solutions logicielles axées sur la facturation entrante, aussi appelé facture fournisseurs.

Les factures de votre fournisseur vous parviendront à partir du 1er juillet 2024 sous la forme électronique par le biais de la (ou les) plateforme(s) que vous aurez préalablement choisie. Cette plateforme peut être la même que celle de votre fournisseur, une plateforme distincte ou bien le Portail Public de Facturation.

Pour faciliter vos processus de traitement des factures, des solutions complémentaires pourront interagir dans ce schéma.
Voici quelques fonctionnalités adaptées à l’usage de la facture fournisseurs :

– La capture des factures : quel que soit leur format (papier et électronique),
Reconnaissance et algorithmes de déduction avancés pour extraire les informations utiles des factures (en tête et pied de page, lignes articles),
Le classement : avec des règles préalablement établies, le logiciel classe tout document entrant pour une organisation plus efficace de la base documentaire,
– Les circuits de validation pour accélérer l’obtention du bon à payer,
– L’intégration avec des logiciels comptables (Sage, Cegid, EBP, …).

Choisir un logiciel de facturation

Comment choisir un logiciel de dématérialisation ?

La facture électronique est un mode de facturation dématérialisé qui, à partir de 2026, sera obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Pour faciliter cette transition, il est important de choisir un logiciel de dématérialisation adapté à vos besoins. Un bon logiciel de dématérialisation doit être en mesure de gérer efficacement la production, la transmission et l’archivage des factures électroniques, tout en respectant les normes en vigueur.

La GED (Gestion Électronique de Documents) est un outil idéal pour cette démarche, car elle permet une automatisation des procédures et une intégration plus aisée avec d’autres logiciels comptables. En utilisant une GED pour votre facturation électronique, vous pourrez donc bénéficier d’une gestion optimale de vos documents, avec l’extraction, le contrôle, la transmission et la réception des données de factures.

Les avantages sont considérables sur les réductions des erreurs, l’automatisation des tâches et l’amélioration de l’efficacité de l’entreprise. En somme, le choix d’un logiciel de dématérialisation est crucial pour une transition en douceur vers la facturation électronique, et une GED est l’outil parfait pour simplifier ce processus.

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