Comment passer à la facture électronique ?

Pour émettre une facture électronique, l’entreprise doit, à partir de son logiciel comptable ou un ERP – et pour lesquels il est possible – de :
– Créer une facture électronique avec les mentions obligatoires, en respectant la norme sémantique européenne EN 16931.
– Se coupler avec une solution de gestion documentaire pour la facturation client. Ce type de logiciel permet aux entreprises de :

– Définir un cycle de vie de la facture, en suivant les statuts : dépôt, rejet, paiement ou encaissement.
– Transmettre la synthèse à la plateforme de dématérialisation partenaire ou le portail public de facturation.
– Suivre la traçabilité des transactions pour se conformer à la Piste d’Audit Fiable (PAF).
– Archiver les factures au sein d’un coffre-fort numérique pour respecter la durée légale de conservation de documents.
– Diffuser et relancer les clients qui n’ont pas retourné leurs factures, grâce aux circuits de validations.

Le logiciel peut être installé sur l’ordinateur de l’entreprise ou accessible en cloud. Pour rappel, l’obligation d’émettre la facture au format électronique doit suivre le calendrier préétabli selon la taille de l’entreprise :
· 1ᵉʳ septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
· 1ᵉʳ septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les microentreprises.

Calendrier complet de la réforme

Dans le cas des relations avec des clients particuliers (B2C) et à l’international, les entreprises pourront continuer à envoyer les factures par les moyens habituels.​ Cependant, ces transactions devront être déclarées sur les plateformes de facturation électronique.
Les entreprises n’ayant pas l’obligation d’émettre de factures électroniques, seront tout de même dans l’obligation de transmettre certaines informations à l’administration :

– Transmission des données de ventes hors de la France,
– Transmission des transactions avec les particuliers ou à l’international,
– Transmission des informations liées aux paiements.

La fréquence d’envoi des données dépendra du régime fiscal : ​
– Pour les entreprises soumises à une TVA mensuelle, l’envoi se fera tous les 10 jours
– Les autres entreprises devront transmettre leur rapport une fois par mois​

Notez que les délais s’entendent à réception des données par le portail public de facturation :

Les PDP pourraient donc être amenées à réduire ce délai en fonction de leurs offres de services ; Elles auront en effet à leur charge, au même titre que le PPF, d’agréger l’ensemble des transmissions reçues au titre de la période.

Attention, plus globalement, la réforme de la facture électronique va également dans le sens des obligations en matière de pleine fiabilité et d’intégrité des processus de facturation. Les entreprises devront continuer de s’assurer que toutes les règles liées à la facturation sont bien respectées. Autrement dit, et ce depuis le 1er janvier 2013, l’obligation pour les entreprises de mettre en œuvre une Piste d’Audit Fiable (PAF) garantissant leur acte de commerce, perdurera après l’avènement de la facturation électronique généralisée.

Les entreprises qui ne sont pas concernées par la facturation électronique devront tout de même, à partir du 1er juillet 2024, être en mesure de recevoir les factures au format digital. Pour cela, il existe des solutions logicielles axées sur la facturation entrante, aussi appelé facture fournisseurs.

Les factures de votre fournisseur vous parviendront à partir du 1er juillet 2024 sous la forme électronique par le biais de la (ou les) plateforme(s) que vous aurez préalablement choisie. Cette plateforme peut être la même que celle de votre fournisseur, une plateforme distincte ou bien le Portail Public de Facturation.

Pour faciliter vos processus de traitement des factures, des solutions complémentaires pourront interagir dans ce schéma.
Voici quelques fonctionnalités adaptées à l’usage de la facture fournisseurs :

– La capture des factures : quel que soit leur format (papier et électronique),
– Reconnaissance et algorithmes de déduction avancés pour extraire les informations utiles des factures (en tête et pied de page, lignes articles),
– Le classement : avec des règles préalablement établies, le logiciel classe tout document entrant pour une organisation plus efficace de la base documentaire,
– Les circuits de validation pour accélérer l’obtention du bon à payer,
– L’intégration avec des logiciels comptables (Sage, Cegid, EBP, …).

La facture électronique est un mode de facturation dématérialisé qui, à partir de 2026, sera obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Pour faciliter cette transition, il est important de choisir un logiciel de dématérialisation adapté à vos besoins. Un bon logiciel de dématérialisation doit être en mesure de gérer efficacement la production, la transmission et l’archivage des factures électroniques, tout en respectant les normes en vigueur.

La GED (Gestion Électronique de Documents) est un outil idéal pour cette démarche, car elle permet une automatisation des procédures et une intégration plus aisée avec d’autres logiciels comptables. En utilisant une GED pour votre facturation électronique, vous pourrez donc bénéficier d’une gestion optimale de vos documents, avec l’extraction, le contrôle, la transmission et la réception des données de factures.

Les avantages sont considérables sur les réductions des erreurs, l’automatisation des tâches et l’amélioration de l’efficacité de l’entreprise. En somme, le choix d’un logiciel de dématérialisation est crucial pour une transition en douceur vers la facturation électronique, et une GED est l’outil parfait pour simplifier ce processus.