Piste d’Audit Fiable (PAF) : de quoi s’agit-il ?
Depuis janvier 2014, les entreprises ont l’obligation de choisir entre 3 procédés d’échange de factures, chacun d’entre eux permettant d’apporter une sécurisation fiscale : l’EDI fiscal, la signature électronique qualifiée et la Piste d’Audit Fiable (PAF).
Qu’est-ce que la Piste d’Audit Fiable (PAF) ?
La Piste d’Audit Fiable consiste à mettre en place des procédures et des preuves qui permettent de :
- Garantir qu’une facture émise ou reçue reflète une opération qui a eu lieu, en permettant d’établir un lien vérifiable entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui la fonde
- Justifier toute opération par un cheminement ininterrompu de la facture à ses justificatifs et réciproquement
- Reconstituer, dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation, c’est-à-dire d’avoir des documents (bons de commande, bons de livraisons, extraits de compte…) d’une opération et de relier les différents documents de ce processus.
Quels sont les objectifs de la PAF ?
Tant chez l’émetteur que chez le récepteur d’une facture, les contrôles établissant une PAF (dit CEPAF) doivent garantir la réalité des opérations et permettre de s’assurer :
- Que les données relatives à la facture sont complètes et exactes
- Que les mentions obligatoires sont présentes
- Que la facture est adressée à la bonne personne et au bon moment
- Que la facture ne fait pas l’objet d’un double traitement ou enregistrement
- Que les opérations sont traitées dans le respect de la législation en vigueur
Quels éléments sont indispensables pour qu’une Piste d’Audit Fiable soit valide ?
Les 3 points incontournables concernant les factures :
- L’authenticité de l’origine
- L’intégrité du contenu
- La lisibilité de la facture
Important : ces principes doivent être présents tout au long du processus : de l’émission de la facture jusqu’à la fin de sa période de conservation.
Pourquoi mettre en place une PAF ?
Grâce à sa mise en place, la PAF permet à tous types de structures : petites, moyennes et grandes, de pouvoir contrôler ses différents circuits et ainsi entrer dans le cadre légal. Également il s’agit d’un système peu onéreux par rapport au procédé comme l’EDI fiscal.
Quel fonctionnement utiliser pour mettre en place une PAF ?
Aujourd’hui les entreprises utilisent aussi bien des flux papiers que de factures électroniques, c’est pourquoi il est important de centraliser l’intégralité de ces documents. Cela peut être possible grâce à une automatisation (totale ou partielle) de la gestion électronique de documents .
Ce système permet en effet de :
- Reconstituer dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation.
- Garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu.
- Justifier toute opération par une pièce d’origine.
Quelles sont les exigences de l’administration fiscale concernant la PAF ?
Il existe plusieurs niveaux d’exigence, cela dépend de la taille de l’entreprise et de sa volumétrie de factures, par exemple :
- Les TPE pourront se contenter de contrôles manuels.
- Les structures plus importantes devront quant à elles obligatoirement avoir recourt à des procédés plus exigeants capables de tracer et de reconstituer toutes les opérations de facturation et ce de façon automatisé et numérique, il s’agirait d’utiliser un workflow (circuit de validation).
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la législation ?
- Pour les factures entrantes, il s’agira de la remise en cause de la TVA déductible.
- Pour les factures sortantes, une pénalité de 50% du montant qui a été ou aurait dû être facturé
Pour conclure, ce qu’il faut retenir c’est que la PAF s’impose à toutes les entreprises qui ne recourent pas à l’EDI ou à la signature électronique qualifiée. Au-delà de son obligation réglementaire, la PAF présente de nombreux avantages : peu onéreuse, elle est traitée en interne et prépare à un éventuel contrôle fiscal. C’est une vraie opportunité pour renforcer la conformité et optimiser la gestion du processus de facturation.