Comment choisir sa PDP pour la réforme de la facturation électronique ?
Les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) sont des acteurs clés dans le cadre de la nouvelle réforme de la facture électronique en France. Cela s’explique par le fait qu’une PDP immatriculée par l’administration fiscale sera la seule plateforme capable de gérer l’ensemble de la facturation B2B, qu’elle soit entrante ou sortante.
Les solutions PDP présentes dans la liste officielle sont encore en cours de développement, ce qui rend difficile pour les entreprises de savoir quelle solution PDP choisir. Puisque toutes les entreprises n’auront que l’année 2025 pour se décider (une PDP sera obligatoire dès 2026 pour toute réception de factures*), Open Bee vous guide sur ce sujet stratégique.
*Source : ServicePublic
Pour aller plus loin : FAQ spéciale sur la réforme
La PDP : contexte et rôle essentiel dans la facture électronique
La PDP est une plateforme privée immatriculée par l’administration fiscale, elle joue un rôle central dans la réforme de la facturation électronique. Seule habilitée à émettre, recevoir et archiver des factures en conformité avec les obligations légales, la PDP garantit aux entreprises une totale conformité réglementaire et un accès sécurisé à leurs documents.
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques via une PDP, même si elles ne sont pas encore obligées de les émettre. En plus, les PDP assurent la transmission des données d’e-reporting à l’administration fiscale pour les transactions non couvertes par le e-invoicing, comme celles en BtoC ou à l’international, contribuant ainsi à simplifier la déclaration de TVA et à offrir une vue globale des activités des entreprises.
En savoir plus : La solution PDP d’Open Bee pour la facturation électronique
Le choix d’une PDP : les 7 points clés
Toutes les plateformes de dématérialisation partenaire immatriculées ont été soumises à un audit rigoureux, divisé en plusieurs phases. Cela garantit que les fonctionnalités de base liées à la réforme — comme la gestion des flux de factures électroniques, la transmission des données à l’administration fiscale et le respect des standards légaux — sont assurées et standardisées sur l’ensemble des PDP.
Cependant, au-delà de ces garanties minimales, plusieurs critères différencient les plateformes et doivent orienter votre choix :
1. Interopérabilité de la solution PDP pour la facture électronique
Pour la réforme, l’interopérabilité entre PDP sera obligatoire. Cependant, une solution qui va au-delà de cette exigence, en offrant des connexions directes avec des logiciels couramment utilisés, simplifie encore plus la mise en conformité. Par exemple, une PDP intégrée limite les perturbations de vos processus existants et garantit une transition fluide vers la facturation électronique.
Un avantage clé dans le choix de votre plateforme de dématérialisation partenaire résidera donc dans sa capacité à s’intégrer harmonieusement à votre environnement de travail existant. Cela signifie qu’elle peut échanger des factures de manière fluide avec vos clients, fournisseurs et partenaires tout en collaborant efficacement avec vos systèmes actuels, comme votre ERP, vos logiciels comptables ou votre CRM.
Les solutions comme celle d’Open Bee apportent une flexibilité supplémentaire grâce à des pré-connecteurs prêts à l’emploi pour les logiciels les plus utilisés sur le marché, tout en offrant un kit API pour des intégrations personnalisées. Cela vous permet de vous adapter facilement sans sacrifier vos outils actuels.
2. Accessibilité pour les PME
Pour les petites et moyennes entreprises, le choix d’une PDP pour la facture électronique doit se baser sur sa simplicité d’utilisation et son adéquation avec leurs besoins spécifiques. Une interface intuitive, des outils faciles à prendre en main et un accompagnement personnalisé sont essentiels pour garantir une adoption rapide.
Un autre critère important est la modularité des offres : la plateforme doit proposer des solutions adaptées à la taille de l’entreprise et au volume de factures à traiter, avec des tarifs proportionnés. Cela permet de concilier efficacité et maîtrise des coûts, deux priorités pour les TPE et PME qui doivent se conformer à la réforme sans perturber leur activité.
Open Bee propose des offres spécialement conçues pour les TPE et PME, avec des solutions packagées ajustées à votre taille et vos besoins. Ce format facilite l’installation rapide de la plateforme tout en optimisant les coûts et les délais d’intégration.
3. Facilité de prise en main pour vos équipes
Et en parlant de prise en main… il est essentiel de choisir une plateforme qui simplifie le quotidien de vos collaborateurs. Une PDP intuitive, avec une interface bien pensée et un tableau de bord regroupant les informations essentielles (statut des factures, suivi des transmissions, alertes importantes), contribue à une adoption rapide et efficace
Un autre critère à considérer est l’accompagnement des utilisateurs. Une plateforme qui propose des outils pédagogiques ou des formations en ligne permet de sécuriser la transition et d’optimiser l’utilisation de ses fonctionnalités dès les premières étapes.
Open Bee offre une plateforme de formation en ligne gratuite pour les utilisateurs, directement intégrée dans Open Bee Portal. Allant bien au-delà de la facture électronique, elle couvre l’ensemble de la gestion documentaire, l’automatisation des processus, et la sécurité des données. De quoi former efficacement vos équipes et leur donner toutes les clés pour exploiter pleinement la solution.
4. Valeur ajoutée : des fonctionnalités qui font la différence
Certaines PDP ne se limitent pas à la conformité réglementaire et apportent une véritable valeur ajoutée en proposant des outils d’automatisation qui simplifient le quotidien des entreprises. Ces fonctionnalités peuvent inclure :
- Le traitement et la validation des factures,
- La gestion des relances et le suivi des paiements,
- L’intégration fluide avec d’autres logiciels pour une gestion centralisée et plus efficace.
Ces atouts ne sont pas anecdotiques : ils transforment vos processus financiers et administratifs, vous font gagner du temps et réduisent les risques d’erreur.
Chez Open Bee, la PDP est intégrée dans une solution complète de gestion électronique de documents (GED). Cela permet de gérer l’ensemble des documents de l’entreprise, qu’il s’agisse du traitement automatisé du courrier entrant grâce à l’IA, des notes de frais des employés, ou même de la création et gestion de formulaires électroniques.
Pour aller plus loin : Pourquoi utiliser une GED connectée à une PDP ?
5. Adaptabilité aux formats de factures
La réforme de la facture électronique impose des formats structurés spécifiques, avec des mentions obligatoires et des moyens de transmission standardisés. Cependant, toutes les factures ne répondent pas toujours à ces exigences.
Certaines PDP ont intégré des technologies avancées, comme la reconnaissance optique de caractères (OCR), pour gérer ces cas particuliers. Concrètement, l’OCR peut transformer une facture non conforme aux yeux de l’administration fiscale en un document conforme et accepté, dans des cas bien précis. Cela simplifie la tâche pour les entreprises dont les factures ne sont pas entièrement standardisées, réduisant ainsi les efforts nécessaires à leur mise en conformité.
6. Gestion des accès pour l’expert-comptable
Le rôle de l’expert-comptable dans la gestion des factures est souvent central. Il est donc important de vérifier comment la PDP facture électronique prévoit de gérer l’accès des experts-comptables à la plateforme.
À noter : Open Bee propose un accès gratuit à l’expert-comptable pour tous ses utilisateurs. Cela facilite la collaboration et permet aux entreprises de partager leurs données en toute simplicité, sans coût supplémentaire.
7. Sécurité et conformité des données
La gestion des factures électroniques dans les PDP implique le traitement d’informations sensibles, rendant la sécurité des données incontournable. Pour évaluer la fiabilité d’une solution, il est essentiel de vérifier la conformité de l’éditeur de logiciel qui la propose.
Pour garantir la fiabilité de votre choix, portez une attention particulière aux éléments suivants :
- Le respect des normes internationales comme l’ISO 27001, qui certifie la gestion rigoureuse de la sécurité de l’information, et le RGPD, indispensable pour la protection des données personnelles.
- L’intégration de technologies avancées, comme le chiffrement des données, une authentification renforcée des utilisateurs, et des systèmes de sauvegarde régulière pour éviter toute perte ou altération d’informations.
- L’hébergement des données dans un cloud sécurisé conforme au référentiel SecNumCloud défini par l’ANSSI, garantissant un haut niveau de protection et de souveraineté numérique.
- L’inclusion d’un composant d’archivage sécurisé, tel qu’un coffre-fort électronique, permettant de stocker vos factures dans des conditions conformes aux exigences légales.
Open Bee, éditeur certifié ISO 27001, propose une solution GED incluant un coffre-fort électronique intégré. Ce composant garantit une archivage sécurisé et conforme des factures, en complément des fonctionnalités avancées de gestion et de transmission des données. Une solution pensée pour assurer sécurité et sérénité à chaque étape.
Anticiper dès 2025 pour une transition maîtrisée
Bien que la réforme n’entrera en vigueur qu’à partir de 2026, il est fortement recommandé aux entreprises de commencer à se préparer dès 2025. Cela permettra d’intégrer progressivement les outils de facturation électronique, de sécuriser la conformité, et d’optimiser les processus internes bien avant les échéances légales. En prenant les bonnes décisions dès aujourd’hui, vous vous assurez une transition fluide et maîtrisée, avec des outils adaptés à vos besoins et à vos contraintes. Pour une efficacité optimale dans la gestion de votre facture électronique, il est essentiel d’opter pour une solution PDP adaptée à vos besoins avant 2026.
La mise en conformité avec la réforme de la facturation électronique représente un véritable défi, mais aussi une opportunité pour les entreprises de moderniser leurs processus. En choisissant la bonne plateforme de dématérialisation partenaire, vous ne vous contentez pas seulement de respecter les obligations légales : vous optimisez également vos flux financiers et gagnez en efficacité.
Une solution de dématérialisation des factures clients et fournisseurs vous permet de centraliser en un seul outil l’émission, l’envoi, ainsi que la réception et le traitement automatisé des factures. Vous simplifiez ainsi la gestion de l’ensemble de vos flux documentaires et bénéficiez d’une traçabilité complète, essentielle pour sécuriser vos échanges et fluidifier la relation avec vos partenaires commerciaux.
