Sauvegarde documentaire : les erreurs les plus fréquentes des entreprises

La perte documentaire n’est plus un simple risque informatique : elle peut aujourd’hui bloquer une activité entière. Cyberattaques, erreurs humaines, suppression accidentelle, panne matérielle ou mauvaise gestion des sauvegardes… les causes se multiplient.
Selon une étude relayée par IDC*, 4 entreprises sur 5 ont subi une perte de données au cours des 12 derniers mois, avec une moyenne de 4,2 incidents par organisation.

Dans ce contexte, de nombreuses entreprises pensent être protégées… alors que leurs pratiques de sauvegarde présentent encore des failles importantes.

Au sommaire :
1. Pourquoi les entreprises perdent encore leurs documents ?
2. Les conséquences d’une mauvaise sauvegarde documentaire
3. Comment sécuriser et sauvegarder durablement ses documents ?

Pourquoi les entreprises perdent encore leurs documents ?

Malgré la généralisation des outils numériques, la perte documentaire reste une réalité pour de nombreuses entreprises. Et dans la majorité des cas, le problème ne vient pas d’un manque de sauvegarde… mais plutôt d’une mauvaise stratégie de protection des données.

Certaines organisations stockent encore leurs documents sur un serveur local unique, un poste utilisateur ou un simple espace partagé, sans véritable redondance. D’autres réalisent bien des sauvegardes automatiques, mais sans jamais tester la restauration des fichiers. Résultat : les données semblent protégées jusqu’au jour où elles deviennent réellement indisponibles.

Les cyberattaques ont également changé la donne. Les ransomwares ciblent désormais directement les systèmes de sauvegarde afin d’empêcher toute reprise d’activité. L’ANSSI rappelle d’ailleurs que les sauvegardes doivent être isolées du système principal pour limiter ce risque.
De son côté, la CNIL recommande de conserver au moins une sauvegarde hors ligne et sur un site distinct.

À cela s’ajoute la multiplication des emplacements de stockage : emails, dossiers réseau, outils cloud, ordinateurs portables ou applications métiers. Plus les documents sont dispersés, plus leur sauvegarde devient complexe à sécuriser de manière cohérente.

Les conséquences d’une mauvaise sauvegarde documentaire

Une sauvegarde insuffisante ou mal sécurisée peut avoir des conséquences bien plus importantes qu’une simple perte de fichiers. Dans de nombreuses entreprises, les documents sont directement liés aux opérations quotidiennes : factures, contrats, dossiers RH, bons de commande ou documents clients.

Lorsqu’un document devient inaccessible, c’est souvent toute une chaîne de travail qui se retrouve bloquée. Une facture perdue peut retarder un paiement fournisseur, un contrat introuvable peut ralentir une validation, et une suppression accidentelle peut mobiliser plusieurs équipes pendant des heures.

Les impacts sont également financiers et réglementaires. En cas de cyberattaque ou de perte de données personnelles, l’entreprise peut faire face à des obligations de notification et à des risques de non-conformité. La CNIL rappelle qu’une violation de données ne concerne pas uniquement le vol d’informations, mais aussi leur perte ou leur indisponibilité.

Les ransomwares aggravent encore davantage ces situations. Selon l’ANSSI, les attaquants ciblent désormais les systèmes de sauvegarde eux-mêmes afin d’empêcher la restauration des données et de prolonger l’arrêt d’activité.

Au-delà de l’aspect technique, une mauvaise gestion de la sauvegarde documentaire peut rapidement impacter la continuité d’activité, la productivité des équipes et la confiance des clients ou partenaires.

Comment sécuriser et sauvegarder durablement ses documents ?

Mettre en place une vraie stratégie de sauvegarde documentaire

Face à l’augmentation des cyberattaques et à la multiplication des données, les entreprises doivent désormais adopter une approche globale de la sauvegarde documentaire. L’objectif n’est plus uniquement de conserver des copies de fichiers, mais de garantir une reprise rapide de l’activité en cas d’incident.

Plusieurs bonnes pratiques permettent de renforcer la sécurité documentaire au quotidien :

• automatiser les sauvegardes pour éviter les oublis ;
• conserver plusieurs copies des données ;
• isoler au moins une sauvegarde hors ligne ;
• sécuriser les accès aux espaces de stockage ;
• tester régulièrement la restauration des documents ;
• limiter la dispersion des fichiers entre différents outils et postes utilisateurs.

Ces mesures permettent de réduire les risques liés aux erreurs humaines, aux pannes matérielles ou aux ransomwares, qui ciblent désormais aussi les systèmes de sauvegarde.
La centralisation des documents devient également un enjeu important. Plus les fichiers sont répartis entre emails, serveurs, espaces cloud ou ordinateurs individuels, plus leur sauvegarde devient difficile à piloter efficacement.

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La trilogie GED : des solutions adaptées pour chaque entreprise

La GED Open Bee une solution française pour centraliser et sécuriser les documents

Avec le logiciel GED Open Bee, les entreprises disposent d’un environnement documentaire centralisé et structuré, facilitant la sécurisation des informations et la gestion des sauvegardes. Vous pouvez choisir de l’installer et de l’intégrer à votre système informatique d’entreprise, ou alors bénéficier du cloud souverain proposé par défaut en tant qu’éditeur de logiciel français.

Les documents sont regroupés dans un espace unique, historisés et accessibles selon des droits définis. Cette organisation permet de mieux contrôler les accès, de limiter les pertes de données et d’améliorer la traçabilité des actions réalisées sur les documents.

La GED facilite également la continuité d’activité en simplifiant la recherche, la restauration et l’exploitation des fichiers en cas d’incident. Les documents critiques restent accessibles plus rapidement, tout en bénéficiant d’un niveau de sécurité renforcé.

Au-delà du stockage sécurisé et de l’archivage à vocation probatoire, la GED permet ainsi de structurer durablement la gestion documentaire de l’entreprise tout en réduisant les risques liés à la perte ou à l’indisponibilité des données.

Sources :
* Source IDC/Zerto – The State of Disaster Recovery and Cyber-Recovery, 2024-2025)

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