Cachet électronique : quelles différences avec la signature électronique?
Cachet électronique : quelles différences avec la signature électronique?
Cachet électronique : quelles différences avec la signature électronique?
Cachet électronique : quelles différences avec la signature électronique?
Dans le cadre de la facturation électronique, le cachet électronique permet de dématérialiser de bout en bout le processus et peut être apposé manuellement ou automatiquement sur une grande quantité de documents. Il facilite ainsi l’automatisation et la simplification de l’envoi des factures aux clients.
Le cachet électronique : qu’est-ce que c’est ?
Le cachet électronique est une version numérique du tampon d’entreprise. Il permet de sceller des documents au nom des entreprises et des entités publiques. Il assure ainsi l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité d’un document envoyé par voie électronique.
Les aspects juridiques du cachet électronique
Reposant sur la confiance numérique, le cachet électronique renforce la valeur juridique des documents professionnels dématérialisés et aide à prévenir toute contestation sur leur intégrité ou leur origine. Soumis au règlement européen eiDAS, le tampon numérique peut s’appliquer aux autorités administratives françaises par exemple, ou encore, dans le cadre d’échanges transfrontaliers et de transactions électroniques au sein du marché intérieur.
Les aspects pratiques
Cette version numérique du tampon d’entreprise s’adapte aux différents usages de chaque organisation et service et répond à leur besoin d’identification. Développé en partenariat avec Universign, Open Bee propose des cachets électroniques basés sur des certificats qualifiés de création et signature conforme au règlement européen eIDAS.
Pour en savoir plus :
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Quand choisir le cachet électronique plutôt que la signature électronique ?
Les cas d’usages du cachet électronique
À la différence de la signature électronique qui engage une personne physique, le cachet électronique va engager une personne morale, c’est-à-dire le représentant juridique de l’entreprise.
En effet, le cachet numérique s’utilise dans le cadre de la facturation, mais il est également recommandé sur tous les documents qui engagent de façons significatives la responsabilité de l’entreprise.
Par exemple : des contrats, des brevets, des devis ou encore des documents de propriétés intellectuelles.
Le cachet électronique apporte également une valeur ajoutée indéniable à la gestion de vos notes de frais. En apposant un sceau numérique sur ces justificatifs, notre solution confirme leur authenticité, permettant une conservation sécurisée et irréfutable. Cela simplifie et fiabilise votre processus d’archivage, tout en assurant la transparence nécessaire pour une gestion financière irréprochable.
Ainsi, le cachet peut vous convenir dans le cas où vous avez uniquement besoin de sceller des documents officiels dématérialisés.
Avec la plateforme digitale Open Bee, vous pouvez par exemple automatiser l’apposition d’un cachet avancé lors de l’envoi de factures électroniques à vos clients, ce qui permet de signer électroniquement en temps réel.
Ses avantages et spécificités
En toute sécurité et conformité, le tampon numérique est un réel gain de temps. Il vous permet une contractualisation à distance, une réduction significative des coûts tout en bénéficiant de la simplicité de l’expérience utilisateurs.
Ainsi, depuis la plateforme globale GED Open Bee, vous pourrez :
- Configurez votre compte
- Paramétrez l’envoi automatique des cachets électroniques sur vos documents classés soit par dossiers ou par règle de classement
- Accédez à votre tableau de bord de suivi de tous les cachets réalisés et conservez une traçabilité sur tous les documents scellés
- Conservez les factures et les justificatifs dans un coffre-fort numérique assurant une valeur probante aux documents
Pour conclure, si votre besoin unique est de sceller les documents officiels de l’entreprise, alors le cachet est adapté pour vous. De plus, d’un point de vue économique, le cachet électronique s’avère être moins coûteux que la signature numérique.