Signature électronique

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FAQ » Signature électronique

Sommaire :

1.Qu’est-ce que la signature électronique ?
2.Comment signer un document avec une signature électronique ?
3.Dans quels cas utilise-t-on la signature électronique ?
4.Quelle est la valeur juridique de la signature électronique ?

Créer une signature électronique : concept et bases

Vous voulez savoir en quoi consiste précisément une signature électronique ? L’utilisation de la signature électronique est de plus en plus répandue dans notre monde moderne, et ce, dans divers domaines. Désormais, la plupart des entreprises acceptent les signatures électroniques pour certains de leurs documents importants. Quel que soit votre rôle, vous êtes certainement amené à signer des documents aussi bien dans le cadre personnel que professionnel.

La définition de la signature électronique

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est un moyen permettant de déterminer l’identité d’une personne ou conserver l’intégrité de son accord écrit en analysant des informations qu’elle fournit. Il s’agit d’une signature apposée par un signataire électronique qualifié, qui a été créée à l’aide d’une clé de signature électronique numérique.

La signature électronique est l’un des procédés de la signature numérique. Il est basé sur le protocole appelé cryptographie asymétrique.

Les signatures électroniques sont utilisées dans les transactions électroniques, et ce depuis une quinzaine d’années. Elles sont devenues de plus en plus populaires avec le développement des systèmes de paiement par téléphone ou par Internet. La signature électronique peut être utilisée pour empêcher que des transactions frauduleuses soient effectuées. Pour s’assurer de l’authenticité de la signature et donc l’intégrité du document, le document signé est comparé à une base de données.

Pour en savoir plus :

« Cachet électronique : quelles différences avec la signature électronique? »

Comment signer un document avec une signature électronique ?

Les personnes qui ont l’habitude de travailler en ligne savent que la signature électronique est une façon pratique de signer des documents. En fait, cela peut s’apparenter à un bouton qui vous permet de valider une transaction, par exemple.

La signature électronique, ou e-signature est un terme générique regroupe différentes technologies qui offrent différentes façons de signer électroniquement un document. Elle permet aux utilisateurs d’une application Web de signer des documents notamment au format PDF d’un simple clic de souris mais peut aussi se faire à l’aide d’un clavier, d’une tablette numérique, d’un stylo numérique ou d’un appareil mobile. Au lieu d’utiliser votre signature manuscrite, vous utilisez un code secret pour authentifier votre identité et vous permettre de valider le document.

En quelques étapes seulement il est possible d’apposer sa signature électronique sur n’importe quel document :

  1. Télécharger le document à signer.
  2. Ajouter les adresses e-mail des parties qui devront signer le document.
  3. Indiquer les champs/emplacements du document où la signature est requise.
  4. Cliquer sur le lien que contient l’émail de demande de signature reçu.
  5. Sur le document, suivre les indications de signature qui peuvent varier selon les prestataires et les types de signature électronique.
  6. Confirmer l’apposition de la signature électronique après confirmation de l’identité si besoin.
  7. Il est aussi possible de suivre le statut de signature du document, et l’enregistrer automatiquement.

Les fonctionnalités de la signature électronique en entreprise

Dans quels cas utilise-t-on la signature électronique ?

Initialement, on la retrouvait surtout dans les transactions financières, en vue d’authentifier et de valider certaines informations. Cependant aujourd’hui cette croyance populaire qui véhicule la signature électronique comment étant uniquement un moyen de signer un document ou un contrat dans le cadre d’une transaction électronique n’est plus d’actualité, il existe une multitude de possibilités où la signature électronique est profitable, voire obligatoire. Notamment, la signature comme procédure de validation est devenue très populaire parmi les entreprises de toutes tailles (TPE/PME, ETI ou GE) et les organismes gouvernementaux.

La signature électronique est utilisée dans de nombreux domaines et peut s’avérer particulièrement utile dans l’ensemble des services d’une organisation :

La signature électronique : d’un point de vue juridique

Quelle est la valeur juridique de la signature électronique ?

D’après le Code Civil, aujourd’hui la signature électronique bénéficie de la même valeur juridique que la signature manuscrite sur papier, sous réserve de conditions respectées telles que « l’identification fiable garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache » et « une conservation de nature à en garantir l’intégrité. » Cela invoque que la signature électronique soit qualifiée pour être valide à la même hauteur que la signature à la main. Cette législation est commune à tous les pays membre de l’Union Européenne depuis 2000.

D’autres législations ont également émergé depuis le 21ème siècle permettant un meilleur encadrement de la signature électronique, tel que le règlement eIDAS ainsi que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Par ailleurs la signature électronique peut être combinée avec d’autres modules d’une gestion électronique documentaire (GED) comme le coffre-fort électronique, qui permet de renforcer la dimension d’archivage à vocation probatoire pour l’ensemble des documents.

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