Qui a besoin d’une GED ?
Beaucoup d’entreprises sont bloquées sur des habitudes liées au papier, par conséquent les bureaux débordent de documents encombrants. Cependant, la GED créés de réels bureaux virtuels, ils sont déjà une réalité pour de nombreuses entreprises. Comment savoir quels types d’entreprises ont réellement besoin de cet outil ?
Sommaire
1. Comment savoir si une entreprise a besoin d’un système de GED ?
2. Quels secteurs d’activités peuvent utiliser la GED ?
3. Quel métier est le plus concerné par une solution de GED ?
Nous l’avons déjà évoqué en détail, les fonctionnalités d’une GED peuvent être nombreuses selon la plateforme choisie. Elle permet principalement de gérer l’ensemble des documents d’une entreprise, qu’ils soient au format du fichier (word, pdf, jpg,…), et si besoin de les archiver dans des espaces sécurisés afin d’en garder une copie fiable qui pourra être ressortie en cas de nécessité (le plus souvent pour du légal ou du juridique).
En réalité, toute entreprise souhaitant optimiser et sécuriser sa base documentaire peut tirer profit de cet outil. Grâce à l’automatisation des actions spécifiques liées à chaque équipe et à leurs circuits de validation, la GED devient une solution qui s’adapte aux attentes et aux enjeux spécifiques de chaque taille d’entreprise (TPE, PME ou ETI).
Cependant, il existe des besoins spécifiques à certaines entreprises qui peuvent rendre une GED véritablement indispensable. Voyons ensemble les réponses apportées.
Identifier le besoin d’une solution GED pour une entreprise
– S’il y a un grand volume de documents à gérer
Lorsqu’une entreprise se trouve submergée par la quantité croissante de documents physiques ou électroniques à gérer, tels que contrats, factures, bulletins de paie, rapports et autres, cela peut être révélateur d’un besoin. Une solution GED permettra de stocker, organiser et accéder efficacement à ces documents, évitant ainsi la perte d’informations cruciales et réduisant le temps passé à la recherche. Si vous numérisez un document, la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) permet de rechercher une information sur l’ensemble du document par mot-clé, tandis que l’indexation des métadonnées ajoutera une organisation logique à tous ces fichiers avec le nom du créateur du document, sa date de création, sa dernière mise à jour, etc.
– S’il y a difficultés à collaborer/ échanger des documents entre les équipes
Dans le cas où les employés consacrent trop de temps à envoyer des demandes de validation, de signature ou à chercher la bonne version des documents, il est temps de considérer une solution de GED. Elle permet de mettre en place un circuit de validation pour l’automatisation de tâches. Grâce à la traçabilité, il est possible d’avoir un historique de toutes les modifications réalisées sur un document. Cela rend facile la récupération des données perdues ou supprimées par erreur. La GED propose aussi des espaces de travail partagés, pour commenter, suggérer des modifications de document visible par l’ensemble des équipes.
– S’il est nécessaire de partager et sécuriser des documents sensibles
Si une entreprise doit partager des informations confidentielles ou des documents sensibles avec des tiers, une solution GED garantissant une certification ISO peut vous rassurer sur ce point-là. La sécurité se décline selon différentes méthodes propres à un éditeur de GED, telles que le cryptage des données, le double facteur d’authentification (2FA), et la séparation logique des données, garantissent la confidentialité et la traçabilité lors du partage de documents.
Secteurs d’activités bénéficiant de l’utilisation de la GED
La GED trouve sa place dans divers secteurs où la gestion et la circulation des documents atteignent un niveau de complexité nécessitant une automatisation accrue. En étant modulable, la GED peut être adaptée au secteur spécifique pour obtenir des gains notables en productivité, en délais et en qualité. Voici 2 exemples de secteurs qui bénéficient de l’adoption de la GED :
– La mairie et les collectivités : La GED devient essentielle pour les agents des mairies et des collectivités qui gèrent quotidiennement de nombreux documents administratifs (courriers entrants, actes officiels…). De plus, poussées par le gouvernement, les normes actuelles imposent la dématérialisation de certains processus, exemple : financiers via le protocole PES v2.
Cas d’usage : Comment la mairie d’Onzain dématérialise ses documents.
– Le secteur médical : Avec la croissance continue du volume de données à traiter, le secteur médical trouve dans un logiciel GED dédié à la santé un allié indispensable pour respecter les normes. La centralisation, le stockage et l’organisation des documents papier et électroniques améliorent la collaboration autour de dossiers sensibles comme ceux des patients. L’éditeur de solution GED doit proposer un Hébergeur Agréé Données de Santé (HADS). L’agrément HADS impose des mesures de sécurité, une infrastructure et une organisation particulières permettant de garantir : la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité, la traçabilité des données sensibles.
Quel métier est le plus concerné par une solution de GED ?
Les fonctions de comptabilité au cœur de la gestion financière ou bien les ressources humaines en gérant l’administratif et l’humain d’une entreprise sont directement concernés.
Lorsque la GED est utilisée pour gérer les factures, les bulletins de paie, les contrats, et d’autres documents financiers et RH, elle apporte des avantages considérables. Les factures peuvent être numérisées, traitées, et approuvées plus rapidement, ce qui accélère les cycles de paiement et réduit les risques d’erreurs. De même, les bulletins de salaires et les documents liés aux employés peuvent être réunis de manière sécurisée et facilement accessible pour les employés et les responsables RH. Cela simplifie la gestion des dossiers du personnel, les audits internes et externes, et facilite la conformité aux réglementations en matière de conservation de pièces comptables et de dossiers RH.
En conclusion, la gestion électronique de documents (GED) s’avère être un outil documentaire hautement adaptable, parfaitement approprié à toutes tailles d’entreprise cherchant à gérer ou automatiser son volume de documents tout en optimisant ses procédures internes. Grâce à ses fonctionnalités avancées telles que la capture intelligente et le coffre-fort, la GED permet la numérisation efficace des documents, et ainsi de rendre obsolète l’utilisation des originaux papier, en conservant en lieu sûr les documents numériques dans son espace sécurisé dédié. En somme, la GED constitue un atout précieux pour les entreprises souhaitant sécuriser leur gestion documentaire et respecter les normes en vigueur pour leur domaine d’activité.
Pour aller plus loin :
Comment choisir sa solution GED ?
