Comment mettre en place un projet de dématérialisation des documents ?
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Comment mettre en place un projet de dématérialisation des documents ?
7 étapes incontournables

Sommaire :
1.Identifier les problèmes liés à la gestion actuelle de vos documents
2.Comprendre vos réels besoins en matière de gestion documentaire
3.Désigner un chef de projet pour piloter la mise en place du logiciel GED
4.Rédiger un cahier des charges de votre projet GED
5.Tester la solution en étant accompagné
6.Déployer la solution GED dans toute l’entreprise
7.Former les collaborateurs à l’utilisation de la GED

Dans un contexte où l’information foisonne et le nombre de documents augmente considérablement, la dématérialisation des documents se présente comme une solution idéale pour simplifier la gestion de vos fichiers importants et faciliter leur accès.

Convaincu par les avantages apportés par la dématérialisation des documents, vous souhaitez vous lancer dans le déploiement d’un logiciel GED (Gestion Électronique Documentaire) au sein de votre entreprise, et vous ne savez comment procéder ?

Implémenter un système de GED dans son entreprise nécessite quelques étapes essentielles qui vont vous amener à réfléchir et à repenser le nouveau système de gestion de documents que vous voulez mettre en place. Pour vous aider à réaliser votre premier projet de mise en place d’un logiciel GED, voici un guide étape par étape pour vous accompagner dans votre démarche.

Définir un projet de logiciel GED de dématérialisation de documents

1.Identifier les problèmes liés à la gestion actuelle de vos documents

La volonté de mettre en place un logiciel de GED dans son entreprise découle généralement de l’intention d’améliorer ou de perfectionner sa gestion documentaire actuelle. Pour cela, il est essentiel de procéder à une analyse approfondie de la manière dont les documents sont actuellement gérés au sein de l’entreprise, afin de repérer les dysfonctionnements et les points d’amélioration.

Lors de cet audit, nous vous recommandons de passer en revue les différents process de votre gestion électronique de documents, vos méthodes de stockage utilisées ainsi que la circulation de vos documents en interne et en externe. Cela vous permettra de prendre du recul sur votre organisation de manière objective et identifier les problèmes actuels et les potentielles améliorations. Par exemple, des retards ou des redondances dans le traitement des factures d’achat ou des bulletins de paie peuvent ralentir la circulation de ces documents. Cela va affecter la productivité globale de l’entreprise. Repérez les causes pour pouvoir mieux fluidifier votre gestion documentaire.

L’objectif n’est pas de révolutionner entièrement vos méthodes et process existants ! Notre conseil : conservez ce qui fonctionne bien et cherchez à isoler les zones de blocages dans vos actions quotidiennes.
Attention : il est important de noter que la gestion du temps est une problématique cruciale dans la réflexion et le déploiement d’un projet de dématérialisation des documents. Il est important de vous fixer des deadlines afin de voir votre projet se concrétiser.
Pour cela, estimez une première date pour résoudre l’urgence vis-à-vis de la problématique rencontrée. Vous aurez en retour une meilleure idée du délai de déploiement désiré pour la solution.

2.Comprendre vos réels besoins en matière de gestion documentaire

Une fois que vous avez identifié les points de votre gestion documentaire à améliorer ou à perfectionner, il est plus facile de définir les objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre logiciel GED. En effet, en ayant déjà une idée précise de ce que vous voulez mettre en place, vous pourrez sélectionner une solution qui répondra efficacement à vos besoins et vos attentes. C’est pourquoi il faut clarifier vos besoins en matière de gestion documentaire.

Certains éléments sont cruciaux et doivent être pris en compte pour guider votre futur consultant GED dans l’analyse de vos besoins. Par exemple, attardez-vous sur :

Pour répondre à ces questions, n’hésitez pas à impliquer l’ensemble de vos collaborateurs, tous services confondus dans l’élaboration de ce projet. Chaque personne apportera sa propre expérience en matière d’indexation, de recherche, de consultation et d’archivage des documents, ce qui vous permettra d’avoir une vue globale sur vos besoins en matière de gestion électronique de documents. Ensemble, ces éléments définiront le périmètre de votre projet.

Une fois que vous aurez une connaissance plus fine de vos besoins, un consultant GED pourra vous guider et concevoir avec vous la solution la plus cohérente et la plus optimale pour votre entreprise. Ces objectifs serviront également de référence tout au long du projet pour mesurer les progrès réalisés et garantir que le système GED mis en place contribue réellement à l’amélioration de la gestion de vos processus documentaires au sein de votre entreprise.

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3.Désigner un chef de projet pour piloter la mise en place du logiciel GED

Il est difficile d’assurer le bon déroulement et la réussite du processus de dématérialisation de vos documents si vous n’avez personne pour piloter ce projet. Pour la bonne réussite de votre projet, la désignation d’un chef de projet ou d’une équipe pour assurer le bon déroulement et la réussite de ce processus est une étape essentielle pour garantir le succès de votre projet. Par exemple, le comité de pilotage que vous aurez identifié, peut être en charge de différentes tâches :

Il est recommandé de sélectionner des personnes ayant déjà une certaine expertise en gestion de projets, en technologie de l’information ou en gestion documentaire. Leur expérience pourra vous aider à vérifier la compatibilité avec les systèmes déjà existants.
Idéalement, il est préférable d’inclure les retours des représentants des différents services ou des départements qui seront utilisateurs du logiciel pour vous assurer une approche transversale du projet.

4.Rédiger un cahier des charges de votre projet GED

À partir de l’analyse de vos besoins en gestion documentaire, le chef de projet GED va pouvoir se renseigner sur les différentes solutions de logiciel de dématérialisation de document qui existent. Avec l’aide d’un consultant GED, ils vont rédiger conjointement un cahier des charges techniques détaillant l’ensemble des éléments à prendre en considération pour vous permettre d’avoir la gestion documentaire dématérialisée la plus cohérente avec vos process. Ce cahier des charges servira de document de référence pour l’ensemble des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet.

Dans cette étape, n’hésitez pas à donner un maximum de détails à votre consultant GED en communiquant sur vos attentes, vos problématiques ou vos objectifs. Il est essentiel qu’il comprenne ce qui fonctionne actuellement dans votre entreprise afin de déterminer ce qui doit être amélioré.

Ainsi, le cahier des charges techniques de votre futur logiciel GED doit prendre en compte un certain nombre d’éléments comme le choix des fonctionnalités : la définition des droits d’accès pour chaque type d’utilisateur, la sélection du plan de classement ou encore les critères de recherche des documents. Cette étape ne doit pas être négligée, car elle permettra de déterminer vos attentes d’un point de vue spécificités techniques et de faciliter la sélection du futur prestataire de logiciel.

Mettre en place un logiciel GED personnalisé

5.Tester la solution en étant accompagné

projet de dématérialisation des documents

À partir du cahier des charges, selon le prestataire, vous recevrez une offre personnalisée et adaptée à vos besoins que vous pourrez tester en la déployant d’abord sur un service de votre entreprise ou alors sur certains cas d’usages préalablement définis. Cette phase de test vise à vérifier que le produit répond aux demandes formulées en étant assez personnalisé pour répondre aux besoins et attentes décrits.

Durant cette période, votre consultant GED devra vous accompagner afin de s’assurer que vous vous adaptiez en douceur à votre nouvelle organisation documentaire. Il s’assurera également que vous êtes apte à administrer et à utiliser votre nouveau logiciel de GED. Il est alors encore possible d’apporter des ajustements pour améliorer la gestion des flux de documents avant le déploiement final de votre gestion électronique de documents à l’ensemble de l’entreprise.

Avant le déploiement global, faites valider la solution par les utilisateurs testeurs. En devenant des ambassadeurs de votre nouvelle solution de dématérialisation de documents auprès de l’ensemble de vos collaborateurs, ils aideront à dissiper les craintes et les appréhensions de chacun vis-à-vis de cette transition.

6.Déployer la solution GED dans toute l’entreprise

Après avoir validé avec succès la phase de test, vous pourrez procéder au déploiement progressif de la solution de dématérialisation des documents dans votre entreprise. Il est important de tester et d’installer votre nouvelle solution logicielle étape par étape dans votre entreprise.
Ce déploiement progressif présente de nombreux avantages :

Cette approche est particulièrement adaptée aux grandes entreprises avec plusieurs départements ou succursales, ainsi qu’aux organisations ayant des flux de travail complexes.
Adapté aussi pour les TPE et les PME, le déploiement du logiciel GED peut également être envisagé en une seule fois à l’ensemble de l’entreprise, à condition d’avoir mis en place une bonne méthodologie telle qu’une planification minutieuse, une communication efficace et une formation intensive pour coordonner une transition fluide entre l’ancien et le nouveau système.

7.Former les collaborateurs à l’utilisation de la GED

Mettre en place une solution GED va entraîner des changements majeurs dans l’organisation du travail de vos collaborateurs. Pour vous assurer que la mise en place de votre nouvelle solution de dématérialisation de documents soit une réussite, vous devez faciliter la transition pour chacun afin de surmonter les éventuelles réticences. Il est donc nécessaire de leur présenter le potentiel de l’outil adapté à leur métier.

Pour commencer, reprenez les besoins spécifiques de chaque département et service pour adapter la formation. Étant donné que l’utilisation des documents et la navigation dans la solution déployée peut varier selon les collaborateurs, leurs besoins en formation seront différents. Validez avec votre consultant GED les différents types de formations disponibles. Assurez-vous également que la formation se concentre sur la pratique et qu’elle comprend des démonstrations en direct, ainsi que des exercices pratiques pour que vos futurs utilisateurs puissent manipuler le logiciel. Ils se familiariseront plus rapidement avec les fonctionnalités déployées.

Par le biais de la sensibilisation et de la formation, vous augmenterez les chances d’une adoption réussie et d’une intégration plus fluide de votre nouveau logiciel GED au sein des équipes de votre entreprise.

La mise en place d’un projet de logiciel GED peut apporter d’importants avantages à votre entreprise en termes d’efficacité et de productivité. En suivant ce guide étape par étape, vous pourrez réaliser une transition réussie vers une gestion électronique des documents performante et adaptée à vos besoins spécifiques. La clé du succès réside dans une planification minutieuse, une collaboration entre les équipes et une attention particulière aux besoins des futurs utilisateurs.

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