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Comment choisir un logiciel GED en entreprise ?

logiciel GED

Faire le choix d’un logiciel GED (Gestion Électronique de Documents), c’est posséder un outil qui permet aux entreprises de gérer l’ensemble de leur base documentaire quelle que soit sa forme : papiers numérisés, mails, documents bureautiques (Word, Excel…), documents issus des progiciels métiers. Chaque entreprise gère au quotidien une multitude de documents.

Comprendre le rôle d’un logiciel GED en entreprise

À quoi sert un logiciel GED ?

Historiquement un logiciel de GED permet de centraliser, organiser, sécuriser et piloter l’ensemble des documents d’une entreprise, quel que soit leur format ou leur origine (papier ou numérique). Aujourd’hui, plusieurs solutions logicielles proposent des nouvelles fonctionnalités dotées d’Intelligence artificielle, permettant d’aller encore plus loin dans l’automatisation et l’analyse documentaire.

Concrètement, une GED classique prend en charge :

Mais un logiciel GED ne se limite pas au simple stockage. Les nouvelles technologies permettent notamment :

Autrement dit, un logiciel GED transforme un ensemble de fichiers dispersés en un système d’information documentaire structuré et pilotable.

Pourquoi les entreprises cherchent-elles à s’équiper d’un logiciel GED ?

La mise en place d’un logiciel GED répond rarement à un simple besoin de rangement ou stockage. Elle intervient généralement dans un contexte plus large :

1-La multiplication des volumes documentaires

Chaque service produit et reçoit des documents en continu : achats, finance, RH, commerce, qualité, juridique…
Sans outil structurant, les fichiers se dispersent entre :

2. Des enjeux de conformité et de traçabilité

Les entreprises doivent répondre à des obligations réglementaires croissantes :

Un logiciel GED permet de formaliser les règles d’accès, de conservation et de consultation des documents, réduisant les risques juridiques et organisationnels. Et ce, en gardant le contrôle juridique des ses informations.

3. L’optimisation des processus et la volonté de rationaliser l’écosystème numérique

Un logiciel GED est souvent intégrée dans des logiques plus larges :

Pour cette gestion, certaines entreprises accumulent des outils hétérogènes pour gérer leurs documents : partage de fichiers, stockage cloud, outil de signature, archivage séparé, etc.

Quand elles passent à une solution logicielle de GED, elles peuvent donc :

Choisir un logiciel GED ne consiste donc pas simplement à acheter un outil de stockage. Il s’agit de sélectionner une solution structurante, capable de s’intégrer dans votre système d’information, d’accompagner vos processus métiers et de sécuriser durablement votre patrimoine documentaire.

Dans la suite de l’article, nous allons détailler les critères essentiels pour faire un choix adapté à votre organisation.

Logiciel GED : en faire un atout pour votre organisation

Centraliser l’ensemble de la gestion documentaire dans un seul logiciel

Le logiciel GED devient la solution indispensable pour augmenter la productivité au sein de son organisation, permettant ainsi de : classer, sauvegarder, stocker, partager, rechercher et surtout sécuriser les données.

Établir un état des lieux de l’infrastructure logicielle de l’entreprise

1- Identifiez précisément les besoins, il sera nécessaire de recenser les process à transformer numériquement en analysant les flux documents, les acteurs, les ressources techniques nécessaires et la compatibilité avec une SI actuel.

2- Choisir le bon éditeur/intégrateur mais aussi ses services annexes : en effet le choix du partenaire est primordial dans la mise en place de la solution dans votre SI. Celui-ci sera garant du bon déroulement du déploiement de la solution. La réactivité et la proximité de celui-ci permettront de mieux adopter cet outil stratégique pour l’entreprise. 

3- Choisir une solution évolutive et flexible, ce nouvel outil devenant stratégique dans la gestion de la base documentaire devra vous permettre de vous accompagner et d’évoluer les besoins, il est primordial de choisir un outil disposant de mises à jour régulières, garantissant ainsi une utilisation pérenne.

4- S’assurer de la sécurité des données, le risque zéro n’existe pas en informatique, de nombreux exemples voient le jour quotidiennement. Il est primordial pour l’entreprise de sécuriser les informations et éviter toutes divulgations ou pertes. Il est capital de choisir le logiciel offrant la meilleure sécurité (sécurité d’accès, sauvegardes, restitutions, garantie d’accès, respects des normes…).

Les question à poser avant de choisir votre logiciel GED

Comparer le logiciel GED avec les besoins de votre entreprise

La solution choisie deviendra un outil stratégique au sein de l’entreprise, cependant il est aussi nécessaire de se poser les bonnes questions avant de finaliser son choix : 

  • Intégration : La solution est-elle compatible avec l’infrastructure informatique de l’entreprise ? Que cela soit le réseau, vos solutions de stockage physique ou numérique ou encore votre volonté d’héberger l’ensemble de vos données dans un environnement sécurisé (différencier une solution On premise ou Cloud). Pensez à choisir votre futur prestataire pour qu’il puisse vous conseiller afin d’optimiser la gestion de votre information. (En savoir plus : l’intégration d’une GED à votre ERP)
  • Mobilité : Existe-t-il une application mobile de celle-ci ? Le facteur mobilité est de plus en plus grandissant et il faut être capable de pouvoir y accéder de différentes façons, que cela soit pour le télétravail, ou pour vos équipes qui seront sur le terrain. 
  • Évolutivité : La solution GED est-elle adaptable ? L’évolutivité de la solution ne doit pas entraver la croissance de l’entreprise. Un prestataire propriétaire de son code pourra vous répondre en toute agilité sur votre stratégie et celle du marché. 
  • L’intuitivité de la solution et sa prise en main ? C’est un aspect qui doit aussi faire partie du questionnement, une solution complète ne sera pas utile si vous n’utilisez pas toutes les fonctionnalités. Plus la solution sera intuitive, plus vous gagnerez du temps dans son utilisation au quotidien.
  • Le prix ! Ce n’est pas un facteur déterminant mais il est à prendre en compte dans sa globalité car il n’y a pas que l’achat de la solution, la qualité des services associés tels que la maintenance, la formation, assistance et même la capacité de stockage ne sont pas à négliger. 
  • Possédez-vous déjà une GED ou une solution similaire ? La compatibilité de l’équipement est importante, mais la capacité de pouvoir gérer l’importation de votre ancienne GED vers la nouvelle GED va vous permettre de garantir un historique et de faciliter votre transition. Cet élément très souvent oublié peut être proposé par certains prestataires qui ont l’outil et vous aidera à faire au mieux la passerelle entre les deux logiciels. (En savoir plus : comment changer de GED ?)
  • Avez-vous pensé à simplifier votre écosystème numérique ? Ajouter un logiciel peut vous apporter davantage de bénéfices si celle-ci vous permet de supprimer certains outils difficiles à maintenir à jour ou à interconnecter. Il faut donc raisonner en terme de plateforme intégrant un ensemble de fonctionnalités pour une gestion de l’information complète. Pour cela, listez les fonctions qui vous semblent incontournables pour votre projet.
  • Hébergement : Soyez vigilant sur la localisation réelle des données. Le fait que la maison mère de l’éditeur soit basée en Europe ne signifie pas nécessairement que l’hébergement l’est également. Assurez-vous de bien identifier où seront stockées vos données d’entreprise, sous quelle juridiction elles relèvent, et quel est le partenaire hébergeur du logiciel GED choisi.

Les questions techniques à se poser avant de choisir une GED

Au-delà des fonctionnalités visibles, le choix d’une solution GED implique d’analyser des aspects techniques structurants. Ces éléments conditionnent la performance, la sécurité et la pérennité du projet.

  • Architecture et performance : La solution est-elle en mode SaaS, on-premise ou hybride ? Quelle est son architecture (multi-tenant, dédiée, microservices…) ? Comment la solution gère-t-elle la montée en charge ? Quels sont les engagements de disponibilité (SLA) ? Quelle est la performance de recherche sur de gros volumes documentaires ?
  • Interopérabilité avec le SI existant : Existe-t-il des API documentées ? Des connecteurs standards sont-ils disponibles (ERP, CRM, outils comptables, SIRH…) ? La solution supporte-t-elle les standards d’échange (REST, web services, SSO, LDAP, Azure AD…) ? L’intégration nécessite-t-elle des développements spécifiques ? Une GED ne doit pas devenir un silo supplémentaire, mais s’intégrer dans l’écosystème applicatif existant.
  • Sécurité et gestion des accès : La solution est-elle conforme aux normes et standards européens de sécurité ? (ISO 27001 par exemple). La gestion des droits est-elle fine (par utilisateur, groupe, rôle, type de document…) ? Existe-t-il une authentification forte (MFA, SSO) ? Les données sont-elles chiffrées au repos et en transit ? Les journaux d’audit sont-ils exploitables ? Comment sont gérées les sauvegardes et les restaurations ?
  • Gestion du cycle de vie documentaire : Peut-on définir des durées de conservation ? La solution intègre-t-elle des mécanismes d’archivage intermédiaire ou définitif ? Est-elle compatible avec des exigences d’archivage à valeur probante ? Comment sont gérées les versions et l’historique des modifications ? Une GED performante doit couvrir l’ensemble du cycle de vie du document : création, validation, diffusion, conservation, suppression. Il est important de choisir une solution qui ne permet pas la suppression accidentelle avant les délais réglementaires de conservation de documents.
  • Réversibilité et maîtrise des données : Les données peuvent-elles être exportées facilement en cas de changement de prestataire ? Sous quel format sont stockés les documents et métadonnées ? Existe-t-il des frais ou contraintes en cas de sortie ? Ce point est souvent négligé, mais stratégique : une GED ne doit pas enfermer l’entreprise dans une dépendance technologique;

En répondant à ces questions en amont, l’entreprise passe d’un simple choix fonctionnel à une décision structurante pour son système d’information.

Quels sont les fonctionnalités principales d’un logiciel GED ?

Les fonctionnalités d’une plateforme digitale

Il parait important de sélectionner une plateforme intégrant l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à la bonne conduite des processus métiers, à savoir :

–La capture
–La gestion et le classement
–Les circuits de validation
–Les formulaires électroniques
–Le coffre-fort numérique
–Les applications GED
– Gestion des notes de frais
– L’intégration par API
– L’analyse statistique pour visualiser vos documents
– L’optimisation de la vie de vos documents
– La Plateforme Agréée pour la facturation

Sécurisation données

Préférer l’expérience utilisateur et la force du réseau de partenaires

Grâce à l’expérience d’Open Bee, spécialisé dans la dématérialisation depuis 15 ans, et son réseau de partenaires, vous profitez d’un accompagnement de proximité dans l’analyse des processus métiers.

Choisir un logiciel GED, c’est aussi s’impliquer dans le choix stratégique de son entreprise, il ne faut pas hésiter à vous faire accompagner. Après avoir répondu à tous les points listés ci-dessus et identifiés tous vos besoins, vous aurez écarté quelques pièges que nous retrouvons souvent.
Vous pourrez ainsi choisir votre plateforme de gestion d’information plus sereinement.

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