Comment choisir sa solution GED ?
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Comment choisir sa solution GED ?

logiciel GED

Faire le choix d’une solution de Gestion Électronique de Documents (GED),
c’est posséder un outil qui permet aux entreprises de gérer l’ensemble de leur base documentaire quelle que soit sa forme : papiers numérisés, mails, documents bureautiques (Word, Excel…), documents issus des progiciels métiers. Chaque entreprise gère au quotidien une multitude de documents.

En faire un atout pour votre organisation

Centraliser l’ensemble de la gestion documentaire

La GED devient la solution indispensable pour augmenter la productivité au sein de son organisation, permettant ainsi de : classer, sauvegarder, stocker, partager, rechercher et surtout sécurisé les données.

Etablir un état des lieux de l’infrastructure de l’entreprise

Quels sont les critères importants à analyser ?

1- Identifiez précisément les besoins, il sera nécessaire de recenser les process à transformer numériquement en analysant les flux documents, les acteurs, les ressources techniques nécessaires et la compatibilité avec une SI actuel.

2- Choisir le bon éditeur/intégrateur mais aussi ses services, en effet le choix du partenaire est primordial dans la mise en place de la solution dans votre SI. Celui-ci sera garant du bon déroulement du déploiement de la solution. La réactivité et la proximité de celui-ci permettra de mieux adopter cet outil stratégique pour l’entreprise. 

3- Choisir une solution évolutive et flexible, ce nouvel outil devenant stratégique dans la gestion de la base documentaire devra vous permettre de vous accompagner et d’évoluer les besoins, il est primordial de choisir un outil disposant de mises à jour régulières, garantissant ainsi une utilisation pérenne.

4- S’assurer de la sécurité des données, le risque zéro n’existe pas en informatique, de nombreux exemples voient le jour quotidiennement. Il est primordial pour l’entreprise de sécuriser les informations et éviter toutes divulgations ou pertes. Il est capital de choisir la solution offrant la meilleure sécurité (sécurité d’accès, sauvegardes, restitutions, garantie d’accès, respects des normes…).

Adapter la solution GED à la stratégie d’entreprise

Comparer la solution GED avec les besoins de votre entreprise

La solution choisie deviendra un outil stratégique au sein de l’entreprise, cependant il est aussi nécessaire de se poser les bonnes questions avant de finaliser son choix : 

  • La solution est-elle compatible avec l’infrastructure informatique de l’entreprise ? Que cela soit le réseau, vos solutions de stockage physique ou numérique ou encore votre volonté d’héberger l’ensemble de vos données dans une environnement sécurisé ( différencier une solution On premise ou Cloud). Pensez à choisir votre futur prestaire pour qu’il puisse vous conseiller afin d’optimiser la gestion de votre information.
  • Existe-t-il une application mobile de celle-ci  ? Le facteur mobilité est de plus en plus grandissant et il faut être capable de pouvoir y accéder de différentes façons que cela soit pour le télétravail, ou pour vos équipes qui seront sur le terrain. 
  • La solution GED est-elle adaptable  ? L’évolutivité de la solution ne doit pas entraver la croissance de l’entreprise. Un prestataire propriétaire de son code pourra vous répondre en toute agilité sur votre stratégie et celle du marché. 
  • L’intuitivité de la solution et sa prise en main  ? C’est un aspect qui doit aussi faire partie du questionnement, une solution complète ne sera pas utile si vous n’utilisez pas toutes les fonctionnalités. Plus la solution sera intuitive, plus vous gagnerez du temps dans son utilisation au quotidien. 
  • Le prix  ! Ce n’est pas un facteur déterminant mais il est à prendre en compte dans sa globalité car il n’y a pas que l’achat de la solution, la qualité des services associés tels que la maintenance, formation, assistance et même la capacité de stockage ne sont pas à négliger. 
  • Possédez-vous déjà une GED ou une solution similaire ? La compatibilité de l’équipement est importante mais la capacité de pouvoir gérer l’importation de votre ancienne GED vers la nouvelle GED va vous permettre de garantir un historique et de faciliter votre transition. Cet élément très souvent oublié peut être proposé par certains prestataires qui ont l’outil et vous aidera à faire au mieux la passerelle entre les deux logiciels.
  • Avez-vous pensé à simplifier votre écosystème numérique ? Ajouter un logiciel peut vous apporter davantage de bénéfices si celle-ci vous permet de supprimer certains outils difficiles à maintenir à jour ou à interconnecterIl faut donc raisonner en terme de plateforme intégrant un ensemble de fonctionnalités pour une gestion de l’information complète. Pour cela, listez les fonctions qui vous semblent incontournables pour votre projet.

Les fonctionnalités d’une plateforme digitale

Il parait important de sélectionner une plateforme intégrant l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à la bonne conduite des processus métiers, à savoir :

-La capture
-La gestion et le classement
-Les circuits de validation
-Les formulaires électroniques
-Le coffre-fort numérique
-Les applications GED
-L’intégration par API
-L’analyse statistique pour visualiser vos documents
-L’optimisation de la vie de vos documents

Sécurisation données

Préférer l’expérience utilisateur et la force du réseau de partenaires

Grâce à l’expérience d’Open Bee, spécialisé dans la dématérialisation depuis 15 ans, et son réseau de partenaires, vous profitez d’un accompagnement de proximité dans l’analyse des processus métiers.

Choisir une solution GED, c’est aussi s’impliquer dans le choix stratégique de son entreprise, il ne faut pas hésiter à vous faire accompagner. Après avoir répondu à tous les points listés ci-dessus et identifés tous vos besoins, vous aurez écarté quelques pièges que nous retrouvons souvent.
Vous pourrez ainsi choisir votre plateforme de gestion d’information plus sereinement.

Rédaction
En savoir plus sur notre invité 
Vincent Brevet

Gestion documentaire
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