5 avantages clés de l’intégration d’une GED à votre ERP
Le logiciel de Plannification des Ressources de l’Entreprise plus connu sous le nom de système ERP aide à unifier et à optimiser les processus d’affaires. Il facilite ainsi la prise de décision et soutenant la croissance de l’entreprise. L’intégration d’une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) à un ERP permet de capitaliser sur cette base solide, en permettant d’optimiser la gestion des informations clés et d’automatiser les processus documentaires.
Découvrez comment cette synergie entre GED et ERP se manifeste à travers les 5 avantages clés d’une gestion complète et intégrée au sein de votre système d’information.
Au sommaire :
1. Quel est l’intérêt de connecter un ERP à une GED ?
2. Quels sont les logiciels qui s’intègrent à la GED ?
3. Les 5 avantages majeurs de cette intégration
Quel est l’intérêt de connecter un ERP à une GED ?
L’intérêt de connecter un ERP à une solution GED réside dans la volonté de créer un écosystème unifié qui allie la puissance des fonctionnalités opérationnelles de l’ERP aux capacités avancées de traitement documentaire de la GED.
On crée ainsi un univers unique et sécurisé où les meilleures fonctionnalités de chaque logiciel sont mises à profit pour optimiser les flux de travail et la gestion d’information.
Il est à noter que la GED, en étant un outil modulable et flexible, s’intègre parfaitement à tout écosystème avec les progiciels métiers, pour automatiser et sécuriser les documents en fonction de votre environnement de travail.
Exemple : connexion d’une GED à un progiciel métier : SIRH
Un ERP est un logiciel global qui intègre plusieurs modules pour gérer différentes fonctions de l’entreprise, et le SIRH en est un exemple spécifique.
Considérons l’intégration de la GED avec le SIRH comme un exemple concret : dans ce cadre, la GED apporte ses fonctionnalités de sécurité, d’automatisation et d’indexation documentaire pour gérer efficacement les dossiers du personnel, les contrats de travail, les évaluations de performances et les informations de conformité.
Le département RH bénéficie d’un accès rapide aux documents, d’un processus de validation des congés et des absences automatisés et d’un suivi des dossiers des employés facilité, tout en maintenant un haut niveau de confidentialité et de conformité aux réglementations en vigueur.
Un environnement intégré pour une vision à 360° de vos opérations
En associant les capacités de la GED avec celles de l’ERP, qui orchestre les données financières, la chaîne logistique et la gestion de la production, l’entreprise dispose d’une vision à 360 degrés de ses opérations, avec des données et des documents interconnectés qui alimentent les prises de décision et les stratégies d’affaires.
Cet environnement intégré permet de réduire considérablement les doublons de saisie, d’éliminer les erreurs manuelles et de gagner un temps précieux, ce qui se traduit par une efficience et une productivité accrues à tous les niveaux de l’organisation.
Quels sont les logiciels ERP comptable qui s’intègrent à la GED ?
La flexibilité et l’interopérabilité sont essentielles pour maximiser l’efficacité opérationnelle. Ainsi, la question de savoir quels logiciels peuvent s’intégrer à une solution GED comme Open Bee trouve une réponse favorablement universelle : quasiment tout type de logiciel peut s’y connecter.
La majorité des solutions logicielles populaires et largement utilisées (Sage, CEGID, Divalto, EBP …) disposent déjà de connecteurs pré-développés, conçus spécifiquement pour simplifier l’intégration avec des systèmes de GED.
La GED Open Bee va un pas plus loin en offrant un kit web services avec des API, ouvrant la porte à une customisation poussée et à un niveau d’intégration supérieur. Les avantages de ce connecteur API sont multiples :
- Une communication à double sens qui s’intègre avec agilité à n’importe quel environnement IT existant, permettant ainsi une synchronisation parfaite entre différents systèmes.
- Une communication en temps réel assurée grâce au transfert et au traitement synchronisé des données, offrant une vue à jour des informations.
- Une rapidité de mise en place grâce à un kit clé en main, permettant une intégration rapide sans perturber les opérations en cours.
- Une intégration optimisée avec un développement facilité, ce qui signifie que même des applications spécifiques ou développées en interne peuvent être efficacement reliées à la GED.
Pour ceux qui souhaitent aller plus loin et explorer le potentiel d’intégration de leur logiciel préféré avec la GED Open Bee, la brochure du Programme API Open Bee est disponible au téléchargement.
Si la brochure ne répond pas à toutes vos questions, n’hésitez pas à demander à être contacté pour découvrir si des connecteurs existent déjà pour intégrer votre logiciel de prédilection avec la GED Open Bee.
Intégration GED et ERP : Les 5 avantages majeurs
1. Centraliser et sécuriser vos documents d’entreprise
En centralisant l’ensemble de vos documents dans une solution de GED intégrée à votre ERP, ou tout autre logiciel métier, vous offrez à vos collaborateurs un point d’accès unique à l’information. Fini la multiplication des espaces de stockage et les silos de données entre les services. Chacun accède, selon ses droits, à une information à jour, fiable et partagée.
La GED vous permet de définir des règles d’accès granulaires en fonction des profils utilisateurs. En vous appuyant sur l’annuaire existant de l’entreprise synchronisé avec la GED, vous pouvez facilement sécuriser l’accès aux documents sensibles. Les utilisateurs disposent des documents dont ils ont besoin pour travailler, ni plus, ni moins. Prenons l’exemple de la GED utilisé au service RH : les gestionnaires de paie auront accès aux bulletins de salaire et contrats de travail, tandis que les chargés de recrutement pourront consulter les CV et lettres de motivation des candidats. Chaque profil métier dispose d’une vue adaptée à ses besoins.
2. Automatiser les processus documentaires pour gagner en efficacité
En automatisant les workflows de validation des documents avec votre GED intégrée, vous éliminez les tâches manuelles chronophages. Les factures sont dématérialisées, intégrées automatiquement dans l’ERP et orientées vers les bons valideurs. Les bons de commande sont rapprochés des commandes clients et traités plus rapidement.
Les délais de traitement sont raccourcis, les risques d’erreur diminués. Vos équipes comptables et administratives peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. La relation avec vos clients et fournisseurs s’améliore grâce à des réponses plus rapides.
Prenons le cas d’une facture fournisseur : dès sa réception, elle est intégrée dans la GED qui va automatiquement extraire les données clés (numéro de facture, montant, date, etc.). Ces informations sont injectées dans l’ERP comptable pour rapprochement avec le bon de commande correspondant. La facture est ensuite transmise en validation au bon responsable via un workflow automatisé. Une fois validée, elle est transférée en comptabilité pour enregistrement et paiement. Tout le processus est dématérialisé et tracé.
3. Personnaliser l’expérience utilisateur avec des widgets interactifs
Les widgets de la GED Open Bee dès sa version 7 vous permettent de construire des tableaux de bord adaptés à chaque métier directement dans l’interface de l’ERP. Chaque collaborateur dispose ainsi d’une vue personnalisée sur les indicateurs et documents dont il a besoin au quotidien pour son activité.
Par exemple, un commercial pourra visualiser accéder aux contrats de ses clients en 1 clic. Un acheteur suivra l’état d’avancement de ses commandes et leurs documents associés. Les widgets facilitent la consultation et améliorent l’expérience utilisateur. Imaginons un widget « Suivi des contrats » pour l’équipe commerciale. Il affiche le nombre de contrats arrivant à échéance dans les 3 mois et liste les actions à réaliser (renouvellement, résiliation, avenant). Chaque commercial peut consulter ses propres contrats, avec un accès direct au document et aux informations client dans l’ERP. Il peut ainsi anticiper les renouvellements et s’assurer que tous les documents sont à jour.
L’outil de GED s’interface également avec votre suite bureautique et vos espaces collaboratifs. Les documents peuvent être édités et partagés en temps réel sans quitter l’interface. Les validations nécessaires sont automatiquement déclenchées. Les projets sont exécutés plus rapidement grâce à cette intégration poussée.
4. Tirer parti des fonctionnalités avancées de la GED
Open Bee propose une GED modulaire qui s’adapte à vos besoins spécifiques. Vous pouvez choisir et combiner les fonctionnalités avancées qui vous conviennent le mieux, comme la capture et l’indexation automatique, les workflows de validation, la signature électronique, ou encore l’archivage sécurisé. L’un des atouts majeurs de la GED Open Bee est son classement automatique des documents, grâce à une IA qui identifie le contenu et classe intelligemment chaque document dans le bon dossier.
Par exemple, le bon de commande sera automatiquement archivé dans le dossier approprié sans intervention humaine, car l’IA reconnaît et organise le document selon son sujet. Ces outils de classement intelligent vous permettent de réduire les erreurs et d’optimiser la gestion de vos documents de manière plus fluide.
Un autre avantage est la gestion réglementaire des archives. Contrairement à de nombreux ERP qui obligent les entreprises à conserver des documents papiers, la GED d’Open Bee offre un archivage à vocation probatoire, vous permettant de vous débarrasser des archives physiques tout en respectant les normes légales en vigueur. Cela garantit l’intégrité et la valeur probatoire de vos documents électroniques. Grâce à l’horodatage, la signature électronique couplé à l’archivage conforme aux normes (comme NF Z42-026), vos documents deviennent sécurisés et traçés.
Prenons l’exemple des factures clients dématérialisées : après validation et envoi au client, elles sont automatiquement transférées de l’ERP vers la GED, où elles sont :
- Horodatées pour garantir leur intégrité,
- Signées électroniquement pour prouver leur origine,
- Archivées dans le SAE au format PDF/A pendant la durée légale,
- Purgeables une fois la DUA (Durée d’Utilité Administrative) atteinte.
5. Transformer la gestion documentaire en avantage compétitif
Chaque organisation a ses propres enjeux et priorités en termes de gestion documentaire. Les experts Open Bee vous accompagnent dans la définition d’une trajectoire personnalisée pour intégrer progressivement leur solution à votre environnement existant.
Une approche par étape vous permet d’avancer à votre rythme. Vous pouvez commencer par la dématérialisation d’un processus critique, avant d’étendre les fonctionnalités de GED à d’autres services.
Le déploiement de la solution est adapté à votre contexte et réalisé sans perturber l’activité. Prenons l’exemple d’une PME souhaitant digitaliser sa fonction finance. La première étape pourrait être la dématérialisation des factures fournisseurs, depuis leur réception jusqu’à leur intégration dans l’ERP. Dans un second temps, elle pourra automatiser le traitement des notes de frais puis la gestion des bons de commande. Enfin, elle intégrera la signature électronique pour ses contrats et la dématérialisation des bulletins de paie.
Étape par étape, l’entreprise digitalise son système documentaire en limitant les risques et en maximisant la valeur à chaque nouveau processus automatisé.
En intégrant une GED à votre ERP, vous faites de la gestion documentaire un puissant levier de compétitivité et de performance. Les gains de productivité sont significatifs grâce à l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée et la simplification des processus transverses.
Le service rendu aux clients s’améliore avec des délais raccourcis et des informations plus facilement accessibles. Les équipes, libérées des contraintes administratives, se concentrent sur leur cœur de métier. La collaboration interne est fluidifiée. Avec Open Bee, votre capacité à exploiter les documents et les données associées devient un véritable avantage.