Facturation Électronique : tout comprendre sur l’annuaire des entreprises
Sommaire :
1.Quels sont les principes de l’annuaire des entreprises ?
2.Pourquoi l’annuaire des entreprises est nécessaire ?
3.Qui est chargé de gérer l’annuaire des entreprises en France ?
4.Comment s’inscrire à l’annuaire des entreprises de France ?
La transition vers la facturation électronique en France a été au cœur de la Loi de Finance 2020, marquant un tournant majeur dans la manière dont les entreprises françaises gèrent leurs échanges B2B. Le gouvernement a pris la décision stratégique que la facturation électronique deviendrait progressivement obligatoire, un processus qui a été reporté à 2026 et se déroulera en fonction de la taille des entreprises concernées. À partir de cette date, l’obligation de recevoir les factures électroniques nécessite d’être répertoriée dans l’annuaire central des entreprises. Il est crucial d’avoir des informations précises et à jour pour recevoir les factures dans les délais et à la bonne adresse.
L’annuaire, géré par l’administration fiscale, constitue une base de données centralisée. Il est accessible à tous les émetteurs de factures électroniques, et toutes les entreprises qui recevront les factures au format électronique ont pour obligation d’y être répertoriées. Il sert principalement à consulter les informations ou effectuer une demande de mise à jour pour être en capacité de recevoir des factures à l’endroit demandé.
Dans cet article, nous vous fournirons toutes les informations essentielles sur l’annuaire des entreprises du Portail Public de Facturation. Vous découvrirez son rôle central dans cette réforme majeure et comment il contribue à simplifier et à améliorer les échanges B2B au sein du paysage économique français.
Quels sont les principes de l’annuaire des entreprises ?
L’annuaire réunit toutes les informations nécessaires sur les entreprises pour leur envoyer des factures par voie électronique. Afin d’atteindre cet objectif, l’annuaire repose sur cinq principes définis dans le cadre de l’obligation de la facture électronique :
- Centralisation : regroupe l’ensemble des acteurs concernés par la réforme (assujettis) dans un référentiel unique.
- Interopérabilité : accessible aux utilisateurs autorisés via toutes les plateformes partenaires (PPF, PDP).
- Précision : garantit un niveau d’information suffisant et à jour pour assurer un adressage correct des factures, des statuts et des données de facturation.
- Sécurité : assure la sécurité et la traçabilité des mises à jour des données contenues dans l’annuaire, notamment grâce à la gestion des autorisations.
- Identifiant unique : chaque entrée de l’annuaire possède un code d’adressage unique, permettant aux entreprises émettrices de connaître le niveau de réception des factures par leurs clients et d’identifier les informations à inclure dans la facture.
Pourquoi l’annuaire des entreprises est nécessaire ?
L’annuaire vise à accomplir les objectifs suivants :
- Assurer la fiabilité dans la transmission des factures électroniques ;
- Garantir l’acheminement des factures électroniques vers les destinataires appropriés ;
- Faciliter l’interopérabilité entre les diverses plateformes de dématérialisation.
Grâce à l’annuaire, chaque fois qu’une facture est créée et émise, il est possible de trouver l’adresse précise du destinataire chargé du traitement des factures fournisseurs.
Quels sont les trois types de données distincts inclus dans l’annuaire ?
- Les informations d’identification des entreprises : ces données permettent de préciser l’adresse de destination de la facture au niveau le plus précis au sein de l’entreprise destinataire.
- Les informations d’identification des plateformes : ces données fournissent des détails sur les plateformes de dématérialisation utilisées pour la réception des factures, ainsi que les périodes de validité de chacune.
- Le troisième type de données est exclusivement dédié à la facturation BtoG (Business-to-Government). Il vise à assurer la compatibilité ascendante avec l’annuaire de Chorus Pro, un système de facturation électronique spécifique aux échanges entre les entreprises et les organismes publics.
Comment anticiper la réforme de la facture électronique ?
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Comment identifier les entreprises sur l’annuaire ?
Chaque entreprise choisit le niveau de maille pour la réception de ses factures :
- 1er niveau : le SIREN ;
- 2ème niveau : le SIRET ;
- 3ème niveau : un code de routage interne qui identifie le service en charge des factures fournisseurs. Le code routage peut être un GLN, ou un code service interne (exemples : ACHATGENERAUX, ACHATFRAIS, ACHATTRPS).
Pour permettre la réception des factures, l’identification de l’entreprise repose au minimum sur le SIREN (Système d’Identification du Répertoire des Entreprises) et comprend une ligne générique. La ligne générique est utilisée lorsque aucune information d’adressage spécifique n’est trouvée dans l’annuaire, afin d’éviter le rejet de la facture.
Qui est chargé de gérer l’annuaire des entreprises en France ?
Voir la mise à jour des dates pour la facturation électronique
L’annuaire est créé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État) et géré par le Portail Public de Facturation. Il est consultable par les entités suivantes :
- Les entreprises
- Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires
- Les Opérateurs de Dématérialisation.
Le démarrage de l’annuaire pour la facturation électronique
L’AIFE, Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat, assure l’initialisation de l’annuaire.
Dans une phase initiale, l’AIFE procède à l’alimentation de l’annuaire en utilisant les informations disponibles auprès des administrations. À ce stade, seule la ligne SIREN est active, avec le Portail Public comme plateforme de dématérialisation. Les SIRET sont créés, mais restent inactifs.
Dans une étape ultérieure, l’annuaire sera enrichi et régulièrement mis à jour en intégrant :
- Les données provenant de la base de l’INSEE, qui répertorient les entreprises et leurs établissements.
- Les informations transmises par les Plateformes de Dématérialisation sélectionnées par les entreprises, ainsi que les gestionnaires qui utilisent le Portail Public.
Les mises à jour de l’annuaire des entreprises
La mise à jour de l’annuaire est assurée par les entités suivantes :
- L’AIFE se charge de mettre à jour l’annuaire en utilisant les données fournies par l’INSEE (Institut national de la statistique et des études économiques) et la DGFIP (Direction générale des Finances publiques).
- Le Portail Public de Facturation effectue les mises à jour sur demande des gestionnaires d’entités publiques.
- Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires sont responsables de la mise à jour de l’annuaire pour le compte de leurs clients.
La consultation de l’annuaire est essentielle pour chaque nouvelle facture :
- L’entreprise émettrice consulte l’annuaire pour identifier avec précision l’adresse de destination et le mentionner dans la facture.
- La plateforme émettrice consulte l’annuaire pour identifier la plateforme de dématérialisation du destinataire de la facture et ainsi acheminer correctement la facture.
Pour assurer la mise à jour des statuts du cycle de vie des factures, le routage des statuts est aligné sur celui de la facture traitée. Cela signifie que les informations de passage de la facture à travers différentes plateformes sont conservées.
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Comment s’inscrire à l’annuaire des entreprises de France ?
Il vous suffit de vous inscrire sur une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou sur le Portail Public de Facturation. On vous demandera de mettre à jour l’annuaire avec les informations fournies pour l’adressage des factures.
Ensuite, vous recevrez vos factures électroniques via votre Plateforme de Dématérialisation. Les factures reçues seront soit envoyées à l’adresse électronique fournie à la plateforme, soit intégrées à votre système d’information par EDI (Échange de Données Informatisé) ou par API (Interface de Programmation Applicative) pour un traitement automatisé de votre facturation fournisseur.
En somme, l’instauration de l’annuaire des entreprises constitue une étape essentielle dans la facturation électronique en France, favorisant la précision, la sécurité et la fiabilité des transactions. En centralisant les informations relatives aux entreprises et en garantissant leur mise à jour régulière, cet outil contribue à simplifier et à renforcer l’efficacité du processus de facturation électronique. Avec son rôle crucial dans l’adressage précis des factures, l’annuaire se positionne comme un pilier fondamental de la réforme, visant à moderniser et à fluidifier le paysage économique français. La collaboration entre l’AIFE, le Portail Public de Facturation et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires demeure indispensable pour assurer le bon fonctionnement de cet annuaire et pour garantir la transition en douceur vers ce nouveau système de facturation.