Comment optimiser la gestion des factures fournisseurs ?
La gestion des factures fournisseurs au format papier génère très souvent des problèmes ayant un impact significatif sur les performances du service financier dans les entreprises. En plus de réduire significativement les coûts de traitement des factures, en utilisant un logiciel de dématérialisation de facture, les entreprises pourront se conformer aux exigences de la réforme de la facture en France.
Les coûts de traitement des factures à ne pas négliger
Les factures au format papier
En 2011, la Direction Générale des Entreprises (DGE) a mené une étude sur les coûts de traitement des factures au format papier. Selon les résultats, le coût de traitement d’une facture sortante se situe entre 5 € et 10 €, tandis que celui d’une facture entrante varie entre 14 € et 20 €. Toutefois, pour des factures nécessitant un contrôle plus précis, ces coûts peuvent dépasser 100 €.
Les factures électroniques
En revanche, le coût de traitement d’une facture électronique est considérablement moins élevé, avec une estimation de 0,40 € à 0,45 €. En dématérialisant les factures, il est possible d’économiser jusqu’à 90 % des coûts de traitement par rapport à une gestion papier, tout en réduisant de 30% le temps de traitement.
Ainsi, la dématérialisation des factures offre des avantages économiques considérables pour les entreprises, leur permettant de réduire les coûts et d’optimiser le temps de traitement des factures.
Pour en savoir plus :
Factures Fournisseurs papiers Vs électroniques : essayer le calculateur
Dématérialisation des factures : un gain de temps pour son quotidien
La gestion des factures papier est également un processus très chronophage. Vous devez prendre en compte le temps nécessaire à la saisie des informations dans votre logiciel comptable, à l’obtention du bon à payer au sein des différents services, au rapprochement entre les devis et les bons de commande puis enfin à l’archivage.
À noter aussi que ce fonctionnement peut être source d’erreurs et être à l’origine de tensions au sein de vos équipes.
D’après une statistique publiée dans une étude de l’IDC (International Data Corporation), les services comptables consacrent 30 % de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs.
Pourquoi dématérialiser les factures fournisseurs avec notre plateforme GED ?
Automatisez chaque étape du traitement de vos factures fournisseurs, depuis leur capture jusqu’à la création d’une écriture comptable dans votre ERP ou logiciel financier.
Avec notre moteur d’intelligence artificielle, traitez un grand nombre de factures, quels que soient leurs sources ou formats pour en extraire les informations clés et vérifier facilement l’exactitude des données capturées.
La solution Open Bee vous permet également d’accélérer vos circuits de validation pour obtenir plus rapidement le bon à payer afin d’anticiper d’éventuels escomptes et surtout éviter le risque de pénalité en cas de retard de paiement.
Pour passer à l’automatisation du traitement des factures
Centralisez l’ensemble de vos documents fournisseurs dans un espace unique, accessible à l’aide d’une simple connexion internet. Ainsi, accédez facilement à vos documents depuis n’importe quel périphérique.
La dématérialisation des factures fournisseurs vous permettra de :
• Traiter des volumes importants de factures avec des résultats fiables et précis,
• Réduire considérablement vos coûts de traitement et de saisies,
• Améliorer la productivité de votre équipe,
• Préparer aux obligations prévues par la loi de finances 2020 qui, vous imposera de recevoir les factures au format électronique dès le 1ᵉʳ juillet 2024.
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Pour assurer d’être conforme à la loi
Dans le cadre de la réforme de la facture électronique, la loi prévoit que d’ici à 2026, les deux milliards de factures émises chaque année en France devront être dématérialisées. Autrement dit, les entreprises auront l’obligation d’envoyer et de recevoir les factures au format électronique, marquant la fin du papier dans les flux d’échanges inter-entreprises !
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises ont déjà l’obligation de transmettre les factures, à destination de l’administration publique, au format électronique et ce via la plateforme Chorus Pro.
Grâce à cette modification, les entreprises pourront bénéficier réaliser des économies considérables.