Workflow : automatisez la validation des documents
Nous vous présentons l’automatisation des processus de validation avec le module workflow. Cet outil indispensable des entreprises représente aujourd’hui un pilier de la transformation digitale.
Pourquoi utiliser un workflow ?
Un workflow ou circuit de validation électronique fait référence à l’approbation de documents à travers l’accomplissement de tâches par différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus métier.
Il permet d’automatiser des processus répétitifs, de suivre les tâches associées à un document, mais aussi d’éviter des erreurs de saisie inhérentes à un processus manuel.
Quand utiliser la solution électronique du workflow ?
Intégré à une solution de gestion électronique de documents, le workflow fait référence à un outil logiciel conçu pour aider à rationaliser les processus opérationnels de routine afin d’optimiser son efficacité.
- Concrètement, un employé peut attendre jusqu’à cinq heures par semaine des informations ou des documents dont il a besoin pour réaliser son travail. En digitalisant l’ensemble du processus de validation, le salarié valide plus rapidement ses tâches et l’entreprise économise sur son traitement papier, qui représente environ 4,50 euros par document numérisé.
À découvrir aussi :
Créez en toute autonomie des formulaires adaptés à votre activité
Notre top 5 des workflows implémentés en entreprise :
- Demande d’achat : création de la demande d’achat, validation de la direction et envoi du bon de commande au fournisseur
- Facture fournisseur : réception de la facture jusqu’à validation du paiement
- Contrat de travail : rédaction du contrat de travail, validation du DRH, communication au salarié, signature électronique
- Demande de congés : création de la demande de congés (via formulaire électronique), validation du DRH, envoi de notification au collaborateur concerné
- Réclamation client : enregistrement de la réclamation, traitement, envoi de notification au client
Des workflows automatisés et personnalisés pour chaque service :
Vous l’aurez compris, la création de workflows automatisés et personnalisés permet de répondre aux différents besoins de chaque service d’une organisation. L’objectif des circuits de validation de documents est de pouvoir accélérer la validation des documents et ainsi de gagner en productivité.
Mais plus concrètement, comment fonctionne l’automatisation ?
Un gain d’agilité pour les entreprises
L’automatisation des processus de validation de documents via les workflows présente de nombreux avantages :
- Créez et exécutez tout processus de validation électronique en quelques minutes avec la simplicité du « pointer-cliquer »
- Augmentez l’efficacité au sein de vos différents services en supprimant les processus de validation manuels et inefficients
- Standardisez plus besoin de réinventer la roue pour chaque validation
- Améliorez la qualité en vous assurant que les tâches de validation soient effectuées de la même manière dans l’ensemble de votre structure
Pour conclure, le workflow électronique devient aujourd’hui un outil indispensable pour les entreprises. Sur l’ensemble de la structure, les circuits de validation des documents permettent de gagner en productivité et en temps. Pour en savoir plus sur ce sujet découvrez notre ebook: automatisez vos processus de validation des documents.
Pour aller plus loin :
Logiciel dématérialisation factures fournisseurs