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Le workflow : Quels avantages en entreprise ?

Le mot workflow est sur toutes les bouches, mais vous ne maîtrisez toujours pas le sujet ? On vous explique tout dans cet article !
Qu’est-ce qu’un workflow ? Et quels sont les avantages du workflow pour votre entreprise ? Comment mettre en place un « circuit de validation » ?

Tout comprendre sur le Workflow

Qu’est-ce qu’un workflow ?

Le workflow dans le monde professionnel est une suite de tâches ou d’opérations effectuées par une personne, un groupe de personnes généralement défini pour la validation de documents.

Traditionnellement, valider un document au format papier prend beaucoup de temps et peut impacter la fiabilité du processus. De plus, il est souvent difficile d’identifier les personnes rattachées à un document. Par exemple, le document est imprimé, puis distribué physiquement à la personne concernée par celui-ci.

De ce fait, le circuit de validation électronique (workflow) peut répondre aux problématiques suivantes :

les avantages du workflow

Les avantages du workflow en entreprise

  • Amélioration de la productivité : Le workflow élimine les tâches manuelles superflues et rationalise les opérations, permettant ainsi aux employés de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Les processus bien définis réduisent les temps d’attente et accélèrent les délais d’exécution.
  • Gain de transparence : Les workflows automatisés fournissent une visibilité complète sur le processus de validation. Les managers et les équipes peuvent suivre l’avancement en temps réel, savoir qui a effectué quelle action et à quel moment, réduisant l’opacité et favorisant la responsabilité.
  • Optimisation de la communication : Les notifications automatiques et les alertes réduisent les retards dans la communication et assurent que toutes les parties prenantes sont informées en temps opportun, améliorant ainsi la coordination et la collaboration.
  • Réduction des erreurs : En automatisant des tâches répétitives et en standardisant les processus, les workflows diminuent significativement le risque d’erreurs humaines. Cela garantit une plus grande précision dans le travail et améliore la qualité globale des opérations.
  • Conformité et contrôle renforcés : Les systèmes de workflow s’assurent que toutes les actions sont effectuées conformément aux réglementations et aux politiques internes de l’entreprise. Chaque étape est documentée, ce qui simplifie l’audit et garantit la conformité légale.
  • Flexibilité et évolutivité : Les solutions de workflow modernes sont conçues pour être flexibles et s’adapter à l’évolution des besoins de l’entreprise. Elles peuvent être mises à jour ou modifiées pour accueillir de nouveaux processus ou pour s’ajuster aux changements opérationnels.

Meilleure expérience utilisateur : En offrant des parcours utilisateurs intuitifs et en réduisant les frictions administratives, les workflows contribuent à une meilleure expérience tant pour les employés que pour les clients, ce qui se traduit par une meilleure satisfaction et fidélisation.

Les étapes clés pour une mise en place réussie

Pour garantir le succès de l’intégration d’un workflow électronique, voici quelques étapes clés à considérer :

Pourquoi mettre en place un circuit de validation ?

principales fonctionnalités du workflow

Vous l’aurez compris, le circuit de validation électronique permet alors d’automatiser tous ces processus depuis un ordinateur, une tablette ou un mobile. Chaque individu du workflow est acteur du processus de validation !

Le document est ainsi transmis instantanément au format numérique, à la bonne personne, avec l’envoi d’une notification de l’action à effectuer. Le demandeur peut définir un délai par type d’actions :

Chaque action est approuvée, suivie et archivée !

Pour conclure, pour une bonne gestion électronique des documents, une entreprise a tout intérêt à mettre en place un workflow électronique si elle veut simplifier son quotidien professionnel et ainsi optimiser sa productivité !

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