Le workflow : Quels avantages en entreprise ?
Le mot workflow est sur toutes les bouches, mais vous ne maîtrisez toujours pas le sujet ? On vous explique tout dans cet article !
Qu’est-ce qu’un workflow ? Et quels sont les avantages pour votre entreprise de mettre en place un « circuit de validation » ?
Qu’est-ce qu’un workflow ?
Le workflow dans le monde professionnel, est une suite de tâches ou d’opérations effectuées par une personne, un groupe de personnes généralement défini pour la validation de documents.
Traditionnellement, valider un document au format papier prend beaucoup de temps et peut impacter la fiabilité du processus. De plus, il est souvent difficile d’identifier les personnes rattachées à un document. Par exemple, le document est imprimé, puis distribué physiquement à la personne concernée par celui-ci.
De ce fait, le circuit de validation électronique (workflow) peut répondre aux problématiques suivantes :
- Comment savoir où nous en sommes dans l’avancement des tâches ?
- Qui a validé le document ?
- Le document a-t-il été signé ?
- Le destinataire a-t-il été relancé ?
Pourquoi mettre en place un circuit de validation ?
Vous l’aurez compris, le circuit de validation électronique permet alors d’automatiser tous ces processus depuis un ordinateur, une tablette ou un mobile. Chaque individu du workflow est acteur du processus de validation !
Le document est ainsi transmis instantanément au format numérique, à la bonne personne, avec l’envoi d’une notification de l’action à effectuer. Le demandeur peut définir un délai par type d’actions :
- Automatiser des tâches répétitives comme des signatures électroniques ou la comparaison entre deux documents.
- L’état d’avancement du processus est suivi en temps réel par le demandeur et il peut, par exemple, créer des relances automatiques pour respecter les délais.
Chaque action est approuvée, suivie et archivée !
Pour conclure, pour une bonne gestion électronique des documents, une entreprise à tout intérêt à mettre en place un workflow électronique si elle veut simplifier son quotidien professionnel et ainsi optimiser sa productivité !