Les nouveautés de notre plateforme Open Bee
De nouvelles fonctionnalités viennent enrichir la plateforme globale Open Bee avec la sortie de la version 6.12. Voici une présentation des nouveautés concernant les produits logiciels : Open Bee Portal et Open Bee Sphère !
Les nouvelles fonctionnalités de la plateforme Open Bee
1. Edition en ligne
Visualisation et édition en ligne avec Microsoft Office 365
La fonctionnalité ‘Edition en ligne’ évolue avec la version 6.12 d’Open Bee Portal et Open Bee Sphère. Cette fonctionnalité permet de visualiser du contenu via Office 365 et d’éditer en ligne des documents pour tous les utilisateurs disposant d’un compte Office 365.
Prévisualiser des documents via le lecteur Office
- L’administrateur aura désormais le choix de sélectionner le lecteur Office en ligne ou le lecteur d’Open Bee Portal pour l’aperçu des documents.
- Cette fonction permet de bénéficier d’une prévisualisation native et plus intuitive des documents, très utile pour afficher des plannings ou encore pour pouvoir naviguer dans les différents onglets de fichiers Excel.
Editer en ligne de manière collaborative des documents
- En disposant d’un compte Office 365, l’utilisateur peut désormais sur Open Bee Portal sélectionner et ouvrir un document Office (exemple : Excel, Word, PowerPoint) et modifier en temps réel ce dernier.
- Il devient maintenant possible de travailler à plusieurs sur un même document en ligne et de visualiser en temps réel, les modifications apportées. Grâce au versionning, une sauvegarde du document modifié dans la plateforme sera automatiquement enregistrée à intervalles réguliers (par défaut toutes les 60 minutes). Vous pourrez par ailleurs retrouver l’historique des versions précédentes du document stocké sur votre solution GED.
2. Extranet entreprise
- Création d’un dossier partagé
Le module Extranet évolue également avec la 6.12, il est désormais possible de partager un dossier commun qui sera visible par l’ensemble des utilisateurs « invités » disposant d’un accès à cet espace de travail, en complément des documents individuellement mis à leur disposition.
- Personnalisation des emails
A présent il est possible de créer des modèles d’emails différents en fonction du type de document. Ainsi, un modèle d’email peut être associé à une règle de classement automatisée, et être ensuite enrichi à l’aide de données pré-enregistrées. Cette personnalisation d’email s’applique aux fonctionnalités de partage automatique, extranet et workflow. Ainsi, il sera possible de créer un modèle personnalisé pour le partage de bulletins de salaire avec ses collaborateurs et un second personnalisé pour la distribution de factures avec ses clients.
3. Signature électronique
Appliquer un tampon de signature sur un document
- Il est désormais possible de paramétrer et de définir un tampon physique qui sera appliqué au moment de la validation de la signature électronique. Il s’ajoutera au marquage numérique pour donner une meilleure visibilité à la signature du document. Pour cela, vous pouvez prédéfinir l’emplacement de ces tampons sur les documents et pour chaque signataire (exemple en bas de page).
- Ce tampon de signature se matérialise par le logo de notre partenaire Universign, le nom du signataire, la date de signature et la signature cursive, importée depuis une image ou créée avec la souris.
Envoyer des demandes de signatures à plusieurs destinataires
- L’utilisateur peut désormais paramétrer des envois automatiques de documents à signer à plusieurs destinataires, de manière simultanée. Ce dernier devra sélectionner le profil de signature, renseigner le superviseur et la langue de l’email envoyé. Puis il sélectionnera le type d’utilisateurs (standards, ou externes) à choisir parmi la liste affichée ou par groupes, soit de manière dynamique.
- Il est aussi possible au moment de la validation d’une tâche de workflow de réaliser un envoi automatique de documents à signer à un ou plusieurs signataire(s). Par exemple, un document validé pourra être automatiquement envoyé vers les groupes de signataires concernés.
4. Workflow
- Modification automatique d’une métadonnée
A l’acceptation ou au refus d’une tâche dans le circuit de validation (workflow), il est désormais possible de modifier automatiquement la valeur d’une métadonnée associée à un document. Fonctionnalité utile pour par exemple modifier le statut d’une facture (validée, intégrée en comptabilité, réglée, …) de manière dynamique et en fonction des différentes étapes d’un processus de validation.
Les nouveaux modules de la plateforme Open Bee
1. Le module éditique
Le nouveau module éditique Corus
Grâce au module éditique, vous pouvez désormais sélectionner des documents dans Open Bee Portal et les router à des destinataires au format papier via le prestataire Corus.
- Depuis la plateforme Open Bee, comment cela fonctionne ?
1 : Paramétrez le profil de l’émetteur (l’entreprise)
2 : Paramétrez l’envoi de courrier
3 : Accédez à l’historique des envois dans Open Bee Portal
- Depuis Corus, un accès au suivi de réception (MySendingBox) : L’utilisateur peut ensuite se connecter à son historique de compte directement depuis l’interface de MysendingBox (Corus) pour consulter et vérifier les soldes et les montants des envois.
2. Le module multi-instances
De nouvelles façons de collaborer en toute sécurité
Ce nouveau module permet de donner accès à des utilisateurs de différentes instances Open Bee Portal à des dossiers distants, de partager du contenu de manière sécurisée en conservant une confidentialité forte avec des droits d’accès spécifiques, et d’interagir via des circuits de validation.
Les fonctionnalités clés
Traditionnellement, la plateforme Open Bee Portal est configurée comme une instance unique, où chaque instance est installée sur un serveur sur site ou en cloud, sans possibilité d’interaction avec d’autres instances. La version 6.12 d’Open Bee Portal permet à plusieurs instances uniques hébergées sur différents serveurs de communiquer entre elles pour faciliter le partage des fichiers et de dossiers tout en renforçant la sécurité du contenu.
- Partage de dossiers distants : Partagez des dossiers et des fichiers entre plusieurs instances Open Bee.
- Publipostage de fichiers vers plusieurs dossiers distants : Sélectionnez un fichier et publiez-le automatiquement dans les dossiers partagés de plusieurs instances Open Bee.
- Recherche multi-instances : Effectuez une recherche unifiée dans plusieurs dossiers partagés de différentes instances Open Bee.
- Validation de tâches : Permettez aux utilisateurs Open Bee d’interagir dans des workflows d’une autre instance.
Les avantages du mode multi-instances
Un intérêt collaboratif mais également sécuritaire, le module multi-instances réduit le risque d’intrusion à grande échelle, en créant des silos matérialisés par différentes plateformes GED Open Bee capables de communiquer entre elles, sous certaines conditions. Les avantages de cette mise en place :
- Système d’information unifié.
- Amélioration de la communication entre les différents sites.
- Hausse de la productivité et de la confidentialité sur les dossiers sensibles.
Des cas d’usages multiples
Le nouveau module multi-instances de la plateforme Open Bee permet à plusieurs instances d’interagir et de communiquer entre elles. Une maison mère et ses filiales ou encore un siège et ses franchisés sont désormais capables de partager des dossiers en toute sécurité, ou encore de faire une recherche unifiée dans tous les dossiers partagés du groupe.
Pour conclure, que faut-il retenir ? Toujours dans l’optique de vous faire gagner du temps dans votre quotidien, la version 6.12 de la plateforme présente de nombreuses améliorations. Parmi les nouveautés de la plateforme Open Bee, ce qu’il faut retenir c’est un module éditique personnalisable, de nouvelles possibilités de signatures automatisées vers plusieurs destinataires. Vous pourrez collaborer au-delà de votre entreprise, tout en maximisant la sécurité de vos documents, cela grâce au nouveau module multi-instances.
Quelles sont les prochaines étapes ? Pour les versions en abonnement cloud, la mise à jour se fait de manière automatique, aucune action de votre part n’est requise en tant qu’utilisateur. Vous recevez une notification par email.
Pour les versions en licence Site On Premise, nous vous invitons à vous rapprocher de votre partenaire revendeur pour plus d’informations, concernant ce déploiement et pour toutes informations complémentaires.
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