Les nouveautés 7.0 de notre plateforme GED Open Bee
Publié le 13 février 2024.
La dernière version majeure d’Open Bee marque une avancée notable dans la gestion documentaire, présentant une interface utilisateur entièrement repensée pour améliorer l’interaction avec le logiciel. Cette évolution positionne Open Bee comme une solution complète offrant une vision à 360 degrés pour chaque service en entreprise, favorisant une dématérialisation des processus métier plus adaptée à toutes les échelles. Avec des fonctionnalités améliorées centrées sur l’utilisateur, la plateforme simplifie la collaboration, la recherche et l’accès aux informations.
Au sommaire :
1. Les évolutions de la GED : fonctionnalités principales
1.1. Authentification : une personnalisation améliorée
1.2 Tableau de bord : une nouvelle interface
2. Principaux avantages de la version 7.0
3. Migration et mise à jour
4. Démonstration en directe : Replay de la Keynote
Les nouveautés de la GED : fonctionnalités principales
Authentification : une personnalisation améliorée
La fonctionnalité d’authentification de la plateforme GED Open Bee offre aux utilisateurs une expérience conviviale pour accéder à leur plateforme documentaire.
La nouvelle version présente une personnalisation améliorée de la partie droite, permettant aux utilisateurs d’ajouter des textes et des couleurs en titre et description, le tout dans l’univers graphique de l’entreprise. Cette mise à jour offre également la possibilité d’intégrer une image ou un fond de couleur uni, défini par la première couleur primaire sélectionnée, offrant ainsi une expérience encore plus flexible et esthétiquement agréable.
Tableau de bord : une nouvelle interface
Le tableau de bord de la GED Open Bee propose une nouvelle interface, ajoutant ainsi une dimension moderne et intuitive à l’expérience utilisateur. Cette nouvelle présentation offre un accès centralisé et personnalisé à travers ses cinq sections distinctes :
- 1. Le header
- 2. Le bandeau supérieur,
- 3. Le menu rétractable,
- 4. Les accès rapides,
- 5. Les widgets : l’innovation de la version 7.0 !
Cette configuration unique fournit un moyen efficace d’accéder rapidement aux différentes fonctionnalités de la plateforme, aux applications installées, au moteur de recherche avancé, ainsi qu’aux alertes importantes. De plus, elle offre la flexibilité nécessaire pour personnaliser les widgets et les raccourcis selon les besoins spécifiques de chaque utilisateur. Le menu rétractable et le header restent visibles sur l’ensemble des écrans de la solution, assurant ainsi une navigation fluide.
1. Le Header (ou l’en-tête)
Le header, comme le menu rétractable, se retrouvent sur tous les écrans d’Open Bee Portal. Parmi les nouveautés, vous retrouverez :
- Un moteur de recherche avancé directement accessible.
- Une introduction des incidents : des alertes sur les éventuels dysfonctionnements de la plateforme.
- Un bouton d’aide qui a été modifié pour inclure des informations sur la version du logiciel, mais aussi l’accès à la formation utilisateur et à la configuration de la langue.
2. Les Sujets
Personnalisables pour chaque utilisateur, les ‘sujets’ permettent d’accéder directement depuis le tableau de bord aux actions à réaliser sur la plateforme. Boutons cliquables renvoyant vers l’écran concerné, il est possible de les modifier/supprimer ou d’en rajouter directement depuis le bouton « Configurer » et d’en faire apparaître 4 maximum sur le tableau de bord parmi la liste suivante : documents à classer, partages en attente d’approbation, dossiers à compléter, rappels, tâches à traiter, tâches suivies, documents à lier.
3. Le menu rétractable
Disponible sur tous les écrans de la solution, le menu situé à gauche de l’écran regroupe les onglets suivants :
a. Logo de la société : Personnalisable à partir du panneau d’administration
b. Tableau de bord : Permet de revenir au tableau de bord depuis tout écran de la solution
c. Tous les documents : Permet d’accéder au parcours de documents
d. Recherche : Permet d’accéder au moteur de recherche
e. Mes sujets : Tâches à traiter, tâches suivies, documents en attente de classement
f. Applications : Permet de retrouver tous les modules complémentaires de Portal
disponibles et installés
À l’aide de la flèche située en haut du menu, le menu peut être rétracté pour optimiser l’affichage du tableau de bord comme illustré ci-dessous :
4. Les accès rapides
Les accès rapides permettent, comme leur nom l’indique, d’ajouter directement au tableau de bord des raccourcis vers des fonctionnalités de Portal propres aux permissions de l’utilisateur et selon leurs besoins quotidiens.
La section des accès rapides peut être rétractée depuis la flèche en haut à droite du bandeau.
5. Les Widgets
Une des grandes nouveautés du tableau de bord : les widgets personnalisables !
Les widgets permettent d’accéder facilement à des fonctionnalités ou des informations stockées dans la plateforme. Chaque widget est paramétrable selon des variables issues des paramétrages de la solution.
Principaux avantages de la version 7.0
Une expérience utilisateur repensée
La nouvelle ergonomie de la plateforme permet de proposer à tous les utilisateurs une solution avec une esthétique moderne et dynamique facilitant la prise en main et l’utilisation globale d’Open Bee.
Une performance accrue
Les améliorations se font aussi en coulisses ! Le code derrière notre solution a été optimisé afin d’améliorer significativement les performances de la plateforme. Résultat : du temps gagné !
Une solution qui vous ressemble
De l’écran de connexion aux pastilles de notification, vous avez désormais la possibilité d’ajouter de nouvelles couleurs et images pour que votre plateforme s’accorde à la charte graphique de votre entreprise.
Une collaboration et vision 360°
La transmission d’informations est simplifiée et fluidifiée. Les utilisateurs accèdent simplement aux actions à réaliser qui leur sont assignées, tout en bénéficiant des fonctionnalités de collaboration déjà existantes.
Un outil adapté pour chaque fonction de l’entreprise
Le tableau de bord est entièrement personnalisable par l’utilisateur et permet de disposer d’un écran unique en fonction du métier et des fonctionnalités nécessaires à la bonne réalisation de ses tâches. Une multitude de combinaisons possibles !
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Migration et mise à jour
Cette version est disponible en version SAAS (cloud) et en version On Premise (sur site).
Comme pour les versions ultérieures d’Open Bee Portal, il s’agit d’une prestation payante pour mettre à jour les versions sur site. Cette mise à jour ne prendra pas plus de temps, cela est estimé à quelques minutes.
- Quelles sont les prochaines étapes ?
Pour les versions en abonnement Cloud, la mise à jour se fait de manière automatique. Aucune action de votre part n’est requise en tant qu’utilisateur. Vous recevez une notification par email.
Pour les versions en licence On Premise, nous vous invitons à vous rapprocher de votre partenaire revendeur pour plus de détails concernant ce déploiement ou pour toutes informations complémentaires.
Récapitulatif de la Keynote 2024 : découvrez les moments forts !
Nous tenons à remercier tous ceux qui ont participé à notre événement dédié à la présentation de la toute nouvelle version de notre solution logicielle, la V7. La Keynote 2024, qui s’est déroulée le 06 février 2024 à Annecy, a été un franc succès grâce à votre présence et votre engagement.
Pour tous ceux qui souhaitent revivre le live, cliquez sur le bouton ci-dessous pour accéder au replay exclusif (les sous-titres sont disponibles en plusieurs langues).
