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Les nouveautés 6.13 de notre plateforme GED Open Bee

La version 6.13 de la GED Open Bee est venue enrichir la plateforme Open Bee avec de nouvelles fonctionnalités et modules. Les utilisateurs peuvent à présent en bénéficier pour profiter pleinement des technologies et du savoir-faire Open Bee.

• Découvrez les widgets personnalisés de la version 7 de la GED Open Bee.

Les nouvelles fonctionnalités de la GED Open Bee, module par module

1. Le module Administration

Des règles de classement plus individualisées :

La plateforme GED Open Bee vous offre deux nouvelles actions pour mieux prendre en main vos documents dématérialisés :

La numérotation de vos documents peut se personnaliser :

Dorénavant, il est possible de réinitialiser la numérotation d’un document sur une période donnée. Selon vos besoins, vous pouvez imaginer compter le nombre de réclamations reçues, réinitialiser les bons de commande à partir d’une date spécifique ou remettre à zéro le numéro de la facturation chaque année.

Cela grâce à 2 options :

• Avec la réinitialisation périodique des métadonnées, chaque numérotation de documents reprend à zéro à partir d’une date spécifique donnée (jour, mois ou année). Il est alors possible de simplifier la logique de numérotation des bons de commandes pour une meilleure visibilité dans la base documentaire.

• Avec la possibilité d’incrémenter selon une valeur de métadonnée choisie, la numérotation du document peut reprendre celle du service auquel il est destiné. Le renommage du document est alors automatisé. Ainsi, la première facture reçue dans la journée est nommée « facture n°1»  pour le service facturation. Néanmoins, elle sera enregistrée en tant que « facture n°2 » pour le service comptabilité qui en a déjà reçu en journée. La gestion des courriers entrants devient donc plus fluide.

Restriction du classement de documents selon le format du fichier :

Pour éviter les erreurs de manipulation, vous pouvez restreindre l’utilisation de certains types de documents (word, pdf, etc.) à un utilisateur ou bien à un groupe d’utilisateurs. Ainsi, le format pdf peut être imposé dans une demande de signature afin de s’assurer de la non-modification du document et de son classement.

Ces restrictions sont directement paramétrables sur la règle de classement.

2. Le module Workflow

Les requêtes SQL et les champs calculés sont également accessibles en version Cloud

Déjà présente en mode On Premise, la fonctionnalité des requêtes SQL en Cloud est désormais disponible. En réalisant l’interfaçage avec l’ERP et/ou le CRM de votre société, il est possible d’interconnecter vos bases de données existantes pour alimenter les métadonnées d’Open Bee Portal.

Qu’est-ce que cela signifie ? Prenons l’exemple d’un catalogue de produits, la référence d’un produit et la ligne de prix s’ajoutent avec la fonction champs calculé (cela peut s’appliquer sur des chiffres, des dates ou des heures). De même, il est possible d’autocompléter le champ, une fois que le nom et prénom du contact sont reconnus grâce à la fiche client.

Vous pouvez aussi imaginer calculer les jours de congés restant sur une feuille de salaire ou encore le prix hors TVA directement sur des factures fournisseurs. Avec l’automatisation, les formules de calculs se généralisent.

Des workflows boostés pour plus de productivité

• Des filtres personnels pour mieux naviguer parmi ses workflows

La navigation entre les différentes tâches à traiter devient plus fluide grâce aux filtres personnalisés depuis Open Bee Portal.

Désormais, les flux de workflows reçus sont organisés et ils peuvent être partagés avec d’autres utilisateurs : de quoi optimiser la communication et le traitement des tâches au sein des services des ressources humaines ou encore les services achat et finance.

• Des notifications de workflow enrichis avec leur pièce jointe

Chaque notification de workflow validée peut désormais contenir un document en pièce-jointe. Celui-ci peut également être retrouvé dans l’email de notification (à condition d’avoir préalablement paramétré la fréquence de notification du destinataire).

3. Le module Intégration

Amélioration de l’interconnexion des logiciels avec l’Active Directory

Le module a été amélioré pour permettre une correspondance plus fluide, plus sécurisée et plus efficace de la gestion des utilisateurs Open Bee Portal avec un Active Directory.
Les logiciels s’interconnectent avec l’Active Directory pour lister tous les utilisateurs ou groupes d’utilisateurs présents dans l’annuaire du serveur client. Cela évite de créer à nouveau des utilisateurs sur la plateforme Open Bee, facilite la partie import et rend la synchronisation des contacts plus directe.

Cette amélioration représente un triple avantage pour les salariés :

• ils n’ont besoin que d’un seul mot de passe de haute sécurité pour se connecter
• elle évite la double saisie des identifiants et mots de passe lorsqu’on utilise les produits Open Bee grâce à l’identification automatique et directe
• il suffit d’une seule manipulation pour supprimer automatiquement les accès à toutes les instances reliées lorsqu’un utilisateur quitte l’entreprise

4. Le module Cycle de vie

Les rappels automatiques dynamisent la gestion des documents dématérialisés

Le module Open Bee Cycle de vie est enrichi d’une nouvelle fonctionnalité permettant de configurer des rappels automatiques sur les documents.

• Automatiser les relances de documents :

Le module cycle de vie n’est plus seulement associé aux documents à supprimer mais peut désormais servir à faire des rappels automatiques. Destinés à tous les utilisateurs, ces rappels répondent au problème de flexibilité des dates des documents (durée et début de date différents selon les documents, etc).

Les possibilités d’usages pour son utilisation sont nombreuses :

• dans le secteur de la location, il est dorénavant possible de gérer la relance des contrats avant la fin de la location pour rappeler au locataire le renouvellement du contrat distribué en pièce jointe.
• dans le secteur automobile et des transports, il est possible de déclencher le rappel des renouvellements de contrats de maintenance ou des entretiens de véhicule.
• le secteur des assurances peut automatiser les renouvellements de cartes vertes ou des échéances annuelles de reconduction de contrat.
• les services qualités gagnent en sérénité dans la préparation des audits annuels en étant prévenus en amont.
• les services RH relancent plus sereinement les tâches périodiques (entretiens annuels, …).
• etc.

• Personnaliser le rappel automatique :

Chaque rappel automatique est paramétré selon la périodicité de votre choix (périodique, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle). Il peut également être associé à un utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs.

Lors du rappel, trois actions se présentent :

• Indiquer que le rappel de tâche est finalisé
• Assigner le rappel à une nouvelle tâche
• Intégrer le rappel dans un workflow avec une notion de périodicité

5. Le module Post-it

Un nouvel add-on pour ne plus rien oublier

Gratuit à l’installation, le module Post-it est idéal pour faire des annotations sur les documents en toute confidentialité. Selon le paramétrage, celui-ci peut être seulement visible pour certains destinataires ou pour un groupe d’utilisateurs dédié. Le service RH peut alors informer les responsables de services de la tenue des entretiens individuels annuels. Autre exemple : dans le cadre médical, vous pourriez annoter des informations sensibles à communiquer à un service.

La ou les personnes alertées reçoivent alors une notification leurs indiquant d’une note personnelle à consulter et à traiter.

Pour aller plus loin dans la personnalisation, ces post-it peuvent être déclinés sous différentes couleurs : ce qui est idéal pour les catégoriser. Intégré dans un workflow, il permet alors de flagger la tâche et d’automatiser son rappel.

Il est à différencier du « tag » qui permet de faire un classement par couleur seulement : le post-it permet également d’ajouter un commentaire.

6. Le module Signature électronique

Amélioration des performances en matière de signature électronique

• Choisissez votre solution de signature électronique préférée :

Un nouveau prestataire vient enrichir le module de signature électronique : DocuSign. Il est donc désormais possible de choisir entre nos deux prestataires, Universign et DocuSign, pour paramétrer un tampon de signature sur vos documents.

Avec DocuSign, l’utilisateur recevra un email l’invitant à signer son document. Il gagnera en rapidité de traitement et de suivi grâce au rafraîchissement automatique du statut du document à signer.

La souscription à un compte chez DocuSign est nécessaire pour l’utilisation de cette fonctionnalité.

• Amélioration du versioning des documents contenant un cachet ou une signature électronique :

Dans la plateforme GED Open Bee, nous donnons l’accès aux versions précédentes de vos documents, grâce au « versioning ». C’est désormais possible avec les documents signés. En effet, une nouvelle option permet de conserver chaque document PDF comportant une signature ou un cachet électronique dans Open Bee Portal après l’ajout de nouvelles versions via Open Bee Scan OCS.

Ainsi toutes les versions des documents sont conservées et protégées pour assurer un suivi optimal et sécurisé.

7. Le module Application Mobile

Terminé les informations perdues grâce aux notifications push d’Open Bee Mobile

Avec la 6.13, vous êtes directement notifié sur votre appareil mobile lorsqu’un document est déposé dans Open Bee Portal, et ce même si l’application n’est pas ouverte sur le mobile.

Pour cela, il suffit de souscrire au service de notification dans l’application Open Bee Mobile.

En conclusion, de nombreuses améliorations ont été apportées à la plateforme GED Open Bee pour vous permettre de gagner encore plus de temps et d’efficacité dans votre gestion électronique documentaire.

Parmi les nouveautés qu’il faut retenir :

• un module Post-it fonctionnel,
• de nouvelles règles de classement,
• des rappels automatiques enrichissant le cycle de vie de vos documents.

De plus, la plateforme Open Bee a été mise à jour avec un module d’import et de synchronisation des utilisateurs depuis un Active Directory, l’amélioration des workflows et la possibilité de faire de la requête SQL en mode Cloud.

Quelles sont les prochaines étapes ? Pour les versions en abonnement Cloud, la mise à jour se fait de manière automatique. Aucune action de votre part n’est requise en tant qu’utilisateur. Vous recevez une notification par email.

Pour les versions en licence On Premise, nous vous invitons à vous rapprocher de votre partenaire revendeur pour plus d’informations concernant ce déploiement ou pour toutes informations complémentaires.

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