Dématérialisation des bulletins de paie et dossiers RH
Simplifiez la gestion de vos documents RH
Parfaitement adaptée aux exigences numériques des services RH, la solution Open Bee pour la dématérialisation des bulletins de paie vous permet de fluidifier la distribution, validation et conservation de l’ensemble des documents relatifs à vos salariés.
Digitalisez la gestion de l’ensemble de vos documents RH
- Distribuez numériquement à vos collaborateurs leurs bulletins de paie dans des Espaces Sécurisés de Conservation individuels,
- Conservez en une copie électronique afin de répondre aux obligations légales,
- Permettez à vos salariés d’accéder à leurs documents depuis tout poste informatique,
- Conservez l’ensemble des documents RH de vos collaborateurs (contrat, évaluation, courriers, …) dans un composant Coffre-Fort Numérique certifié NF Logiciel (AFNOR)
- Faites valider en un clin d’œil vos documents nécessitant une approbation,
- Gagnez en agilité avec les formulaires électroniques, notamment pour la gestion des feuilles de temps, demandes de congés, comptes rendus d’entretien d’embauche ou d’évaluation, notes de frais…
- Ne manquez plus une échéance grâce au rappel automatique (notamment pour les périodes d’essai),
- Partagez aisément tout document avec vos conseils et partenaires : avocat en droit social, expert-comptable, …
Des bénéfices mesurés de manière concrète
- Réduisez significativement vos pertes de temps et coûts liés à l’impression, distribution et conservation au format papier
- Supprimez vos armoires papier au profit d’une conservation 100 % électronique
- Renforcez la confidentialité de vos documents RH en gérant les accès par niveau de permissions
- Engagez votre entreprise dans une démarche écologique en limitant les impressions papier
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C’est moi qui gère de A à Z les bulletins de paie
La responsable du recrutement chez Int’Air Medical nous précise : comme tous les logiciels, il y a bien sûr le temps de prise en main. Une fois le fonctionnement compris, nous n’avons rencontré aucun souci, la solution fonctionne très bien. C’est moi qui gère de A à Z les bulletins de paie. Je m’occupe donc de l’impression virtuelle depuis notre ERP RH et je valide ensuite la distribution. Une fois par mois, à la clôture de mes paies, je génère mon fichier, j’envoie les bulletins électroniques aux salariés via la solution Open Bee™.
Vous avez besoin d’informations complémentaires ou d’assistance ?
Nos experts ainsi que l’ensemble de nos partenaires certifiés se tiennent à votre disposition pour évoquer votre projet plus en détails. N’hésitez pas à nous solliciter pour une étude de vos besoins, une démonstration personnalisée ou tout simplement échanger autour d’un café !
Documentation
- Combien de temps votre entreprise doit conserver les documents ?
Ce document a pour objectif de vous fournir un aperçu synthétique sur les durées de conservation imposées pour les documents les plus courants au sein de l’entreprise.
- Tout comprendre sur les enjeux de la digitalisation des process RH
Ce document a pour vocation de vous faire prendre conscience des enjeux et bénéfices de la digitalisation du processus RH au sein de votre organisation.
- Dématérialiser les bulletins de paie
Cette fiche produit relative à la dématérialisation des documents RH s’inscrit dans une démarche de productivité et de réduction des coûts.
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
Questions Fréquentes
La dématérialisation de bulletins de paie
Quels sont les principaux avantages de la fiche de paie en ligne ?
La fiche de paie en ligne présente plusieurs avantages : conformité légale, gain de temps, réduction des coûts, facilité de recherche des documents et limitation des erreurs.
- Top 5 des avantages de la gestion de paie en ligne.
Quelle est la durée de conservation des documents liés à la gestion RH ?
En matière de gestion des documents RH dématérialisés, les entreprises doivent se conformer à des durées de conservation spécifiques dictées par la législation. Pour les documents relatifs à la gestion du personnel, la période de conservation varie généralement entre trois et cinq ans, en fonction du type de document. Il est crucial pour les entreprises de bien connaître ces délais pour se conformer aux obligations légales.
- Nous avons conçu un ebook qui fournit un guide détaillé des durées de conservation pour chacun des documents de gestion du personnel : Combien de temps votre entreprise doit conserver les documents ?
Comment les bulletins de paie sont sécurisés dans le coffre-fort numérique ?
Les Ressources Humaines préparent les bulletins et les réunissent en un seul fichier. Une fois cette étape finalisée, les RH déposent le fichier dans un coffre-fort pour les bulletins de paie. Le CFN traite ensuite le fichier et découpe ce dernier automatiquement avant de sécuriser les fiches de paie (par l’horodatage, le hachage, etc). Enfin, il dépose chaque bulletin dans l’espace sécurisé de chacun des salariés. Pour finir, il adresse une notification aux collaborateurs pour leur signifier qu’ils peuvent aller consulter le document.
Quelles sont les fonctionnalités clés de la solution GED Open Bee pour la dématérialisation des processus RH ?
La solution GED Open Bee offre des fonctionnalités avancées de recherche et d’indexation, permettant de classer et d’organiser les documents de manière logique. Elle facilite également la collaboration et le partage d’informations entre les différents acteurs impliqués dans le processus d’offboarding, par exemple. En termes de sécurité et de conformité, la solution GED offre des mesures telles que le chiffrement des données, l’authentification à deux facteurs et les contrôles d’accès stricts, assurant ainsi une traçabilité complète et une conformité légale pour la conservation des documents.
Comment la GED assure-t-elle la sécurité des données RH ?
La GED pour la gestion de ressources humaines renforce la sécurité des données en instaurant des droits d’accès, un cryptage, et une infrastructure cloud certifiée ISO 27001. Avec la double authentification, elle garantit la sécurité des employés en télétravail. Un coffre-fort numérique certifié AFNOR NF LOGICIEL renforce la protection des documents. Ces fonctionnalités, associées au filigrane numérique et à la piste d’audit, font de la GED un outil essentiel pour répondre aux exigences de sécurité et de confidentialité des données RH.
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