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5 questions à anticiper pour la réforme de la facture

Récemment, le gouvernement a fait une annonce importante concernant la facturation électronique entre entreprises. Selon un communiqué de presse daté du 28 juillet 2023, il y aura un décalage dans le calendrier initialement prévu pour l’adoption généralisée la réforme. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le site du gouvernement. Ce décalage vous permet de préparer quelques étapes clés essentielles pour aborder cette réforme de la facture.
Dans un premier temps, nous vous représentons le contexte en France, puis nous aborderons les 5 questions qu’une entreprise doit absolument étudier pour réussir une bonne transition vers le format életronique.

Au sommaire :
1. Etes-vous conforme à l’article 289 du CGI ?
2. Répondez-vous aux exigences du Code de Commerce et le Livre des Procédures Fiscales ?
3. Que prévoyez-vous face aux contrôles continus des transactions (CTC) ?
4.Qu’en est-il de votre Piste d’Audit Fiable ?
5.Vos contrôles sur les processus de facturation sont-ils suffisants ?

Le contexte : un nouveau calendrier proposé

Voir la mise à jour des dates pour la facturation électronique

D’après l’amendement n°I-5395, proposé par le gouvernement le 17 octobre 2023, cette généralisation devrait se faire en deux phases à partir de 2026 :

• À partir du 1ᵉʳ septembre 2026, la réception de factures sous format électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises, tandis que l’émission de factures électroniques sera requise pour les grandes entreprises (GE) et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
• Le 1ᵉʳ septembre 2027, l’obligation d’émettre des factures électroniques sera étendue aux petites et moyennes entreprises (PME) ainsi qu’aux très petites entreprises (TPE).

À l’origine, le calendrier fixé par l’ordonnance du 15 septembre 2021 prévoyait une mise en œuvre progressive à compter du 1er juillet 2024, débutant avec les grandes entreprises, puis s’étendant aux entreprises de taille intermédiaire en 2025, et enfin aux autres en 2026. Ce report a été décidé en raison du manque de préparation de certaines entreprises et de la complexité technique et fonctionnelle sous-estimée du projet. Ce changement semble aussi s’aligner sur le projet européen ViDA.

Un projet européen nommé ViDA

Le projet ViDA, qui signifie « Vat digital reporting requirements », est une initiative européenne visant à standardiser et à renforcer les exigences de déclaration numérique de la TVA à travers l’Union européenne. Ce projet a pour but de lutter contre la fraude fiscale et d’améliorer l’efficacité des administrations fiscales en exploitant les technologies numériques.

Pour les entreprises n’ayant pas encore entamé leur transformation numérique, l’article 153 de la Loi de Finances 2020 représente un véritable catalyseur pour une révolution de leurs opérations commerciales. Il a instauré le principe d’une mise en place obligatoire et progressive de la facturation électronique pour les assujettis à la TVA, nécessitant une attention particulière de certains aspects.

Maintenant que vous êtes bien à jour sur le contexte de cette révolution qui touchera nos entreprises, nos experts vous propose une liste de 5 points clés à préparer pour assure votre mise en conformité sans difficulté.

Les 5 points clés réglementaires à ne (surtout) pas négliger

1.Assurez-vous d’être conforme à l’article 289 du CGI

L’une des premières étapes essentielles pour être prêt pour la réforme de la facturation est de s’assurer de sa conformité avec certains critères fondamentaux. Dès son émission et durant toute sa période de conservation, il est crucial que chaque facture maintienne trois points clés :

• l’authenticité de son origine,
• l’intégrité de son contenu,
• la lisibilité de la facture

Source : Code général des impôts

2.Répondez-vous aux exigences du Code de Commerce et le Livre des Procédures Fiscales ?

La réforme de la facturation exige également que les entreprises se conforment aux dispositions du Livre des Procédures Fiscales (LPF) et du Code de Commerce, qui sont des textes législatifs essentiels en France. Le LPF joue un rôle crucial en réglementant les interactions entre l’administration fiscale et les contribuables, notamment en matière de contrôle et de recouvrement des impôts.

Selon l’article L123-22 du Code de Commerce, il est indispensable pour les entreprises :
– De conserver méticuleusement tous les documents justifiant leurs transactions financières, tels que les bons de commande, les factures fournisseurs et clients.
– Ces documents, qu’ils concernent la comptabilité ou des aspects juridiques, doivent être gardés pendant dix ans.

Lors de la conservation sous forme numérique, les entreprises doivent respecter des normes précises, y compris en ce qui concerne le format des fichiers et le lieu de stockage des données. Les documents doivent notamment être au format PDF ou PDF A/3 et stockés sur un serveur localisé en France, conformément aux articles A102 B-1 et B-2 du LPF.

Il est important de souligner que l’absence de documentation justificative lors d’un contrôle fiscal peut entraîner des amendes allant de 10.000 à 50.000 euros, comme le stipule l’article 1734 du Code Général des Impôts. En dehors des implications légales, ne pas disposer de ces justificatifs peut s’avérer préjudiciable pour l’entreprise en cas de litige.

Enfin, l’article L.13 du LPF impose aux entreprises de présenter à l’administration fiscale tous les documents et données informatiques contribuant directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux, ainsi qu’à l’élaboration des déclarations fiscales.

La bonne solution : l’archivage à vocation probatoire

Pour répondre aux exigences mentionnées précédemment en matière de conservation de documents, l’archivage électronique à vocation probatoire représente une solution clé. Cette méthode, qui dépasse la simple conservation, est indispensable pour garantir la valeur légale des documents. Puisqu’elle préserve l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures dès leur création et pendant toute leur durée de conservation, comme prévu dans l’article 289 du CGI.

Ce processus d’archivage probatoire s’initie dès la finalisation du document, moment où il acquiert le statut d’archive, et se maintient jusqu’à l’expiration de sa période de conservation légale.

Par ailleurs, la loi du 13 mars 2000, et en particulier l’article 1316-1 du Code Civil, reconnaît la validité juridique des écrits électroniques, à condition que l’auteur du document puisse être formellement identifié et que le document soit conservé dans un environnement sécurisé pour en assurer l’intégrité.

3.Que prévoyez-vous face aux contrôles continus des transactions (CTC) ?

Suite aux changements apportés par la réforme de la facturation, qui rend obligatoire l’utilisation de factures au format électronique, les méthodes de contrôle fiscal évoluent également. Dans ce contexte, les autorités fiscales adoptent une approche plus moderne et efficace, notamment à travers les contrôles continus des transactions (CTC). Ces contrôles représentent une avancée significative par rapport aux méthodes traditionnelles, car ils permettent une surveillance en temps réel des transactions commerciales, assurant ainsi une meilleure conformité fiscale et une lutte plus efficace contre la fraude.

Auparavant, les gouvernements se basaient sur des audits rétroactifs pour recueillir des informations sur les transactions. Cette méthode, souvent inefficace et imprécise, dépendait largement de la qualité des données collectées par les entreprises elles-mêmes.

En revanche, les contrôles continus des transactions (CTC) s’appuient, eux, sur des données en temps réel, extraites directement des processus de traitement des transactions des entreprises. La facturation électronique va permettre une surveillance plus précise et en temps réel des transactions, facilitant ainsi la détection et la prévention de la fraude fiscale.

Pour les administrations fiscales, et notamment la DGFIP en France, l’analyse des données de facturation se concentre sur trois domaines principaux :

• La TVA : Cela inclut l’accélération du recouvrement de la TVA due, la lutte contre la fraude fiscale, et le pré-remplissage des déclarations de TVA (CA3).
• Le contrôle des entreprises : Il s’agit ici de cibler les contrôles fiscaux plus efficacement, de différencier les erreurs des tentatives de fraude, et de surveiller de manière généralisée les transactions commerciales.
• La veille économique : Cette dimension permet un suivi en temps réel de l’activité économique, une meilleure compréhension des liens commerciaux entre les entreprises, et une détection anticipée des secteurs et entreprises en difficulté.

4.Qu’en est-il de votre Piste d’Audit Fiable ?

La Piste d’Audit Fiable (PAF) est un élément clé de la réforme de la facturation. Cette piste consiste à établir des contrôles internes à la fois documentés et permanents, spécialement conçus pour la gestion des factures. Son objectif principal est de fournir une preuve tangible de la validité des factures et de démontrer aux vérificateurs fiscaux l’efficacité et la rigueur des processus de facturation.

Pour se conformer à cette exigence, les entreprises doivent prouver qu’elles disposent d’une piste d’audit claire et documentée. Cette piste doit retracer de manière détaillée la chronologie de tout le processus de facturation, depuis la création de la facture jusqu’à sa conservation finale, incluant tous les contrôles internes associés, particulièrement en ce qui concerne la gestion de la TVA.

Il est important de noter que la Piste d’Audit Fiable doit également s’intégrer aux factures et aux statuts générés par le nouveau système de facturation mis en place par l’administration fiscale. Ce système, étant considéré d’office comme fiable, renforce la crédibilité de la Piste d’Audit Fiable.

Ainsi, avec l’introduction de la facturation électronique, la Piste d’Audit Fiable se trouve significativement renforcée, offrant une meilleure traçabilité et une plus grande transparence dans les processus de facturation.

5.Vos contrôles sur les processus de facturation sont-ils suffisants ?

Enfin, le cinquième et dernier point à considérer dans la préparation à la réforme de la facturation concerne l’importance des contrôles sur les processus de facturation. Ces contrôles doivent être à la fois rigoureux et systématiques pour assurer la conformité et l’efficacité de l’ensemble du système de facturation.
Trois aspects principaux sont à prendre en compte :

• Contrôle de cohérence : Il s’agit de vérifier que toutes les informations et les montants figurant sur les factures sont exacts et cohérents. Ce contrôle permet de détecter les erreurs ou les incohérences qui pourraient affecter la validité des factures et, par conséquent, la conformité fiscale de l’entreprise.

• Rapprochement : Cette étape implique de comparer et de concilier les données des factures avec d’autres documents comptables ou commerciaux, tels que les bons de commande ou les relevés de livraison. Le rapprochement assure que les transactions enregistrées correspondent bien aux opérations réelles et contribue à prévenir les risques de fraude ou de malentendus.

• Complétude : Ce contrôle vise à s’assurer que toutes les factures et les documents associés sont complets, c’est-à-dire qu’ils contiennent toutes les informations nécessaires et obligatoires. La complétude est essentielle non seulement pour répondre aux exigences légales et réglementaires, mais aussi pour faciliter les audits et les contrôles fiscaux ultérieurs.

En intégrant ces trois éléments clés dans leurs processus de facturation, les entreprises peuvent non seulement se conformer aux nouvelles réglementations, mais aussi optimiser leur gestion comptable et fiscale, renforçant ainsi leur fiabilité et leur efficacité opérationnelle.

Comment se préparer à la réforme de la facturation ?

Pour accompagner les entreprises dans leur adaptation à la réforme de la facturation, la plateforme Open Bee offre des fonctionnalités personnalisées et efficaces. En tant que candidat PDP, nous sommes engagés à vous aider à travers ces changements réglementaires.

Voici quelques conseils concrets à suivre au préalable :

• Évaluation de la conformité : Commencez par évaluer votre niveau de conformité grâce à notre questionnaire de compatibilité. Contactez-nous pour une analyse détaillée de votre conformité réglementaire et identifiez les améliorations nécessaires.
• Sécurisation et normalisation de la gestion documentaire électronique : étant conforme aux normes européennes et françaises, notre solution de GED vous aide à répondre à ces exigences réglementaires.

En résumé la GED devient un atout considérable pour vous assurer une bonne mise en conformité face à la réforme de la facture. Cette solution logicielle vous permet de vous décharger des problématiques suivantes :

• Respecter les conditions d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité du contenu de vos factures en conformité avec l’article 289, en utilisant une Piste d’Audit Fiable.
• Se conformer au livre des procédures fiscales pour l’archivage de factures, électroniques émises ou reçues, notamment leur conservation sous une forme électronique pendant une durée de 10 ans et leur mise à disposition de l’administration fiscale en cas de contrôle. Et également les procédures de sécurité et de confidentialité pour garantir l’intégrité et la confidentialité des factures électroniques.

En cours d’immatriculation en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire, Open Bee se positionne pour gérer efficacement les aspects clés de la réforme de la facturation. Contactez-nous pour découvrir comment nos solutions futures peuvent vous aider à naviguer sereinement dans ce paysage réglementaire en constante évolution.

Pour aller plus loin :
Les must-have d’une plateforme GED pour un DAF

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