Quels sont les avantages de la facture au format numérique ?
Les avantages de la facture électronique
Sommaire :
1. Qu’est-ce que la facturation électronique ?
2. Pourquoi passer à la facture électronique ?
3. Les 5 avantages d’utiliser la facture électronique
Depuis la mise en place des dispositifs concernant la facturation électronique obligatoire, les entreprises qui ont franchi le pas en direction vers la dématérialisation commencent à signaler les vrais avantages de la facturation électronique au-delà de l’obligation.
Facture électronique : définition
Facture électronique en clair
En complément à notre définition de la facture électronique, selon le service public : Une facture est considérée comme électronique si elle est émise et envoyée par voie numérique, mais pas seulement. Pour avoir une valeur juridique, une facture électronique doit atteindre des critères comme : un format standardisé, et être en conformité avec des critères d’intégrité et authenticité.
Pourquoi choisir la facturation électronique ?
La facturation électronique utilise des procédures automatisées et intelligentes, qui permettent d’obtenir de meilleurs résultats que les procédures manuelles et permettent également de réduire considérablement le temps qui leur est consacré.
De plus, un problème courant lors de l’accès aux documents papier est de ne pas savoir où et comment chercher. Les factures électroniques sont classées dans le logiciel selon des champs précis et larges, ce qui permet de les retrouver beaucoup plus rapidement. En outre, les fichiers peuvent être stockés dans de multiples formats (PDF, jpeg, HTML…) afin de s’adapter à toute exigence.
1° avantage : La facture électronique vous permettra de réaliser des économies.
La facture par voie électronique rend possible l’optimisation considérable des ressources utilisées pour la traiter, ce qui réduit les dépenses de l’entreprise.
Les coûts d’investissement liés à l’achat du logiciel de gestion de documents sont bien inférieurs à ceux des factures papier dans le long terme.
Pour en savoir plus :
Comparaison des coûts générés par le traitement d’une facture manuelle papier et électronique
2° avantage : Votre entreprise gagnera en efficacité.
Réduction des tâches : Un seul système dédié est responsable de l’ensemble du processus. Parmi une intégration facile et rapide avec d’autres documents. Grâce au processus automatisé de marquage et de classification, qui fusionne plusieurs champs, les documents sont rapidement organisés et de multiples liens avec d’autres documents sont créés.
Comme dans d’autres domaines, la numérisation des documents et des procédures réduit considérablement le temps nécessaire. Dans le cas des factures électroniques, les paiements sont accélérés et les délais de recouvrement sont réduits. Puisque la soumission est presque immédiate et les factures électroniques peuvent être suivies et contrôlées.
3° avantage : La facture électronique est plus sécurisée que la facture papier
La facturation électronique permet d’enregistrer les paiements et autres transactions monétaires, de sorte que les traces monétaires sont plus faciles à suivre. Moins il y a de circulation d’argent physique, plus la fraude est réduite.
Contrairement aux factures imprimées, les factures électroniques sont créées à l’aide de la technologie numérique par l’émission de certificats uniques et non reproductibles. Dans ces conditions, les risques de falsification des documents sont réduits.
Le système de sécurisation de la facturation électronique crée un accès d’authentification par le biais d’identifiants en cryptant toute correspondance pour garantir un échange sécurisé. Les données sont protégées contre une éventuelle perte de documents ou l’intrusion d’un tiers. De plus, la lisibilité et les propriétés des documents sont maintenues sans dommage au fil des ans.
4° avantage : Accessibilité optimale à l’ère du numérique :
Lorsqu’on dispose d’une plateforme de gestion numérique, il est possible d’accéder aux documents sans devoir effectuer une recherche physique dans un lieu de stockage. Notamment, il répond aux exigences du gestionnaire, étant donné que nous sommes de plus en plus habitués à accéder à l’information en déplacement.
La facturation électronique a développé un système très sûr, réduisant les risques de fraude ou de falsification de documents.
En somme, la facturation électronique n’est pas seulement un engagement envers l’entreprise elle-même et ses employés, mais aussi envers les autres parties prenantes.
5° avantage : La facture par voie électronique est meilleure pour l’environnement
Grâce à la facturation électronique, d’énormes quantités de papier, d’encre, d’énergie… sont économisées. L’entreprise offre un service rapide, facile et sécurisé, ce qui permet aux deux parties de gagner du temps et de l’argent.
En tant que fournisseur de solutions pour la facture électronique, Open Bee choisit ses partenaires nationaux et internationaux pour un numérique durable au service de la transition écologique : Orange Business, Konica Minolta, Toshiba.
Une société qui utilise le système de facturation électronique s’engage à faire preuve de transparence, de sécurité et à lutter contre la fraude.
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