Les fonctionnalités d’un coffre-fort électronique

Désormais, les entreprises souhaitent archiver leurs dossiers au format numérique afin de gagner du temps, de l’efficacité et de la place dans leurs locaux. En tant que composant essentiel d’un système d’archivage électronique, le coffre-fort numérique entre pleinement dans cette transformation numérique des sociétés car il permet la conservation des documents et des données dématérialisés.

Avant tout, le coffre-fort électronique est un espace de stockage mis à la disposition d’un utilisateur. Il permet d’assurer à son possesseur l’intégrité et la disponibilité des documents qui y sont conservés, qu’ils soient d’ordre professionnels ou personnels. Une fois les fichiers intégrés dans le système d’archivage électronique, ils sont consultables en toute sécurité dès que vous en avez besoin et ce dans le long terme.
Ainsi, seul le propriétaire du coffre peut y avoir accès : ni le prestataire de coffre-fort électronique ni son employeur ne peuvent accéder à son contenu.

– A savoir :
On parle plus communément de Coffre-Fort Electronique (en abrégé CFE) ou de Composant Coffre-Fort Numérique (ou CCFN).

– Dépôt dans un espace sécurisé : La première fonctionnalité d’un coffre-fort numérique est de pouvoir déposer des documents et des données dématérialisés dans un espace protégé. C’est d’ailleurs pour cela qu’il fait partie des composants fondamentaux d’un archivage à vocation probatoire. Les documents, tels que les factures, les bulletins de paie, les relevés bancaires ou encore les contrats sont aujourd’hui envoyés majoritairement sous une forme dématérialisée. En ayant à disposition une solution de coffre-fort électronique, il est possible, pour une entreprise, comme pour un salarié, de pouvoir archiver et classer ces dits documents numériques dans un espace qui leur est dédié. Cet espace sécurisé va conserver et préserver tous les documents qui y sont déposés de toute consultation non autorisée. En tant que solution sécurisée de stockage de données dématérialisées, le coffre-fort numérique devient la « mémoire des organisations ».

– Protection des données numériques dématérialisées : La deuxième fonctionnalité d’un coffre-fort électronique est de pouvoir conserver et protéger les documents et données déposées contre toute altération. En étant un Espace Sécurisé de Conservation, le coffre-fort électronique permet de conserver des documents de manière durable mais, surtout, en assurant la traçabilité et en fournissant des mécanismes de contrôle d’intégrité de ces derniers. En permettant la conservation de l’intégralité du cycle de vie du document et en faisant en sorte qu’aucune modification n’ait pu l’altérer, le coffre garantit une restitution du document à l’identique de l’original, tout en préservant sa valeur.

– Réceptionner et lire des documents dématérialisés : La dernière fonctionnalité associée au coffre-fort électronique avec Open Bee est intrinsèquement liée aux deux premières : il s’agit de la possibilité de réceptionner et consulter les dits documents dématérialisés. A partir d’une boite mail ou d’un scanner d’un photocopieur, les fichiers et données peuvent être envoyés dans l’espace sécurisé de l’utilisateur. Dans ce dernier, ils peuvent être triés et classés.

Tous les employés travaillent au quotidien avec des informations et des documents sensibles, qu’ils soient d’ordre professionnels ou personnels. Ils les utilisent, les consultent et doivent également les stocker pour pouvoir les retrouver au fil du temps. En tant qu’outil en ligne hautement protégé, le coffre-fort numérique leur offre la possibilité de déposer, de lire ou de récupérer des documents dématérialisés tout en garantissant leur protection.

En effet, l’accès sécurisé à un coffre-fort électronique est personnalisé. Ainsi, seules les personnes disposant des autorisations d’accès peuvent entrer dans cet espace de stockage afin d’en examiner le contenu. Cela évite que n’importe qui puisse les examiner, les modifier ou encore les supprimer. Exit les curieux indiscrets : vous vous assurez des destinataires de chaque contenu dématérialisé entreposé dans cette zone sécurisée.
La sécurité et la confidentialité des documents stockés sont ainsi garanties.

En conservant des documents précieux dématérialisés, la solution de coffre-fort numérique permet de les rendre accessibles uniquement aux personnes autorisées. La fastidieuse recherche d’un document mal rangé dans une armoire physique ou mal classé dans un ordinateur disparaît alors. Depuis l’espace sécurisé du coffre-fort électronique, chaque collaborateur va pouvoir consulter, classer et partager avec aisance chaque fichier déposé.

Ainsi, les échanges entre les différents services comme les services administratifs, financiers et juridiques sont plus fluides, rapides et sereins. Une facilité et une réactivité d’échanges qui peuvent également se mettre en place entre plusieurs sites distincts d’une même société.

En pouvant déposer vos documents sensibles sur cet espace sécurisé directement depuis votre boite mail ou le scanner de votre photocopieur, vous et vos collaborateurs gagnez également en efficacité et en productivité. En effet, plus besoin de rechercher pendant des heures un papier administratif dématérialisé après l’avoir photocopié, de distribuer les bulletins de paie en main propre ou d’affranchir chaque courrier. En éliminant les tâches d’impression et de mise sous pli des bulletins de paie et des factures, vos collaborateurs vont pouvoir s’attarder sur d’autres tâches. Les tâches chronophages sont donc radicalement réduites grâce à la dématérialisation des papiers et au coffre-fort numérique.

La recherche de documents se trouve également grandement améliorée : les fichiers numériques stockés dans un coffre-fort électronique sont disponibles sur le long terme et depuis n’importe quel terminal. Cette mise à disposition simplifiée et protégée aux informations sensibles de l’entreprise ou de l’organisation permet donc d’être un levier de productivité et de performances pour les collaborateurs. Les employés retrouvent et partagent plus rapidement les dossiers et informations nécessaires, réduisant dès lors les délais de livraison et augmentant l’efficacité opérationnelle des équipes.

Enfin, le stockage virtuel des données numériques permet de désencombrer les locaux dédiés à l’archivage des papiers. Plus besoin d’aller aux archives et de perdre quelques heures dans la recherche d’un document papier : tout est accessible depuis un ordinateur ou un mobile. Un outil qui est également idéal pour vos collaborateurs itinérants ou en situation de télétravail.

L’utilisation d’un coffre-fort électronique permet aux sociétés d’établir une relation de confiance avec leurs clients, leurs fournisseurs et leurs partenaires. En effet, les documents numériques dématérialisés (factures de vente, bulletins de paie électroniques, etc.) sont directement intégrés dans les logiciels de gestion des clients, des fournisseurs et des partenaires. Cela renforce la transparence de l’entreprise et favorise la communication entre les différents acteurs.

En supprimant le papier et le transport dû à la distribution de certains papiers administratifs ou commerciaux comme les factures de vente ou encore les bulletins de salaires, la dématérialisation des documents participe à la diminution de l’empreinte écologique. En tant que composant essentiel de cette dématérialisation, le coffre-fort virtuel joue donc un rôle majeur dans l’image RSE que véhicule chaque organisation.