Tribune d’Expert : Évolution de la norme AFNOR NF Z 42‑026
La norme AFNOR NF Z 42-026 est une référence importante dans le domaine de la gestion de l’information et de la documentation en France.
Émise par l’Association Française de Normalisation (AFNOR), cette norme établit les conditions pour la numérisation fidèle de documents. C’est-a-dire, des spécifications pour qu’un document original papier soit numérisé, garantissant l’équivalence entre le format papier et le format numérique.
Dans les lignes qui suivent, nous aborderons en détail les modifications récentes de la norme AFNOR NF Z 42-026 et les réponses apportées par notre expert Jean-Louis Pascon pour mieux comprendre la nouvelle version de cette norme.
Consultant en dématérialisation depuis 35 ans
Membre de l’AFNOR, de l’ISO, de l’AIIM et de l’ETSI
DPO Partagé
Nouvelle version/Évolution de la norme AFNOR NF Z 42-026
Depuis le 1° octobre 2016, date de son entrée en vigueur, l’article 1379 du Code Civil prévoit que : « La copie fiable a la même force probante que l’original ». Ainsi, il est possible, depuis cette date, d’utiliser des copies numérisées, en lieu et place des originaux papiers.
Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 « relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil », décrit dans quelles conditions une copie peut être présumée fiable, c’est-à-dire dans quels cas. C’est à celui qui récuse une copie de prouver que celle-ci n’est pas fiable et non pas à celui qui l’a produite de prouver qu’il s’agit bien d’une « bonne » copie.
Bien que clair dans ces principes, ce décret n’apporte ni solutions pratiques, techniques, ou organisationnelles, à la production de copies fiables.
La norme AFNOR NF Z 42-026 (définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations) vient combler cette lacune. En effet, cette norme, qui date de mai 2017, décrit finement le processus pour réaliser des copies numériques fidèles aux originaux.
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Pourquoi une nouvelle version de la Norme AFNOR NF Z 42-026 ?
Dans un domaine en constant changement, comme la dématérialisation, il convient que les normes évoluent régulièrement afin d’être toujours en conformité avec l’état de l’art.
De plus, après plusieurs années d’utilisation quotidienne de cette norme, par les opérateurs de numérisation et les donneurs d’ordres, il est apparu qu’il existait quelques imperfections qu’il convenait de corriger.
En 2021, il a donc été décidé de la mettre à jour. Après plusieurs mois de travail d’une équipe d’experts et une enquête publique pilotée par l’AFNOR, une nouvelle version a été finalisée au début de cette année.
Quelles sont les évolutions majeures introduites par cette nouvelle norme ?
Pas de révolution, mais une adaptation aux pratiques et à l’utilisation de cette norme depuis six ans !
Tout d’abord, il n’y a plus de cas d’usage. Les distinctions entre flux (exemple, numérisation dans un service courriers) et fonds (reprise d’un stock d’archives), fonctionnement centralisé (site unique de numérisation) et fonctionnement décentralisé (exemple, dans des agences), qui semblaient être initialement pertinents, n’ont pas prouvé à l’usage leurs réels intérêts du point de vue opérationnel.
Il a donc été décidé de supprimer ces notions de la nouvelle version. Cela ne veut pas dire que ces concepts ne sont pas utiles, ils le sont dans la conception d’un projet de numérisation et la rédaction d’un cahier des charges, mais, d’un point de vue pratique, pour les opérations de numérisation au jour le jour, ils ne sont pas opérants.
Ensuite, la norme adopte un nouveau plan. Plus simple et plus cohérent que celui de la première version, il facilite grandement la lecture de celle-ci. Un ordre allant du plus général, la définition des équipements de l’opérateur, au plus spécifique, les contrôles des copies numériques livrées, a été retenu.
Par ailleurs, les exigences sont désormais numérotées et ne traitent plus qu’un seul sujet à la fois. Cette approche a permis de supprimer des ambiguïtés qui pouvaient exister dans la première version. Cette numérotation va faciliter les mises en conformité des systèmes de numérisation, notamment en autorisant la mise en forme simple des exigences sous la forme d’un tableau.
Enfin, le vocabulaire a été retravaillé pour être encore plus cohérent et plus explicite. Le principe : « un concept : un terme ou une expression » a été appliqué. Le style en a peut-être pâti, mais la lisibilité du texte en a été augmentée.
Pour le reste, les grands fondamentaux sont conservés.
Quels sont les éléments indispensables maintenus dans cette norme actualisée ?
La norme s’adresse toujours aussi bien à des prestataires de services qu’à des services internes d’entreprise ou d’administration.
Les 12 étapes du processus de numérisation, tel qu’ils avaient été imaginés initialement, ont été conservés. La très célèbre Convention de Numérisation (CdN) reste le document fondamental qui régit les relations entre le donneur d’ordres (celui qui veut faire numériser des documents) et l’opérateur (celui qui réalise les opérations de numérisation).
Le lot de documents de qualification est toujours la pierre angulaire des conventions de numérisation. Les lots de qualification permettent de valider ce qui est attendu lors des opérations de numérisation, aussi bien en termes de qualité d’images et d’indexation, que de complétude et de formats des livrables fournis par l’opérateur au donneur d’ordre.
Les méthodes de tests de numériseurs, avec mires de contrôle normalisées et utilisation de méthodes d’échantillonnage reposant sur des tables statistiques, sont toujours les piliers de la gestion de la qualité des copies produites.
En bref, c’est la même norme, mais en mieux.
De manière à aider les utilisateurs de celle-ci, deux documents seront bientôt disponibles.
D’une part, une FAQ permettra d’aider à la compréhension de cette norme. Elle fournira les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur l’utilisation de ce document.
D’autre part, le fascicule documentaire FD Z 42-018 (Imagerie électronique – Numérisation des documents de bureau – Acquisition d’un système de gestion électronique de documents – Guide pour l’élaboration d’un cahier des charges) va être republié afin d’intégrer la nouvelle version de la norme.
Voilà, vous savez maintenant presque tout concernant cette nouvelle version de la norme et des deux documents qui vont l’accompagner.
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