Comment améliorer la gestion de la qualité en entreprise ?
La gestion de la qualité est essentielle pour assurer la satisfaction des clients et la croissance de l’entreprise. Pour y parvenir, de nombreuses entreprises utilisent des systèmes de gestion électronique de documents (GED) afin de faciliter la collecte, l’organisation et la diffusion de documents importants relatifs à la qualité.
La solution GED : un outil incontournable pour la gestion de la qualité
Dans cette vidéo, nous explorerons comment une GED peut être utilisée pour améliorer la gestion de la qualité en entreprise. En automatisant les tâches vous pourrez faciliter la collaboration entre les employés et vous assurer d’une véritable conformité réglémentaire.
3 points clés pour la gestion de la qualité en entreprise
Une GED peut contribuer à améliorer la capacité de l’entreprise à
- Se conformer aux réglementations et aux normes de qualité
- Accroître l’efficacité opérationnelle
- Améliorer la qualité des produits.
1. La capacité à se conformer aux réglementations et normes de qualité
La mise en place d’un système de GED permet de stocker, organiser et gérer l’ensemble des documents de l’entreprise liés à la qualité (normes, certifications, procédures, protocoles, etc.). Cela permet d’assurer la traçabilité des documents et de faciliter l’auditabilité en cas de contrôle ou d’inspection.
Une plateforme GED peut également permettre de gérer des workflows de validation pour garantir que seuls les documents conformes aux exigences réglementaires et normatives sont validés et diffusés.
2. L’efficacité opérationnelle grâce à l’automatisation
Une GED permet de centraliser tous les documents relatifs à la qualité et d’automatiser certains processus de gestion documentaire. Cela permet d’économiser du temps ainsi que des ressources en réduisant la manipulation manuelle des documents, tout en accélérant la recherche et la récupération des documents.
3. Le suivi et le contrôle de la qualité des produits
Un outil GED peut contribuer à l’amélioration de la qualité des produits en accordant l’accès à des documents techniques destinés aux opérateurs de production, aux techniciens qualité et/ou aux ingénieurs. Avec l’automatisation, les processus de suivi et de contrôle qualité sont dynamisés permettant de réduire les risques d’erreurs et d’améliorer la traçabilité des produits.
La centralisation des données en lien avec la qualité dans une GED permettra d’analyser les performances de manière plus précise et ainsi de mettre en place des plans d’amélioration continue.
En centralisant l’ensemble de l’information en un point unique chacun des collaborateurs concernés dispose de la bonne version des documents.
Le module de travail collaboratif intégré dans la GED facilite grandement la rédaction, la mise à jour et la validation des documents.
Les formulaires électroniques aident aussi les équipes à simplifier la saisie et l’analyse de tout type de cas et de non-conformité.
Grâce au workflow et à la bibliothèque des modèles de questionnaires et de rapports, les tâches de planifications et de suivi des audits, sont aussi facilités.