Comment améliorer la gestion de la qualité en entreprise ?
La gestion de la qualité est essentielle pour assurer la satisfaction des clients et la croissance de l’entreprise. Pour y parvenir, de nombreuses entreprises utilisent un logiciel de gestion électronique de documents (GED) afin de faciliter la collecte, l’organisation et la diffusion de documents importants relatifs à la qualité.
La solution GED : un logiciel incontournable pour la gestion de la qualité
Dans cette vidéo, nous explorerons comment un logiciel GED peut être utilisée pour améliorer la gestion de la qualité en entreprise. En automatisant les tâches vous pourrez faciliter la collaboration entre les employés et vous assurer d’une véritable conformité réglémentaire.
3 points clés pour la gestion de la qualité en entreprise
Un logiciel GED peut contribuer à améliorer la capacité de l’entreprise à
- Se conformer aux réglementations et aux normes de qualité
- Accroître l’efficacité opérationnelle
- Améliorer la qualité des produits.
1. La capacité à se conformer aux réglementations et normes de qualité
La mise en place d’un logiciel GED permet de stocker, organiser et gérer l’ensemble des documents de l’entreprise liés à la qualité (normes, certifications, procédures, protocoles, etc.). Cela permet d’assurer la traçabilité des documents et de faciliter l’auditabilité en cas de contrôle ou d’inspection.
Une plateforme GED peut également permettre de gérer des workflows de validation pour garantir que seuls les documents conformes aux exigences réglementaires et normatives sont validés et diffusés.
2. L’efficacité opérationnelle grâce à l’automatisation
Une GED permet de centraliser tous les documents relatifs à la qualité et d’automatiser certains processus de gestion documentaire. Cela permet d’économiser du temps ainsi que des ressources en réduisant la manipulation manuelle des documents, tout en accélérant la recherche et la récupération des documents.
3. Le suivi et le contrôle de la qualité des produits
Un logiciel GED peut contribuer à l’amélioration de la qualité des produits en accordant l’accès à des documents techniques destinés aux opérateurs de production, aux techniciens qualité et/ou aux ingénieurs. Avec l’automatisation, les processus de suivi et de contrôle qualité sont dynamisés permettant de réduire les risques d’erreurs et d’améliorer la traçabilité des produits.
La centralisation des données en lien avec la qualité dans un logiciel GED permettra d’analyser les performances de manière plus précise et ainsi de mettre en place des plans d’amélioration continue.
En centralisant l’ensemble de l’information en un point unique chacun des collaborateurs concernés dispose de la bonne version des documents.
Le module de travail collaboratif intégré dans la GED facilite grandement la rédaction, la mise à jour et la validation des documents.
Les formulaires électroniques aident aussi les équipes à simplifier la saisie et l’analyse de tout type de cas et de non-conformité.
Grâce au workflow et à la bibliothèque des modèles de questionnaires et de rapports, les tâches de planifications et de suivi des audits, sont aussi facilités.
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Une aide précieuse dans le cadre d’une certification ISO 9001
La certification ISO 9001 repose sur la mise en place d’un système de management de la qualité (SMQ) qui garantit la maîtrise des processus et l’amélioration continue. Pour réussir cet audit, l’entreprise doit démontrer sa capacité à documenter, tracer et contrôler l’ensemble de ses procédures internes.
Une GED joue ici un rôle clé :
- Centralisation des documents qualité (procédures, modes opératoires, enregistrements, audits) dans un référentiel unique et à jour.
- Traçabilité et historisation : chaque version est horodatée, facilitant les contrôles et la démonstration de conformité.
- Workflows de validation qui sécurisent la diffusion des documents, en s’assurant que seuls les contenus approuvés sont utilisés.
- Accès facilité lors des audits : les équipes qualité disposent en temps réel des preuves nécessaires pour répondre aux exigences de l’ISO 9001.
En d’autres termes, la GED ne remplace pas le système de management de la qualité, mais elle en constitue un levier technologique qui simplifie grandement la préparation et le maintien de la certification.
La GED, un support logiciel adapté aux normes sectorielles et aux audits
Si la norme ISO 9001 constitue une référence en matière de management de la qualité, de nombreux secteurs d’activité doivent répondre à des exigences encore plus spécifiques.
- Industrie médicale et pharmaceutique : ISO 13485 impose une documentation rigoureuse sur les dispositifs médicaux, les procédés de fabrication et la gestion des risques. Une GED facilite la gestion des dossiers techniques, des validations et des enregistrements obligatoires.
- Automobile : IATF 16949 exige une traçabilité complète sur la conception, la production et le contrôle qualité. La GED centralise les plans, fiches techniques et rapports de contrôle, tout en offrant une visibilité accrue lors des audits des constructeurs.
- Agroalimentaire : ISO 22000 nécessite le suivi documentaire des procédures de sécurité sanitaire, des contrôles HACCP et des plans de prévention. Une GED assure que chaque document critique est à jour et facilement accessible lors des inspections.
Dans chacun de ces contextes, un logiciel GED devient un socle documentaire fiable pour la gestion de la qualité, capable de gérer :
- la versioning des documents,
- la traçabilité des validations,
- l’archivage sécurisé des preuves de conformité.
De plus, les entreprises soumises à des audits internes ou externes (clients, certificateurs, autorités de contrôle) bénéficient d’un gain de temps considérable : au lieu de rechercher manuellement des dossiers dans des classeurs ou des partages réseau, toutes les preuves documentaires sont accessibles en quelques clics, organisées et horodatées. Le logiciel GED facilite également le suivi post-audit, en permettant d’assigner et de tracer les actions correctives directement via des workflows.
