Le coffre-fort électronique

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FAQ » Le coffre-fort électronique

Sommaire :

1.Coffre-fort électronique : définition
2.Le coffre-fort et la certification NF
3.Pourquoi les entreprises doivent-elles utiliser un coffre-fort électronique ?

La transformation numérique des entreprises pose la question de l’archivage des dossiers numérisés. Le coffre-fort numérique fait partie des composants essentiels d’un système d’archivage électronique.

Définition du coffre-fort électronique

Coffre-fort numérique en clair

Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?

Un coffre-fort électronique est un espace de stockage permettant d’assurer intégrité et disponibilité des documents qui y sont conservés. Sa fonction est de conserver et de protéger des documents numérisés sensibles, qu’ils soient professionnels ou personnels.
Intégrés dans le système d’archivage électronique, ils sont consultables à tout moment et en toute sécurité. Il permet donc de dématérialiser des documents en sécurisant leur stockage dans le long terme.
On parle plus communément de composant coffre-fort électronique (CFE) ou de coffre-fort numérique (CCFN).

Tout comprendre sur le coffre fort électronique

Le coffre-fort et la certification NF

Un coffre-fort électronique répond à des critères d’exigences

Le coffre-fort numérique est défini par l’article 103 du code des postes et des communications électroniques qui prévoit la définition et les modalités de ce service.
Pour pouvoir être conforme, un coffre-fort numérique répond à plusieurs critères d’exigences définis par la marque collective de certification NF. Avoir un produit certifié NF indique aux consommateurs que le produit respecte des normes prédéfinies : la solution de coffre-fort est donc de qualité et de confiance.
Les normes NF sont délivrées par Afnor Certification, une filiale du groupe AFNOR (Association Française de NORmalisation).
La certification NF du coffre-fort électronique repose sur la norme NF 42-020 et le référentiel NF 203.  

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4 raisons pour utiliser un coffre-fort numérique

Pourquoi les entreprises doivent-elles utiliser un coffre-fort électronique ?

1. Un CFE protège les données numériques personnelles et professionnelles

Etant un outil en ligne hautement sécurisé, un coffre-fort numérique offre la possibilité à un utilisateur de déposer ou récupérer des documents en garantissant leur protection.
L’accès sécurisé est personnalisé. Seules les personnes disposant des codes d’accès peuvent entrer dans l’espace de stockage pour consulter le contenu du coffre-fort numérique. Cela évite que n’importe qui puisse les consulter, les modifier ou encore les supprimer. La sécurité et la confidentialité des documents stockés sont ainsi garanties.

2. Une simplification des échanges entre les services et les entreprises

Au sein d’une entreprise, le coffre-fort numérique représente une solution pratique permettant de faciliter la gestion des documents. A partir de votre boite email ou du scanner d’un photocopieur, les documents sensibles sont envoyés dans un espace sécurisé où ils seront classés et archivés. Il est alors possible de les lire, les classer et les partager avec aisance.

3. Un service de coffre-fort numérique augmente la productivité des collaborateurs

Les échanges de documents comme la distribution des bulletins de paie numérique des collaborateurs ou l’envoi des factures dématérialisées dans un coffre-fort électronique font gagner du temps aux collaborateurs. En éliminant les tâches d’impression et de mise sous pli, la productivité augmente en leurs permettant de s’occuper d’autres tâches.
Tous les documents stockés dans un coffre-fort numérique sont disponibles et peuvent être aisément retrouvés sur le long terme. De plus, le stockage virtuel des documents permet de désencombrer les locaux dédiés à l’archivage des papiers.

4. Une solution de dématérialisation offrant une meilleure image de l’entreprise

L’utilisation d’un coffre-fort électronique permet aux entreprises d’établir une relation de confiance avec leurs clients, leurs fournisseurs et partenaires. Les documents numériques dématérialisés directement intégrés dans les logiciels de gestion des clients, des fournisseurs et des partenaires permettent de renforcer la transparence de l’entreprise. La confiance s’en trouve alors renforcée.
De plus, grâce à la dématérialisation, le coût d’acquisition et d’usage des équipements et processus d’impression et de mise sous pli (papier, carton, plastique, etc) sont éliminés ou fortement réduits.


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