Le coffre-fort électronique
Sommaire :
La transformation numérique des entreprises pose la question de l’archivage des dossiers numérisés. Le coffre-fort numérique fait partie des composants essentiels d’un système d’archivage électronique (SAE).
Définition du coffre-fort électronique
Coffre-fort numérique en clair
Un coffre-fort électronique est un espace de stockage permettant d’assurer intégrité et disponibilité des documents qui y sont conservés. Sa fonction est de conserver et de protéger des documents numérisés sensibles, qu’ils soient professionnels ou personnels.
Intégrés dans le système d’archivage électronique, ils sont consultables à tout moment et en toute sécurité. Il permet donc de dématérialiser des documents en sécurisant leur stockage dans le long terme.
On parle plus communément de composant coffre-fort électronique (CFE) ou de coffre-fort numérique (CCFN).
Le coffre-fort et la certification NF
Le coffre-fort numérique est défini par l’article 103 du code des postes et des communications électroniques qui prévoit la définition et les modalités de ce service.
Pour pouvoir être conforme, un coffre-fort numérique répond à plusieurs critères d’exigences définis par la marque collective de certification NF. Avoir un produit certifié NF indique aux consommateurs que le produit respecte des normes prédéfinies : la solution de coffre-fort est donc de qualité et de confiance.
Les normes NF sont délivrées par Afnor Certification, une filiale du groupe AFNOR (Association Française de NORmalisation).
La certification NF du coffre-fort électronique repose sur la norme NF 42-020 et le référentiel NF 203.
En savoir plus sur la certification NF AFNOR Coffre-fort électronique
Pourquoi les entreprises doivent-elles utiliser un coffre-fort électronique ?
5 raisons pour utiliser un coffre-fort numérique
Étant un outil en ligne hautement sécurisé, un coffre-fort numérique offre la possibilité à un utilisateur de déposer ou récupérer des documents en garantissant leur protection.
L’accès sécurisé est personnalisé. Seules les personnes disposant des codes d’accès peuvent entrer dans l’espace de stockage pour consulter le contenu du coffre-fort numérique. Cela évite que n’importe qui puisse les consulter, les modifier ou encore les supprimer. La sécurité et la confidentialité des documents stockés sont ainsi garanties.
Archivage électronique : Recevez les éléments clés à retenir sur cette solution
Au sein d’une entreprise, le coffre-fort numérique représente une solution pratique permettant de faciliter la gestion documentaire. À partir de votre boite email ou du scanner d’un photocopieur, les documents sensibles sont envoyés dans un espace sécurisé où ils seront classés et archivés. Il est alors possible de les lire, les classer et les partager avec aisance.
Les échanges de documents comme la distribution des bulletins de paie numérique des collaborateurs ou l’envoi des factures dématérialisées dans un coffre-fort électronique font gagner du temps aux collaborateurs. En éliminant les tâches d’impression et de mise sous pli, la productivité augmente en leur permettant de s’occuper d’autres tâches.
Tous les documents stockés dans un coffre-fort numérique sont disponibles et peuvent être aisément retrouvés sur le long terme. De plus, le stockage virtuel des documents permet de désencombrer les locaux dédiés à l’archivage des papiers.
L’utilisation d’un coffre-fort électronique permet aux entreprises d’établir une relation de confiance avec leurs clients, leurs fournisseurs et partenaires.
Les documents numériques dématérialisés directement intégrés dans les logiciels de gestion des clients, des fournisseurs et des partenaires permettent de renforcer la transparence de l’entreprise. La confiance s’en trouve alors renforcée.
De plus, grâce à la dématérialisation, le coût d’acquisition et d’usage des équipements et processus d’impression et de mise sous pli (papier, carton, plastique, etc) sont éliminés ou fortement réduits.
Engager votre entreprise dans la réduction de son empreinte carbone est un pas important vers un avenir durable. L’adoption d’un coffre-fort numérique comme système d’archivage électronique représente non seulement une avancée significative dans la protection des données et la simplification des échanges, mais est également un atout majeur pour l’environnement.
Une récente étude de Serda Archimag a démontré que le stockage de données dans un coffre-fort numérique génère une empreinte carbone plus faible que celle associée à l’envoi d’emails avec pièces jointes. Cette économie de ressources contribue grandement à l’effort écologique et renforce l’image de responsabilité sociale de l’entreprise.