Tout comprendre sur le coffre-fort électronique
Dans un contexte réglementaire en pleine évolution, notamment avec les lois de simplification dans le domaine social et fiscal, le coffre-fort électronique est au cœur de l’actualité des entreprises. Vous souhaitez dématérialiser et sécuriser vos documents professionnels tels que les bulletins de paie, les factures ou autres ? Cet article accompagné de la vidéo décrypte l’essentiel à retenir.
L’utilité d’un coffre-fort numérique
Dans le cadre de l’évolution du système d’information de mon entreprise, à quoi un coffre-fort numérique peut-il me servir ?
Avec un coffre-fort électronique, vous pouvez :
- Mettre en place un archivage à vocation probatoire : vos documents sont conservés durablement au format électronique et pourront être présentés en cas, par exemple, de contestation ou de contrôle d’une administration.
- Préserver la confidentialité de vos informations et de vos échanges : vos documents sont protégés des risques de consultation et de détournement non autorisés
- Assurer la sécurisation de vos données : en archivant une copie électronique fiable de vos documents papier, vous vous préservez des risques de vol, perte et détérioration auxquels sont exposés ces derniers dans les archives classiques
Le fonctionnement du coffre-fort :
Un coffre-fort électronique est une option de votre solution de gestion documentaire, dont le processus de conservation s’effectue en deux étapes : le scellement numérique puis l’archivage.
Lorsque vous déposez vos documents, un scellement numérique y est effectué pour en garantir l’intégrité. Il s’opère alors une signature électronique pour authentifier l’auteur du dépôt, un horodatage pour certifier la date de ce dépôt et, enfin, un calcul d’empreinte numérique pour assurer la non-modification du document dans le temps.
Tous les documents sont ensuite archivés numériquement dans le coffre-fort où des procédures de vérification périodique d’intégrité, de traçabilité et de gestion des actions et des utilisateurs sont réalisées.
Comment puis-je accéder à mes données stockées et où sont-elles hébergées ?
En tant que collaborateur de votre société, il vous suffit de vous identifier en vous connectant depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone et de renseigner votre login et mot de passe personnels, ainsi que le code reçu par SMS, si vous avez souscrit à une option de sécurité complémentaire.
Les avantages apportés par un coffre-fort électronique
Grâce à une solution de coffre-fort électronique, il est possible de garantir la pérennité, l’intégrité, la disponibilité mais aussi la confidentialité de vos données.
Une garantie d’accessibilité dans le temps
Vous vous assurez ainsi d’opérer votre transformation digitale dans le respect de la légalité et vous vous prémunissez des risques de détournement ou de destruction d’informations.
Parmi les différents acteurs du marché proposant un coffre-fort électronique, certains sont labellisés et d’autres non, pourquoi ?
Le label : une garantie de conformité
Des organismes comme la Fédération Numérique des Tiers de Confiance décernent un label. Il garantit que la solution a été développée en respectant un référentiel strict, en conformité avec la norme AFNOR NF Z42-020, et que le logiciel a été audité par un expert.