La facture électronique : définition
Sommaire :
1. Facture électronique : définition
2. Quels sont les prérequis pour une facture électronique conforme ?
3. Que dit la réglementation française ?
4. Quels sont les objectifs de la réforme 2024 ?
Une facture est un document contractuel (commercial, comptable et juridique) présentant les détails d’une transaction commerciale passée, le vendeur émet alors une facture de vente destinée à l’acheteur, qui constitue pour lui une facture d’achat. En France, le format papier reste majoritaire dans les échanges B2B et B2C, cependant la facture électronique s’impose dans le cadre d’une démarche de transformation digitale globale des entreprises.
Facture électronique : définition
Facture électronique en clair
Une facture électronique est émise, transmise puis reçue dans un format numérique et structuré. Son traitement peut ainsi être automatisé pour les différents services d’une entreprise. En comptabilité, on différencie la facture de vente et d’achat. Une facture ne peut être modifiée ou annulée, c’est pourquoi il existe également des variantes appelées notes de crédit (avoir) ou de débit.
Selon l’article 289 du Code général des impôts, pour qu’une facture soit reconnue comme « électronique » elle doit respecter 3 points techniques fondamentaux :
– L’authenticité : prouver que l’émetteur de la facture est bien celui qui est mentionné dans les données du document.
– La lisibilité : assurer de la lisibilité du document numérique dans le temps.
– L’intégrité : le contenu de la facture ne peut être modifié ou falsifié durant toute la durée de sa conservation légale.
Pour remplir ces conditions, il existe 3 procédés permettant de rendre ce document comptable légal :
– La norme sécurisée : correspond à la mise en œuvre de procédures définies par décret, qui imposent aux émetteurs et aux destinataires du document de respecter la présence de mentions obligatoires sur la facture (32 mentions seront exigées dans le cadre de la réglementation). Ce système repose sur plusieurs formats : EDI (Echange de Données Informatisé), XML ou encore un fichier PDF joint.
– La signature électronique : procédé reposant sur un certificat qualifié ou bien un cachet serveur RGS** pour garantir l’identité de la personne morale (émetteur). Si la facture au format PDF simple n’est pas signée via ce mode électronique, alors le document comptable n’a pas de valeur légale.
– La PAF (piste d’audit fiable) : mode de contrôle documenté et permanent pour établir une traçabilité entre les factures émises et reçues. Ce processus de facturation permet une gestion des factures en ayant les informations relatives au cycle de vie du document (des divers états de validation au paiement).
En France, la généralisation de ce format fait partie de la loi finance 2020. Elle s’adresse aux particuliers et aux entreprises qui sollicitent la facture électronique pour ses nombreux avantages (gain de temps, économie financière, meilleure sécurité et traçabilité).
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Que dit la réglementation française ?
La loi finance 2020 sur la facture électronique
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises qui traitent avec le secteur public se doivent de transmettre leurs factures au format numérique, via la plateforme publique Chorus Pro.
L’ordonnance du 15 septembre 2020, prévoit également la généralisation de la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA (secteur privé), selon un calendrier pour la réforme, établi par taille de société pour 2024.
– Simplifier la gestion des factures ainsi que les obligations déclaratives en matière de TVA, grâce au pré-remplissage des déclarations
– Renforcer la compétitivité des entreprises grâce à un allégement de la charge administrative, et à la diminution des délais de paiement
– Lutter contre la fraude à la TVA
– Améliorer la connaissance de l’activité des entreprises
