A quoi sert un coffre-fort numérique ?
Sommaire :
1. Comment le coffre-fort numérique conserve les documents et les données dans le temps ?
2. Comment le coffre-fort électronique garantit l’intégrité et la traçabilité des données stockées ?
Un coffre-fort numérique est un outil de stockage sécurisé pour les documents et les informations sensibles. Il peut être utilisé pour conserver et protéger des documents importants sans craindre la perte des données ou des accès non autorisés tout en garantissant leur intégrité.
A quoi sert un coffre-fort numérique ?
Un composant coffre-fort numérique pour stocker à durée indéterminée ces documents
En tant qu’outil de stockage sécurisé, le coffre-fort numérique est considéré comme un lieu de conservation accessible à long terme. Ainsi, les documents stockés sont disponibles sur de nombreuses années, sans perte de qualité ou de dégradation.
Les types de documents stockés peuvent être des fichiers, des groupes de fichiers, des fichiers associés à des métadonnées les décrivant, des fichiers accompagnés d’une signature électronique et des fichiers chiffrés.
Même si les technologies évoluent, les fonctionnalités de préservation des données permettent au coffre-fort numérique de maintenir dans le temps les données qui y sont stockées. De plus, des fonctionnalités automatiques de gestion, des différents formats de fichiers, garantissent la pérennité des données. C’est pourquoi, les documents et les données déposés dans le coffre-fort électronique seront disponibles pendant de nombreuses années après leur dépôt.
Accessible en ligne, le coffre-fort électronique permet d’accéder à ses documents à tout moment, mais aussi de n’importe où, à condition de disposer des informations de connexion adéquates.
De plus, ce type d’outil est très sécurisé, ce qui offre une protection supplémentaire contre les tentatives de vol de données.
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Un composant coffre-fort électronique pour garantir l’authenticité des documents conservés
Le coffre-fort numérique est destiné à la conservation d’informations numériques dans des conditions lui permettant de garantir leur intégrité dans le temps.
Différentes technologies et techniques empêchent toute modification ou suppression (accidentelle ou intentionnelle) des documents stockés :
• Un contrôle d’accès permet aux administrateurs de contrôler qui a accès à quels documents. Cette fonctionnalité aide à détecter et à prévenir les accès non autorisés.
• Un cryptage avancé et une authentification forte empêchent tout accès non autorisé, protégeant ainsi les données stockées dans le coffre-fort numérique.
• L’historique des modifications permet de détecter et prévenir des modifications non autorisées en enregistrant tout changement apporté à un document, la date et l’heure ainsi que le nom de la personne ayant effectué la manipulation.
• Un journal de surveillance peut informer l’administrateur sur les actions effectuées par les utilisateurs sur le document (visualisation, modification ou suppression). Toutes les activités effectuées sur les documents stockés dans le coffre-fort sont suivies et notifiées. Des alertes en cas de tentative d’accès non autorisé ou de modification d’informations peuvent être configurées.
• La signature électronique apposée sur les documents conservés permet de garantir leur intégrité depuis l’enregistrement dans le coffre-fort numérique.
• Des sauvegardes automatiques des coffres-forts électroniques garantissent l’intégrité et la préservation des documents en cas de problème technique.
En utilisant ces fonctionnalités et ces techniques, le coffre-fort numérique peut garantir la traçabilité des données et ainsi aider à maintenir l’intégrité, la qualité et la fiabilité des informations enregistrées.
Pour les entreprises, les coffres-forts électroniques sont donc utilisés comme des lieux de conservation dans le temps des documents viables en raison de leur stockage sécurisé, de leur accessibilité à long terme mais également de leur capacité à préserver les données à travers les années.
Ainsi, les lois et les réglementations en matière de conservation de données sont respectées, leur permettant d’utiliser au quotidien un système de coffre-fort électronique en toute sérénité.
