À quoi sert une GED ?
Sommaire :
1. Quelle est l’utilité de la GED pour les entreprises ?
2. Comment passer au zéro papier avec la GED ?
Quelle est l’utilité de la GED pour les entreprises ?
Un outil d’aide à la décision
La GED est un système de gestion documentaire souvent connue par ses capacités à centraliser tous les documents en un point unique, ce qui simplifie considérablement la collaboration entre les services au sein d’une entreprise. Cependant, à l’ère de l’IA, la GED évolue et s’enrichit de fonctionnalités avancées, devenant ainsi un puissant outil d’aide à la décision et offrant une sécurité renforcée.
- Comment ?
Elle permet une intégration aisée avec des outils métiers spécifiques, optimisant ainsi les processus décisionnels au sein des organisations. Les informations des ERP sont donc centralisées dans le tableau de bord de la GED, à l’aide des widgets, permettant ainsi une prise de décision plus éclairée.
Un système pour sécuriser les documents
Au-delà de ses capacités stratégiques, la GED sert principalement à sécuriser les documents, allant des documents du quotidien aux documents plus sensibles de l’entreprise.
- Comment ?
Avec ses fonctionnalités de contrôle d’accès, elle permet aux administrateurs de définir qui peut consulter, modifier ou partager chaque document ou dossier. Cette granularité des permissions s’adapte aux besoins spécifiques de chaque entreprise et à la sensibilité des informations traitées.
La GED offre également une traçabilité complète de l’activité documentaire. Chaque action effectuée sur un document est enregistrée, de sorte que l’on puisse facilement retracer qui a accédé à un document, qui l’a modifié et à quel moment.
La gestion de versions est un autre aspect fondamental de la sécurité documentaire dans la GED. À chaque modification d’un document, une nouvelle version est créée et sauvegardée, ce qui permet de maintenir un historique des évolutions du document. Cette fonctionnalité prévient la perte de données importantes en cas de modifications indésirables et permet de revenir à une version antérieure si nécessaire.
Comment passer au zéro papier avec la GED ?
La numérisation intelligente de la GED
La GED est l’outil de prédilection pour les entreprises cherchant à réduire leur utilisation de papier et à effectuer une transition en douceur vers une gestion 100 % numérique. Elle se présente comme une alliée de taille dans le passage au zéro papier, permettant une gestion électronique complète des documents tout en conservant la flexibilité nécessaire pour traiter les documents papier résiduels.
Concrètement, la GED sert à faciliter cette transition grâce à des fonctionnalités telles que la numérisation intelligente. Les documents papiers sont rapidement numérisés, indexés avec précision par la reconnaissance optique de caractères (OCR) et intégrés dans la base documentaire électronique. Cette approche hybride rend les dossiers numériques aisément accessibles et parfaitement organisés, simplifiant ainsi la recherche et la gestion au quotidien.
Découvrez en détail les fonctionnalités de la GED
Un archivage plus écologique
Mais la numérisation n’est que le début. Le véritable avantage de la GED réside dans ses fonctionnalités d’archivage. Grâce aux moteurs de recherche avancée, les documents sont retrouvés beaucoup plus rapidement. Et contrairement à l’archivage papier qui peut être coûteux et peu durable, l’archivage numérique offre une efficacité et une longévité accrues pour les documents d’entreprise, tout en réduisant l’empreinte écologique.
Selon une étude basée sur un référentiel de Serda Conseil, l’impact environnemental d’un système d’archivage électronique est significativement moindre par rapport aux méthodes classiques. Par exemple, sur une période de cinq ans, l’archivage numérique peut générer 0.8 g de eCO2, alors que l’archivage papier génère 54 g de eCO2, soit 67,5 fois plus. Cela positionne le coffre-fort numérique comme une solution d’archivage à faible impact carbone, marquant un pas de plus vers une gestion documentaire durable et respectueuse de l’environnement.
Découvrez l’étude complète : Comment l’archivage numérique réduit l’empreinte de carbone ?
Le coffre-fort pour une conformité aux réglementations
Un autre aspect fondamental de l’utilité de la GED concerne la conformité réglementaire pour les documents d’entreprise. Pour qu’un document numérisé soit légalement valable, il est impératif que la solution GED soit en mesure de maintenir son intégrité.
Autrement dit, il doit être possible de prouver que le document est demeuré inchangé avec le temps et qu’il représente fidèlement l’action ou l’information originale.
De plus, la loi impose des durées de conservation distinctes pour chaque type de document. Ces délais légaux sont déterminés en fonction de l’importance et de la fonction du document pour l’entité. Par exemple, conformément au code de commerce, certaines pièces comptables sont requises par la législation d’être conservées pendant un minimum de dix ans.
L’essentiel à retenir sur l’utilité de la GED pour les entreprises
En résumé, l’essentiel à retenir sur l’utilité de la GED pour les entreprises se concentre autour de :
- Faciliter la prise de décision grâce à la centralisation et à l’intégration des données.
- Protéger et contrôler l’accès aux documents, avec un suivi précis des modifications.
- Accompagner la transition vers le zéro papier via une numérisation et un archivage numérique efficaces.
- Réduire l’empreinte écologique comparativement à l’archivage papier.
- Assurer la conformité réglementaire, respectant la validité et les durées de conservation des documents.
L’adoption d’une GED est un pas stratégique vers une gestion durable et performante des documents d’entreprise.
