Comment utiliser une GED ?
Sommaire :
1. Classer et organiser les documents de l’entreprise
2. Utiliser les fonctionnalités basiques de la GED
3. Lister tous les outils de la GED
4. Allez au-delà avec les fonctionnalités méconnues de la GED
Les fonctionnalités classiques de la GED, comme l’organisation et le classement des documents, sont bien connues. Cependant, elle va bien au-delà en offrant des solutions avancées, telles que la traçabilité des actions, la sécurité ou l’automatisation des validations. Explorons en détail l’utilisation d’une GED et découvrons tout ce qu’il est possible de réaliser avec chaque fonctionnalité.
Classer et organiser les documents de l’entreprise
Les documents organisés de manière automatique
Bien que le classement des documents soit une fonctionnalité familière des systèmes de gestion électronique de documents, il mérite d’être examiné de plus près. Comme pour les dossiers Windows, une GED fonctionne avec des dossiers et sous-dossiers, que chaque utilisateur peut paramétrer en fonction de ses besoins.
L’avantage majeur d’une GED réside dans ses outils d’automatisation. Par exemple, grâce à la capture intelligente, dès qu’un document est déposé dans la GED, l’outil reconnaît automatiquement de quoi il s’agit, son format et son contenu et le classe dans le bon dossier pour la bonne équipe de votre entreprise. Mieux qu’un simple système d’exploitation, votre arborescence s’organise et se sécurise intelligemment. C’est presque comme avoir une IA dans son ordinateur, ex : vous déposez un document, et il fait le reste.
Exemple : classement et automatisation de bulletin de paie
Une fois tout paramétré, le bulletin de paie sera directement classé dans le dossier dédié aux bulletins de paie de chaque employé et ensuite envoyé au salarié concerné, sans aucune action manuelle supplémentaire.
Découvrez l’automatisation des bulletins de paie avec la vidéo ci-dessous :
Utiliser les fonctionnalités basiques de la GED
Partage sécurisé de documents
Avec une GED, il est très facile de partager des documents de manière sécurisée, aussi bien avec des personnes internes qu’externes à l’entreprise. Vous avez deux options pour cela :
- Il est possible de créer un accès rapide sur le tableau de bord. Une fois configuré, il suffit de cliquer sur Partager un document et de naviguer dans l’arborescence pour sélectionner le document à partager. L’adresse email du destinataire peut être saisie, ou bien un utilisateur courant peut être choisi dans la liste déroulante. La durée de validité du lien de partage peut être définie (de 1 jour à illimitée), et l’ajout d’un mot de passe est également possible pour sécuriser l’accès. Un message additionnel peut être envoyé si nécessaire. Le partage est alors finalisé en un clic.
- La seconde méthode est de passer directement par le document lui-même dans la zone documentaire. En cliquant sur Plus d’actions et en sélectionnant Partager le document, il est possible d’accéder au même formulaire de partage, avec les mêmes options de configuration mentionnées.
Gestion des tâches dans la GED
Un autre atout de la GED Open Bee réside dans sa capacité à faciliter la gestion des tâches, en offrant des notifications et des outils de suivi pour un traitement optimal des documents.
Une notification est envoyée dès qu’une tâche est assignée, soit par attribution manuelle, soit par une configuration définie au préalable (circuit de validation), comme pour la validation de toutes les factures arrivant dans la GED.
Une pastille indique le nombre de tâches en attente dans le menu À traiter. En accédant à ce menu, la liste des tâches s’affiche, montrant celles attribuées pour validation. Il suffit alors de sélectionner la tâche, d’ouvrir le document, de le vérifier, puis de choisir entre validation ou refus. Une fois la tâche validée, la liste de tâches est vidée, accompagnée d’un message de fin de session.
- Exemple :
Les cas d’usages les plus populaires sont : la validation des factures fournisseurs avant le paiement, les notes de frais avant remboursement, les formulaires remplis par les collaborateurs (comme demandes de congés, de matériels) ou simple demande de validation d‘une version de document déposé dans la GED.
À part les utilisations plus courantes, plusieurs scenarios sont possibles, la fonctionnalité de formulaires de la GED permet, par exemple, de mettre en place une enquête de satisfaction client (car le paramétrage de ce formulaire ne s’arrête pas à l’usage interne). Le workflow peut être utilisé pour des relances sur la facturation client, ou la validation des achats.
L’édition des documents : gestion de versions et historique
Puisque la GED est conçue pour une gestion documentaire avancée, l’édition de documents Word devient à la fois simplifiée et sécurisée. Il est possible de modifier un document tout en conservant un historique des versions, ce qui garantit une traçabilité complète en enregistrant qui a contribué et à quel moment. Les métadonnées associées aux modifications sont accessibles pour garder une transparence totale.
Listez tous les outils de la GED
La GED propose une gamme complète d’outils pour optimiser la gestion documentaire et adapter les flux de travail aux besoins spécifiques de chaque utilisateur. En plus des outils mentionnés comme le classement automatique, elle propose une recherche intelligente avec des raccourcis pour un accès rapide, et un système d’OCR multi-langue pour rendre le contenu des documents consultable.
Pour faciliter la mobilité, une application smartphone est disponible, synchronisée avec les environnements Windows. La GED propose également un suivi du cycle de vie pour une traçabilité complète et pour respecter les réglementations en matière de stockage obligatoire de vos documents professionnels. Tandis que des outils de génération de statistiques permettent d’analyser les données de gestion.
Sur la plateforme Open Bee la sécurité est au cœur de la plateforme. Elle est notamment assurée avec des paramétrages avancés, comme la double authentification, la gestion de mots de passe et des espaces confidentiels. Pour le travail collaboratif, elle offre une Virtual Data Room, des outils de workflow, et un extranet documentaire.
Enfin, des fonctionnalités spécialisées enrichissent cette GED survitaminée, telles que l’horodatage des documents, la signature électronique, l’export comptable, et des modules pour la gestion des notes de frais, l’archivage de bulletins de paie, et même l’envoi par courrier postal.
Consultez notre matrice de comparaison GED pour lister l’ensemble de vos besoins en matière de gestion documentaire.
Allez au-delà avec les fonctionnalités méconnues de la GED
Email capture
Parmi les outils souvent méconnus de la GED, il y a la possibilité de capturer automatiquement les emails et leurs pièces jointes. Par exemple, vos emails peuvent être automatiquement classés dans un espace de travail numérique, soit dans un répertoire Windows, soit dans le portal GED, sans aucune action manuelle. Ce type d’outil assure également la synchronisation régulière de vos emails, selon les règles que vous avez définies, et garantit que toutes les informations importantes sont sauvegardées et accessibles à tout moment.
C’est particulièrement utile pour les personnes qui gèrent beaucoup de business par email et qui souhaitent sauvegarder leurs communications tout en les rendant accessibles à d’autres. C’est pourquoi on dit que la puissance de la GED dépend des besoins spécifiques de chacun, car cette fonctionnalité ne sera certainement pas utile à tout le monde.
Gestion de multi-sociétés
Une autre fonctionnalité méconnue est la possibilité de gérer plusieurs entités d’un même groupe à partir de plusieurs portails GED connectés. Concrètement, il est possible d’assigner des tâches à des collaborateurs situés dans d’autres structures, de leur accorder des accès en lecture ou en écriture à des dossiers spécifiques, et même de lancer des recherches simultanées sur plusieurs portails.
Ce type d’outil permet aussi de partager facilement des documents entre les entités, centralisant ainsi l’information et facilitant la collaboration entre sites dispersés. Pour les organisations multi-sites, cette option offre une gestion unifiée et simplifiée de l’ensemble des activités documentaires.
Une GED connectée et interopérable
En plus de toutes ces fonctionnalités de base, les possibilités de la GED vont encore plus loin, puisqu’elle peut se connecter à plus de 100 outils différents, notamment des logiciels de messagerie, des ERP, et d’autres plateformes collaboratives. La GED offre également un kit API permettant des connexions sur mesure, garantissant une intégration harmonieuse et personnalisée dans votre environnement de travail.
Grâce à cette interopérabilité, la GED s’adapte parfaitement aux besoins spécifiques de chaque organisation, renforçant ainsi son efficacité et sa capacité à centraliser et automatiser les flux documentaires.
