TPE ou PME : Quel logiciel GED choisir pour sécuriser la gestion documentaire ?
Comprendre les enjeux liés au choix d’un logiciel de gestion électronique de documents pour votre PME implique d’aborder des points clés tels que la nécessité d’une solution adaptée à vos activités sans être surchargée de fonctionnalités superflues. L’importance d’une interface utilisateur intuitive pour une adoption rapide par vous et votre équipe, et l’équilibre entre le coût et les bénéfices tangibles.
La sécurité reste un impératif pour protéger vos informations sensibles, tandis que la flexibilité en termes de stockage et d’archivage est cruciale pour accompagner le développement de votre volume de données. Ainsi, l’évolutivité du système doit soutenir la croissance de votre entreprise.
L’objectif de cet article n’est pas seulement de mettre en lumière les avantages d’une gestion documentaire efficace ; il vise prendre en compte votre contexte opérationnel spécifique, vous aider à poser les bonnes questions et à évaluer les offres disponibles, afin de faire un choix éclairé qui favorisera la croissance tout en respectant les normes imposées par votre secteur d’activité ou la législation.
1. Déterminer vos besoins réels en gestion documentaire de votre PME
2. Les fonctionnalités essentielles de la GED pour votre PME
3. Analyser les coûts et le retour sur investissement
4. Prioriser la sécurité dans le choix d’un logiciel de GED
Quel est le véritable enjeu d’une gestion documentaire adaptée pour les PME ?
Les petites et moyennes entreprises doivent jongler entre efficacité opérationnelle et contraintes budgétaires. Une gestion documentaire performante est cruciale : elle peut signifier la différence entre une réponse rapide à une opportunité de marché et un retard coûteux dû à des documents égarés ou mal classés.
Contrairement aux grandes entreprises disposant de départements IT dédiés, les PME doivent souvent compter sur des solutions moins personnalisables, qui doivent néanmoins être performantes dès leur intégration. De plus, ces entreprises ont besoin de systèmes qui puissent évoluer avec elles, sans nécessiter de remaniements coûteux ou de longues périodes d’adaptation.
Déterminer vos besoins réels en gestion documentaire de votre PME
Avant de se perdre dans un océan d’options de logiciels de gestion documentaire, il est nécessaire de réfléchir de manière méthodique et orientée vers l’avenir, pour assurer que la solution choisie reste pertinente à mesure que l’entreprise évolue.
A. Audit de vos documents : quantité et typologie
La première étape consiste à identifier la quantité et le type de documents que votre entreprise manipule régulièrement, car chaque type de document peut requérir des fonctionnalités différentes pour les gérer. Ce recensement peut inclure des documents internes (rapports, contrats de travail, dossiers employés) et externes (factures, contrats client, correspondances légales), ainsi que des formats variés, allant des textes aux images et vidéos, si votre secteur d’activité le requiert.
Pensez également à la fréquence de mise à jour de ces documents : certains nécessitent-ils des révisions régulières ou sont-ils archivés dès leur création ?
B. Comprendre vos processus de travail actuels
L’analyse des processus en place est un prérequis à l’optimisation par un logiciel de gestion pour les PME. Quels sont les parcours typiques d’un document au sein de votre structure ? Qui le crée ? Qui doit le valider ? Comment et où est-il archivé ? Existe-t-il des goulots d’étranglement qui ralentissent la circulation de l’information et que le logiciel pourrait aider à résoudre ?
C. Imaginer l’optimisation via un logiciel de gestion pour PME
En se basant sur cette analyse, imaginez comment un logiciel de GED peut non seulement s’intégrer à ces processus, mais également les améliorer. Peut-être qu’une fonction de recherche avancée pourrait réduire le temps passé à retrouver des documents, ou peut-être qu’un système de workflow automatisé pourrait accélérer les approbations et les validations. Il est essentiel de ne pas se laisser séduire par de multitudes fonctionnalités et de rester concentré sur celles qui vont réellement maximiser votre productivité.
En prenant le temps de comprendre vos besoins réels, vous vous préparerez à faire un choix judicieux lorsqu’il s’agira de sélectionner un logiciel de GED. Ce choix stratégique est déterminant, car il impacte directement la façon dont l’information circule dans votre entreprise, et donc, comment votre entreprise fonctionne et prospère.
Les fonctionnalités essentielles de la GED pour PME
Les fonctionnalités clés pour démarrer
Dans une offre de GED évolutive, il est crucial pour une PME de commencer avec un ensemble de fonctionnalités de base qui peuvent traiter efficacement les documents essentiels de l’entreprise.
Les fonctionnalités fondamentales s’articulent autour de quelques cas d’usage typiques :
Pour la gestion des courriers entrants et autres documents administratifs, une fonctionnalité de capture et classement intelligent est indispensable. Cela permet une numérisation et une catégorisation automatique des documents dès leur réception, assurant ainsi une organisation optimale. Les liens de partage vers l’externe offrent également une flexibilité en permettant de transmettre des informations de manière sécurisée à des parties prenantes extérieures à l’entreprise.
Lorsqu’il s’agit de factures de vente ou d’autres documents relatifs à la vente, la mise en place d’un portail clients peut grandement améliorer l’efficience et la communication. Un tel système, complété par la possibilité d’envoyer des liens comprenant un token avec une date d’expiration, garantit que les informations sensibles sont communiquées en toute sécurité et que l’accès est contrôlé et temporaire.
Pour les factures d’achat et autres documents liés aux achats, le partage de ces documents avec votre expert-comptable peut être facilité par des liens de partage sécurisés. Cette fonctionnalité élimine le besoin de transferts physiques de documents et accélère le processus de révision comptable.
Enfin, pour les bulletins de paie et autres documents RH, un coffre-fort électronique pour salariés est devenu une fonctionnalité nécessaire, pour un archivage sécurisé. Conformément à la réglementation, ce dispositif offre une conservation de 50 ans et permet l’envoi automatique de notifications par mail aux collaborateurs chaque fois qu’un document est ajouté à leur coffre-fort personnel.
Ces fonctionnalités ne sont pas seulement des outils, elles représentent le début d’une transformation numérique pour la PME, posant les bases d’une gestion documentaire évolutive qui grandira et s’adaptera au rythme du développement de l’entreprise.
Vérifier la capacité de stockage et les options d’archivage
La capacité de stockage et les options d’archivage sont des composantes déterminantes dans la sélection d’un logiciel de gestion pour les PME, particulièrement pour les petites structures qui doivent envisager leur croissance future.
La capacité de stockage adapté aux PME
Une capacité initiale de 3 Go, par exemple, peut s’avérer adéquate pour démarrer, offrant l’espace pour environ 30 000 documents. Cela offre aux entreprises la marge nécessaire pour s’adapter sans contrainte à l’évolution de leur volume documentaire.
La valeur juridique des documents électroniques
Les politiques d’archivage du logiciel doivent être attentivement examinées pour s’assurer qu’elles répondent à la fois aux besoins spécifiques de votre organisation et aux impératifs légaux de conservation des documents.
Un aspect à prendre en considération est la valeur juridique des archives électroniques. Opter pour une solution dotée d’un coffre-fort électronique certifié NF est un choix judicieux. Cette certification garantit que vos copies numérisées ont la même valeur légale que les originaux papier, à condition que l’intégrité des documents soit préservée par le système d’archivage.
Cela peut vous permettre de dématérialiser entièrement vos processus sans craindre de perdre la valeur juridique de vos documents en cas de litige, contrairement à une simple archive au format PDF qui requerrait la conservation d’une copie papier.
L’importance de ces aspects techniques du logiciel choisi ne doit pas être sous-estimée, car ils constituent le fondement d’une gestion documentaire qui soutient votre entreprise aujourd’hui et la prépare pour demain.
Examiner l’interface utilisateur et la facilité d’utilisation
Lorsque l’on parle de gestion de documents, il est primordial que l’outil choisi soit aussi agréable à utiliser qu’efficace. Après tout, même le logiciel le plus performant ne vaut rien s’il est si compliqué que personne ne veut l’utiliser. C’est ici que l’interface utilisateur et la facilité d’utilisation prennent toute leur importance.
A. La clarté et l’intuition comme maîtres-mots
Une interface utilisateur bien conçue est essentielle pour assurer une adoption rapide et pérenne du système de GED par l’ensemble de l’équipe. Elle doit être épurée pour organiser logiquement pour une navigation intuitive et dotée d’indications claires pour guider l’utilisateur. Un tableau de bord bien organisé avec des menus déroulants clairs, des icônes explicites, et des points d’interaction évidents sont autant d’éléments qui contribueront à une expérience utilisateur positive.
B. Formation des équipes : moins c’est plus
La formation des équipes est un autre aspect crucial. Un logiciel de GED qui requiert des semaines de formation est une charge, tandis qu’un système intuitif peut être compris en quelques jours, voire heures. Une interface conviviale simplifie ce processus d’apprentissage, permettant à vos employés de se sentir à l’aise avec l’outil plus rapidement, garantissant ainsi une transition en douceur vers la dématérialisation.
Analyser les coûts et le retour sur investissement
Pour toute TPE ou PME, chaque dépense est un investissement qui doit être justifié. Le choix d’un logiciel de gestion documentaire ne fait pas exception. Comprendre en détail la structure tarifaire d’un logiciel est nécessaire pour évaluer son impact sur le budget et son potentiel retour sur investissement. Cependant, l’évaluation du ROI va bien au-delà du simple coût d’achat ou d’abonnement. Il faut également prendre en compte les économies potentielles en termes de temps et d’argent. Une GED peut réduire les coûts liés à l’impression et au stockage physique des documents, réduire les heures de travail perdues dans la gestion inefficace de l’information, et diminuer les erreurs de manipulation coûteuses. De plus, le tableau de bord d’une GED offre une analyse de données plus stratégiques, permettant ainsi une meilleure prise de décision basée sur des informations consolidées et actualisées.
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La puissance stratégique de la GED pour augmenter le Retour sur Investissement (ROI)
Planifier pour l’avenir : l’évolutivité du logiciel
Les logiciels de gestion pour PME peuvent suivre divers modèles de tarification, allant du paiement unique pour une licence perpétuelle à des abonnements mensuels ou annuels. Certains peuvent également proposer des options basées sur le volume de stockage requis ou le nombre d’utilisateurs.
Il est crucial de comprendre quel modèle correspond le mieux à la structure financière de votre entreprise et à son mode opératoire.
Par exemple, pour une PME en croissance, un modèle d’abonnement flexible pourrait être avantageux pour sa capacité à s’adapter à des besoins évolutifs. Une offre évolutive doit donc vous permettre de rajouter des fonctionnalités avancées, des nouveaux utilisateurs ou augmenter la capacité de stockage au fur et à mesure que votre entreprise évolue.
La GED open bee vous propose, par exemple, le module notes de frais, ou encore la signature électronique.
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Gestion comptable des PME
Prioriser la sécurité dans le choix d’un logiciel de GED
Si l’accent a été mis sur les fonctionnalités et l’ergonomie des solutions de GED, ne perdons jamais de vue que la sécurité de vos documents ne doit pas être reléguée au second plan. Elle doit être la priorité absolue de votre entreprise. En effet, selon le Baromètre France Num, les TPE sont particulièrement visées par les cyberattaques, principalement, car elles sont perçues comme moins bien protégées en raison de moyens souvent plus limités pour investir dans des systèmes de sécurité avancés. Cette vulnérabilité attire les cybercriminels qui voient dans les petites entreprises une cible aisée et potentiellement lucrative.
Pour assurer la sécurisation de votre base documentaire, le choix d’une solution de GED certifiée ISO 27001 est primordial. Cette norme internationale définit un ensemble rigoureux d’exigences pour le management de la sécurité de l’information, incluant politiques, procédures et contrôles, nécessaires à la protection des données d’une entreprise. Opter pour une telle solution, c’est choisir un gage de sécurité et de confiance pour votre entreprise et vos partenaires.
En savoir plus : TPE/PME : les bonnes pratiques à connaitre en cybersécurité
Les points clés à retenir
Nous avons abordé ensemble les fondamentaux à prendre en compte pour équiper votre PME d’un logiciel GED performant et adapté. Retenons les éléments essentiels qui orienteront votre choix :
- Déterminer vos besoins réels en gestion documentaire : Comprenez la quantité et le type de documents à gérer ainsi que vos processus de travail actuels pour choisir une solution qui les optimisera.
- Les fonctionnalités essentielles de la GED pour votre PME : Partez sur des fonctionnalités de base adaptées aux petites structures, telles que la capture intelligente et les liens de partage sécurisés, tout en anticipant les besoins futurs.
- Analyser les coûts et le retour sur investissement : Évaluez le modèle de tarification du logiciel et son potentiel à créer des économies en temps et en coûts opérationnels.
- Prioriser la sécurité dans le choix d’un logiciel de GED : Assurez-vous que la solution sélectionnée est certifiée ISO 27001 pour une gestion sécurisée de votre information.
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