Facturation électronique 2026 : La nouvelle norme pour les transactions des TPE
Après une série de reports et d’ajustements législatifs, le gouvernement a posé des jalons fermes : pour les PME et TPE, l’ère de la facturation électronique commencera en 2026 avec l’obligation de pouvoir recevoir des factures au format digital. Quant à l’obligation d’émettre des factures de manière électronique, elle sera effective à compter du 1er septembre 2027 pour les PME et TPE.
Dans cet article, nous allons disséquer les implications de cette réforme pour les entreprises. Comment cette mutation va remodeler le paysage des transactions commerciales ? Quelles stratégies les PME doivent adopter pour se conformer efficacement à la nouvelle législation ?
Au sommaire :
1. Comprendre la réforme de la facturation en 4 points clés
2. La PDP : un traitement des factures simplifié pour les TPE
3. Ce qui va changer pour les TPE en matière de facturation
4. Comment choisir son logiciel de facturation pour TPE
La réforme de la facturation pour les TPE en 4 points clés
1. L’état actuel de la facturation électronique
Depuis 2021, les entreprises fournissant des services au secteur public français doivent obligatoirement transmettre leurs factures via le portail Chorus Pro, marquant ainsi une étape décisive dans la digitalisation des échanges financiers avec l’État.
En 2024, la construction du Portail Public de Facturation (PPF) a souligné l’engagement continu du gouvernement en faveur de la modernisation de la facturation. Parallèlement, des entreprises ont entamé les démarches pour obtenir leur immatriculation PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), essentiel pour l’application future de cette réforme aux PME et TPE à partir de 2026.
Ces plateformes permettront aux entreprises de se conformer aux exigences de la nouvelle législation concernant la facturation électronique.
Les entreprises qui se portent candidates pour devenir PDP entament un parcours d’audit rigoureux en plusieurs phases, entre 2024 et 2026. Cette procédure permet d’assurer que les PDP soient pleinement opérationnels et conformes aux standards de sécurité requis par le nouveau système de facturation électronique.
Le calendrier complet de la réforme de la facture
2. Les obligations pour émettre les factures électroniques
Une facture électronique selon la DGFIP est une facture qui, contrairement aux versions papier ou PDF simples, est entièrement dématérialisée et contient des données structurées essentielles.
Les méthodes de facturation au format Excel ou Word deviendront également obsolètes. Les entreprises seront tenues d’émettre des factures dans un format de données structurées normé, ce qui exclut la possibilité de générer et d’envoyer directement des factures via ces logiciels sans une étape de conversion conforme au format requis.
L’utilisation d’une solution en ligne, comme Open Bee, permettra de constuire des fichiers au format plus complexe tels que les factures au format « Factur-X », ce qui deviendra indispensable. Ce dernier permettra d’inclure à la fois des données interprétables par une machine et une version lisible par l’homme, assurant ainsi la compréhension et l’accessibilité pour tous les utilisateurs.
La réforme exige également une fiabilité et intégrité continues des factures ; les entreprises devront donc maintenir un procédé d’échange de factures permettant une sécurisation fiscale, comme la Piste d’Audit Fiable (PAF), l’EDI Fiscale ou la signature qualifiée.
3. Le choix entre PDP et PPF
Les TPE et PME se voient à l’aube d’un changement significatif dans la gestion de leurs factures. Il ne sera plus possible de les gérer de manière autonome comme par le passé. Désormais, une décision s’impose : opter pour une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou se tourner vers le Portail Public de Facturation (PPF).
Tandis que le PPF fournit une solution basique qui centralise l’annuaire des entreprises et assure la transmission des factures à l’administration fiscale, les PDP proposent un éventail de services additionnels, tels que l’archivage à longue durée, une sécurité accrue des données, et des fonctionnalités comptables et analytiques avancées. Elle offre ainsi une solution plus complète et personnalisable pour les besoins spécifiques de chaque entreprise.
Les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP)
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires sont conçues pour gérer intégralement les fonctionnalités requises par la réforme en matière de facturation électronique, incluant l’extraction, le contrôle, la transmission et la réception des données de factures, tout en agissant comme des facilitateurs essentiels pour les transactions interentreprises, dans le strict respect des réglementations de conformité et de sécurité.
Au-delà de ces fonctionnalités de base, elles permettront un accès continu et instantané à l’ensemble des factures, sans les limitations prévues par le PPF. Par exemple, le PPF prévoit de mettre à disposition uniquement les factures récentes, n’ayant pas fait l’objet d’un changement de statut depuis moins de trois mois. Pour accéder aux factures plus anciennes ou ayant changé de statut, les utilisateurs du PPF devront effectuer des demandes spécifiques. Les PDP, en revanche, offrent une accessibilité permanente à l’historique complet des factures, garantissant ainsi une facilité de gestion et une conformité durable aux exigences légales.
Tout savoir sur la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
Le portail public de facturation (PPF)
Le Portail Public de Facturation est une plateforme mise en place par l’État pour soutenir la loi sur la facturation électronique, ouverte à toutes les entités assujetties à la TVA. Il remplit deux fonctions cruciales :
Le contrôle des flux et transmission à l’administration fiscale : Il automatise la vérification des factures électroniques pour assurer la sécurité, l’exactitude et la traçabilité des échanges entre émetteurs, destinataires et l’administration fiscale.
A retenir : la PPF est un service gratuit, seules les données passant par la PPF peuvent être transmises à l’administration fiscale.
L’annuaire centralisé : Le portail tient à jour un répertoire centralisé de toutes les entreprises émettant des factures électroniques, ce qui facilite leur identification et la communication entre les parties impliquées dans le processus de facturation.
Bon à savoir : l’offre du PPF prévoit de ne mettre à disposition ques les factures récentes (n’ayant pas fait l’objet d’un changement de statut de moins de 3 mois) ; pour accéder aux autres factures il faudra effectuer une demande officielle sur le PPF.
4. E-Reporting : la transmission des données vers l’administration
Que les TPE choisissent de se tourner vers une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou vers le Portail Public de Facturation (PPF), la gestion de l’e-reporting sera assurée. Cette obligation de reporting électronique consiste à transmettre à l’administration fiscale d’informations détaillées sur des opérations commerciales spécifiques telles que celles réalisées en BtoC ou avec des partenaires étrangers, qui ne sont pas soumises à la facturation électronique.
Le but de l’e-reporting est de permettre une vue d’ensemble de l’activité économique d’une entreprise. Il joue un rôle complémentaire à la facturation électronique en aidant à la consolidation des données pour la déclaration de la TVA, ouvrant la voie à un éventuel pré-remplissage de celle-ci par les autorités fiscales.
Indépendamment du choix de la plateforme, toutes les données relatives à l’e-reporting doivent être acheminées par le biais du PPF. Que les entreprises soumettent directement leurs informations via le PPF ou qu’elles utilisent une PDP comme intermédiaire, la finalité reste la même : une centralisation et un traitement sécurisé des données sur le portail public.
La PDP : un traitement des factures simplifié pour les TPE
Avec l’entrée en vigueur de cette nouvelle réglementation, le choix d’une PDP apparaît comme une décision stratégique adaptée à l’écosystème complexe et en constante évolution de ces petites entreprises.
Opter pour une PDP, c’est choisir une solution qui s’aligne avec soin et précision sur les besoins spécifiques d’une TPE. Les PDP offrent une gamme de services sur mesure et plus avancés que les fonctions standard proposées par le Portail Public de Facturation (PPF).
Avec des fonctionnalités avancées, telles que des outils de reporting détaillés, des interfaces utilisateurs ergonomiques et des solutions d’automatisation de traitement des documents, ces plateformes ont le potentiel de transformer et faciliter radicalement le quotidien des petites et moyennes structures.
Au-delà des responsabilités attribuées par la DGFIP, la PDP peut aussi proposer d’autres prestations à valeur ajoutée, telles que :
- Certifier l’acheminement de chaque facture à son destinataire avec une sécurisation des données avancée,
- Assurer le suivi et les relances nécessaires,
- Archiver les factures et les documents associés, avec une mise à disposition permanente de l’historique
- Réconcilier les factures avec les paiements pour une gestion comptable claire,
- Prendre en charge divers formats exigés par le PPF pour répondre aux spécifications des clients, y compris Factur-X, UBL, CII, entre autres. Plus largement la plateforme pourra accepter plus de formats tels que EDIFACT, SAP idoc ou X12.
En savoir plus :
Gestion comptable des PME
Ce qui va changer pour les TPE en matière de facturation
- À partir de septembre 2026, les TPE et PME doivent être équipées pour recevoir des factures électroniques.
- Dès septembre 2027, les TPE et PME auront l’obligation d’émettre leurs propres factures électroniques.
- Elles devront opter pour l’une des deux options : utiliser le Portail Public de Facturation ou s’associer à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire.
- Dans le cas du choix du PPF : les entreprises devront vérifier que leur opérateur de facturation, qu’il s’agisse d’un système d’information ou d’un ERP, soit mis à jour pour intégrer les standards définis par la loi sur la dématérialisation des factures. Le Portail Public de Facturation fournit les fonctionnalités fondamentales pour la création et la transmission des factures électroniques, ainsi que pour l’envoi des données indispensables à l’administration fiscale. Ces fonctionnalités seront accessibles via API pour l’automatisation des flux de facturation.
- Dans le cas du choix d’une PDP : Les Plateformes de Dématérialisation Partenaire, comme Open Bee, mettent à disposition une suite plus complète de services de facturation et des fonctionnalités de gestion avancées.
En savoir plus :
La solution PDP d’Open Bee pour la facturation électronique
Comment choisir son logiciel de facturation pour TPE ?
Outre les fonctionnalités de base obligatoires discutées précédemment, le choix d’un logiciel qui traite facturation pour les TPE et PME revêt un caractère stratégique et s’inscrit dans une vision plus globale de la gestion documentaire.
Open Bee, en plus de préparer sa solution PDP conforme aux attentes de la réforme de la facturation électronique; propose également une solution de gestion électronique de documents (GED) avancée.
Cette solution GED, tout en s’intégrant aisément à l’écosystème existant de l’entreprise – notamment les ERP et autres applications métier –, centralise et organise l’ensemble des documents de l’entreprise.
Elle est dotée de fonctionnalités évolutives essentielles pour les PME et TPE en développement. Des outils de capture et de classement automatiques facilitent la gestion des entrées documentaires, tandis que les options de partage sécurisé et les portails clients renforcent la collaboration et la communication, tout en priorisant la sécurité des documents.
En savoir plus :
TPE ou PME : Quel logiciel GED choisir pour sécuriser la gestion documentaire ?
La plateforme Open Bee se différencie également en offrant des options d’archivage à valeur probatoire, garantissant non seulement la conformité légale des documents conservés mais aussi leur intégrité sur le long terme. Ainsi, au-delà de répondre aux exigences immédiates de la facturation électronique, la solution Open Bee s’établit comme un vecteur de transformation numérique, soutenant les PME et TPE dans leur croissance et l’évolution de leurs besoins en gestion documentaire.
Pour aller plus loin : 5 questions à anticiper pour la réforme de la facture