Les bonnes pratiques de gestion documentaire comptable pour les PME
Trop souvent, les dirigeants de petites et moyennes entreprises se retrouvent submergés par des processus comptables chronophages et manuels, freinant ainsi leur croissance. Pour vraiment booster leur gestion financière, il est essentiel d’adopter des solutions innovantes qui offrent un vrai gain en efficacité et en transparence.
La digitalisation et l’automatisation jouent désormais un rôle central dans cette transformation. De la saisie de données à la génération de rapports financiers automatisés en passant par la gestion des flux de trésorerie, les nouvelles technologies offrent des solutions puissantes pour alléger la charge administrative des PME. Explorons ensemble les meilleures fonctionnalités logiciels qui vont permettre aux PME de libérer du temps pour se concentrer sur l’essentiel : leur développement.
Au sommaire :
1. L’automatisation des tâches comptables : un levier stratégique
2. Améliorer la facturation et la gestion des notes de frais
3. Anticipation et gestion proactive des flux financiers
4. Simplifier la gestion de multi-sociétés
L’automatisation des tâches comptables : un levier stratégique
Même les entreprises ayant déjà franchi le cap de la dématérialisation comptable peuvent encore faire face à des processus fragmentés. Utiliser plusieurs logiciels distincts (ERP, CRM, outils de gestion des stocks) sans intégration complète n’aboutit pas forcément à une automatisation optimisée.
Générer des rapports manuels à partir de ces systèmes disparates n’est ni efficace ni idéal pour maximiser la productivité.
Intégrer la GED avec les logiciels comptables pour une gestion fluide
Cela représente notre premier point stratégique que la GED peut vous aider à résoudre. Avec un logiciel dédié et paramétré pour la gestion PME, vous pouvez centraliser toutes les informations provenant de vos différents progiciels, garantissant une vue d’ensemble cohérente et mise à jour en temps réel.
Au lieu de devoir naviguer entre plusieurs outils, la GED s’utilise comme un tableau de bord et permet de consolider ces données, facilitant ainsi la lecture et génération automatique de rapports. Cela sans intervention manuelle, pas d’erreur de saisie, et avec une précision optimale.
L’intégration d’une GED comptabiles avec des logiciels comptables comme Sage, Divalto ou Cegid permet également d’automatiser des étapes clés du processus financier. Par exemple, une fois les factures traitées via la GED, elles peuvent être automatiquement rapprochées avec les relevés bancaires, les bons de commande ou livraison, générant ainsi des écritures comptables en temps réel sans nécessiter de double saisie.
Consolider les données : tableaux de bord dynamiques adaptés à chaque métier
La connexion de tous vos progiciels dans un outil unique comme la GED ne suffira pas si l’interface n’est pas intuitive ou bien organisée. C’est pourquoi, en plus de la centralisation des données, la GED se distingue par ses tableaux de bord dynamques. En connectant ces différents outils, la GED croise les données des factures, des relevés bancaires, des notes de frais et d’autres documents administratifs, tout en étant paramétrable selon les préférences spécifiques de chaque métier.
Par exemple, les tableaux de bord pour un comptable seront configurés différemment de ceux d’un responsable RH, afin de répondre aux besoins uniques de chaque utilisateur. Un dirigeant peut vérifier en un coup d’œil le montant des créances à encaisser, les factures fournisseurs à régler ou les prévisions de trésorerie pour les mois à venir, sans avoir à extraire manuellement des rapports de différents systèmes.
Améliorer la facturation et la gestion des notes de frais
Après avoir centralisé et dynamisé vos données, il est essentiel de s’attaquer à l’efficacité des processus comptables. Le traitement manuel des factures entrantes des fournisseurs, des factures sortantes pour les clients, ainsi que des justificatifs de notes de frais soumis par les employés, représente une charge considérable. En automatisant ces tâches dans un outil doté de workflows préconfigurés, le comptable réduit significativement le temps passé sur les relances auprès des fournisseurs ou des employés, ainsi que sur l’envoi des relances de paiement aux clients.
Ainsi, le comptable garde son rôle de supervision en se concentrant sur une vérification globale, lui permettant ainsi de garder un œil sur les finances de l’entreprise sans être absorbé par les tâches opérationnelles.
Pour le côté facturation, la GED permet, par exemple, de numériser automatiquement les factures fournisseurs dès leur réception, les classer, et les transmettre pour approbation dans un flux de travail intégré.
En ce qui concerne la charge liée à la gestion des notes de frais : saisie, vérification, remboursement, archivage… La GED Open Bee, permet de simplifier ce processus. Les employés peuvent prendre en photo leurs justificatifs directement via l’application Open Bee, qui analyse automatiquement les informations des reçus et les renseigne dans le système. Les notes de frais numérisées sont ensuite soumises pour validation, conformément aux règles et plafonds de l’entreprise. Ce flux est intégré dans le système comptable, facilitant ainsi la gestion des remboursements sans intervention manuelle.
Anticiper avec une gestion proactive les flux financiers
En ayant accès à des données actualisées et croisant les informations de plusieurs systèmes, les tableaux de bord intelligents permettent de transformer la manière dont les PME gèrent leurs finances avec plus de proactivité. Plutôt que de réagir aux problèmes financiers une fois qu’ils surviennent, les dirigeants peuvent anticiper les flux de trésorerie et prendre des décisions proactives pour éviter des pénuries de liquidités ou mieux gérer les surplus.
Par exemple, grâce à un tableau de bord qui affiche les paiements à venir et les encaissements attendus, une entreprise peut ajuster ses dépenses ou relancer les clients retardataires avant qu’un manque de trésorerie ne devienne critique. De même, une meilleure visibilité sur les performances financières permet de mieux allouer les ressources et d’identifier des opportunités de croissance ou d’investissement.
Ce type d’analyse, auparavant réservé aux grandes entreprises, devient accessible aux PME, leur permettant de gagner du temps et d’améliorer leur efficacité.
En savoir plus :
La puissance stratégique de la GED pour augmenter le Retour sur Investissement (ROI)
Connecter la gestion des stocks à la comptabilité : une solution innovante pour les PME
Une autre fonctionnalité peu connue de la GED est sa capacité à améliorer la gestion des stocks en la connectant directement aux processus financiers. Les modules avancés de la GED permettent une automatisation et sécurisent la gestion des documents liés aux stocks, offrant ainsi une solution complète pour améliorer la traçabilité et la gestion comptable.
Une des fonctionnalités clés est le contrôle de cohérence, qui permet de vérifier automatiquement que la facture correspond bien au bon de commande et au bon de livraison. En capturant ces documents via la fonctionnalité Smart Capture, la GED interroge les lignes d’articles pour s’assurer de la correspondance entre les documents, évitant ainsi les erreurs humaines.
La GED peut aussi personnaliser les vérifications : si une incohérence est détectée, elle peut être mise en évidence par des couleurs ou des alertes visuelles, facilitant ainsi la correction des erreurs. En cas de bon de livraison manquant, un workflow automatisé peut être déclenché pour demander le document au fournisseur.
En ce qui concerne le stock, par exemple, si une PME commande 10 unités supplémentaires alors qu’elle dispose déjà de 50 unités en stock, la GED interroge le logiciel de gestion des stocks, effectue le calcul et met à jour les quantités de manière automatisée.
Cette centralisation et automatisation des processus documentaires permettent aux PME de mieux gérer leurs flux de trésorerie et d’améliorer la précision de leurs prévisions financières, tout en réduisant les erreurs manuelles liées à la gestion des stocks.
Simplifier la gestion comptable de multi-sociétés
Pour les PME qui gèrent plusieurs entités, la gestion des opérations comptables peut vite devenir complexe, car gérer plusieurs sociétés signifie souvent jongler avec différentes entités juridiques, comptes bancaires et documents financiers. Une solution GED adaptée permet de centraliser les documents tout en gardant une distinction claire entre les différentes sociétés.
Cela facilite la consolidation des comptes et la gestion des transactions internes, en réduisant les erreurs manuelles. De plus, la traçabilité des documents aide lors des audits ou des contrôles financiers, rendant l’ensemble du processus plus fluide. En centralisant tout dans un seul outil, la gestion de plusieurs sociétés devient plus simple et plus rapide.
Les points clés à retenir :
Pour les PME, un logiciel de gestion documentaire comme Open Bee peut s’avérer être bien plus qu’un simple outil d’optimisation de la gestion comptable. En centralisant les données, automatisant les tâches répétitives et s’intégrant facilement avec des logiciels comptables PME existants, la GED devient un levier stratégique. Sa flexibilité permet d’ajuster les fonctionnalités selon les besoins spécifiques de chaque entreprise. Grâce au kit web service, il est possible de développer des connexions avec des solutions logicielles qui n’existent pas encore, offrant ainsi une solution ouverte et évolutive.
Un choix judicieux qui permet aux PME de se concentrer sur leur croissance tout en anticipant leurs besoins financiers et réduisant les erreurs humaines.