Quels sont les formats de la facture électronique ?
Sommaire :
Formats de facture électronique
Comme vu précédemment dans la rubrique ‘définition de la facture’, dématérialiser ne suffit pas pour créer une facture électronique. Pour avoir une valeur juridique, le format de la facture électronique fait partie des règles à respecter et se différencie selon les pays.
Voici quelques formats de facture électronique spécifique à l’étranger (liste non-exhaustive) :
– FacturaE (Espagne)
– FatturaPA (Italie)
– ZUGFerD (Allemagne)
– Svefaktura (Royaume-Uni)
– EHF (Norvège)
– Finvoice (Finlande)
– ISDOC (République tchèque)
– NemHnadel/OIOUBL (Danemark)
– UBL – OHNL (Pays-bas)
– EDIFACT (c’est la norme internationale utilisée pour l’échange de données informatisé (EDI) pour l’administration, le commerce et le transport)
Les différents formats de facture électronique en France
Les formats de facture plus utilisés
Les factures au format « structurés » sont composées d’une structure numérique sécurisée pour faciliter l’échange de données informatisées (EDI).
Les factures au format « non-structurés » sont par exemple les factures en papier qui ont été mises sous forme PDF, qui ne sont pas automatisées, donc sont envoyées après des saisies manuelles et risquent d’arriver sur forme de SPAM au destinataire. Les informations sont plus difficiles à interpréter et à vérifier lors d’un échange informatisé.
Les factures au format « hybrides », aussi appelées « factures mixtes », sont comme un mix avec les deux formats précédents. Ces factures normalement au format PDF sont accompagnées d’un document numérique qui contient des données essentielles au format structuré.
Les formats de factures dans le cadre de la réforme 2026
Dès 2026, les factures en France devront obligatoirement être dans un des trois formats suivants :
- UBL (Universal Business Language) ou CII (Cross Industry Invoice) sont des factures sous la forme d’un fichier XML.
- Factur-X (contient à la fois un fichier PDF lisible pour les utilisateurs et ses données attachées en XML, c’est le format le plus connu pour être peu onéreux par rapport au procédé comme l’EDI fiscal).
Pour aller plus loin :
Quel logiciel pour la dématérialisation de factures fournisseurs ?
Nommée aussi facture hybride ou facture mixte, la factur-x est la plus utilisée pour les entreprises. Son format permet la lisibilité à la fois en PDF avec toutes les informations nécessaires pour son traitement et aussi des données attachées en XML pour automatiser les traitements. Laissant ainsi les destinataires libres d’utiliser les données structurées ainsi fournies selon leurs logiciels de traitement.
À lire aussi :
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la législation ?
Quels sont les procédés pour une facture conforme ?
Depuis janvier 2014, les entreprises ont l’obligation de choisir entre 3 procédés d’échange de factures électroniques :
– L’EDI fiscal (échange de données informatisé) : est un format électronique standard qui normalement remplace les factures papiers ou les bons de commande.
– La signature électronique qualifiée : est réalisée avec un certificat électronique qualifié qui garantit une identification fiable des signataires et l’intégrité des documents signés.
– La Piste d’Audit Fiable (dite « PAF ») : permet à l’Administration fiscale de vérifier le cycle de vie d’une transaction commerciale, garantir la réalité des opérations et de s’assurer qu’aucune fraude n’a été commise.
À noter : Peu importe le moyen d’échange ou le format utilisé, le passage par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) sera obligatoire pour émettre et recevoir des factures dans le cadre de la réforme.
Comment se conformer à la nouvelle loi de facturation ?
Même si la nouvelle loi de facturation ne sera effective qu’en 2026, il est fortement conseillé aux entreprises de s’y préparer dès 2025. Cette approche proactive leur permettra d’adopter les outils de facturation électronique à leur rythme, de garantir leur conformité et d’optimiser leurs flux administratifs avant l’échéance.
Dès à présent, elles peuvent commencer à évaluer et choisir leur Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), qui assurera la réception obligatoire des factures dès 2026 et l’émission progressive, conformément au calendrier de la réforme.
