La gestion du courrier entrant s’accelère grâce à la dématérialisation
Chaque jour, une entreprise est amenée à gérer des flux de courriers provenant de différentes manières. Dans une organisation, le courrier entrant est majoritairement constitué de courriel, fax, de lettres ou encore de colis.
Le traitement manuel du courrier peut alors engendrer des coûts opérationnels importants et pénaliser la productivité. Et ce, encore plus particulièrement lorsqu’une partie des équipes sont mobiles ou en télétravail.
Avec notre plateforme de dématérialisation, fini la remise en main propre ou dans les bannettes ! Notre solution simplifie la distribution du courrier et permet sa diffusion en un temps record.
Les étapes simplifiées et digitalisées de la gestion du courrier entrant
1. La réception du courrier
Tout d’abord, le courrier entrant, qu’il soit reçu au format papier ou au format numérique, est capturé grâce au moteur de reconnaissance intelligent : la smart capture.
Alliant des technologies de Machine Learning et Deep Learning, la solution permet d’identifier automatiquement les données clés présentes sur les courriers comme l’émetteur, le destinataire, la date, l’objet ainsi que le degré d’urgence.
Les fichiers sont alors classés et renommés selon une charte bien définie.
2. La distribution automatique du courrier entrant
Simultanément, le courrier numérique est distribué de manière dynamique aux différents destinataires concernés. Les collaborateurs sont notifiés instantanément, par email ou via leur tableau de bord personnel, des tâches à consulter et à traiter.
Un simple clic sur le lien de notification permet de consulter le document en ligne.
Les collaborateurs peuvent alors aisément formuler une réponse adaptée à partir d’une bibliothèque de modèles préformatés et déclarer ensuite la tâche comme réalisée. Le courrier et sa réponse pourront alors être archivés en toute sécurité. Le potentiel des usages est illimité, il peut s’agir par exemple de la validation d’une facture, d’une demande de remboursement d’un ticket de caisse en note de frais, d’un suivi de commande et de livraison, etc.
3. Le suivi et l’analyse de son parcours en temps réel
Du côté du Responsable Administratif, il a la possibilité de suivre en temps réel le traitement du courrier et de relancer les tâches restées en attente.
Le module Analytics donne aussi la possibilité d’aller plus loin et de tirer une analyse globale des tendances par type de documents. Grâce à des rapports graphiques, ils pourront par exemple facilement faire ressortir quel type de réclamation client revient le plus souvent.
4. Le classement intelligent du courrier
Une fois les courriers capturés et distribués, le système de gestion documentaire procède au classement intelligent des documents. Ce classement est basé sur des critères prédéfinis (émetteur, date, type de document, etc.), garantissant que chaque courrier soit automatiquement rangé dans la bonne catégorie ou dossier. Cela permet aux collaborateurs de retrouver rapidement un document en utilisant des fonctionnalités de recherche avancée.
L’archivage sécurisé du courrier
Après le traitement des courriers entrants, ceux-ci sont archivés de manière sécurisée dans un système de stockage à long terme. Cet archivage respecte les normes de sécurité et de conformité, notamment en matière de protection des données et de gestion probatoire. Les courriers archivés restent accessibles pour consultation ou audit tout en garantissant leur intégrité dans le temps.
Gérez efficacement les entrées d’information multicanales
La variété des canaux d’entrée de courrier dans les organisations d’aujourd’hui appelle à une gestion habile et coordonnée. Que ce soit via un formulaire web, par la poste, à l’aide d’une navette interne, par courriel, ou encore via des services de messagerie express tels que FedEx, DHL ou TNT, chaque méthode apporte son lot quotidien de correspondances à traiter. Ces sources d’information sont cruciales pour rester réactif et pertinent face aux besoins des clients et partenaires.
Il est donc essentiel de disposer d’un système souple et robuste pour classifier et aiguiller chaque type de courrier reçu, qu’il s’agisse de lettres recommandées, de factures, de contrats, de commandes, de réclamations ou de demandes d’information. Une stratégie d’intégration multicanales bien rodée permet de fluidifier les processus internes et d’assurer une réponse rapide et appropriée à chaque sollicitation.
Les avantages à retenir de la dématérialisation du courrier entrant
Notre solution logicielle GED, réduit les tâches chronophages et digitalise vos processus métiers en toute simplicité. En choisissant une plateforme globale de dématérialisation, cela vous permettra donc :
- De gagner du temps à chaque étape du traitement du courrier et ainsi d’améliorer la productivité globale de votre entreprise.
- D’accélérer considérablement le temps de réponse à vos interlocuteurs et par la même occasion d’améliorer leur satisfaction.
- Une meilleure coordination des services en fluidifiant les échanges entre chaque responsable.
- Enfin et surtout, de réaliser des économies significatives grâce à l’élimination du papier, en mettant fin aux photocopies et aux archives papier.
Intégrant un module de capture basée sur l’Intelligence Artificielle, la solution GED Open Bee vous permet de révolutionner la manière dont vous allez gérer votre courrier au quotidien.
Découvrez en détails les fonctionnalités clés de notre plateforme globale, dans notre document dédié : l’intelligence artificielle au service de votre courrier entrant.
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