La gestion du courrier entrant s’accelère grâce à la dématérialisation
Chaque jour, une entreprise est amenée à gérer des flux de courriers provenant de différentes manières. Dans une organisation le courrier entrant est majoritairement constitué de courriel, fax, de lettres ou encore de colis.
Le traitement manuel du courrier peut alors engendrer des coûts opérationnels importants et pénaliser la productivité. Et ce, encore plus particulièrement lorsqu’une partie des équipes sont mobiles ou en télétravail.
Avec notre plateforme de dématérialisation, fini la remise en main propre ou dans les bannettes ! Notre solution simplifie la distribution du courrier et permet sa diffusion en un temps record.
Les étapes simplifiées et digitalisées de la gestion du courrier entrant
1. La réception du courrier
Tout d’abord, le courrier entrant, qu’il soit reçu au format papier ou au format numérique, est capturé grâce au moteur de reconnaissance intelligent : la smart capture.
Alliant des technologies de Machine Learning et Deep Learning, la solution permet d’identifier automatiquement les données clés présentes sur les courriers comme l’émetteur, le destinataire, la date, l’objet ainsi que le degré d’urgence.
Les fichiers sont alors classés et renommés selon une charte bien définie.
2. La distribution automatique du courrier entrant
Simultanément, le courrier numérique est distribué de manière dynamique aux différents destinataires concernés. Les collaborateurs sont notifiés instantanément par email ou via leur tableau de bord personnel, des tâches à consulter et à traiter.
Un simple clic sur le lien de notification permet de consulter le document en ligne.
Les collaborateurs peuvent alors aisément formuler une réponse adaptée à partir d’une bibliothèque de modèles préformatés et déclarer ensuite la tâche comme réalisée. Le courrier et sa réponse pourront alors être archivés en toute sécurité.
3. Le suivi et l’analyse de son parcours en temps réel
Du côté du Responsable Administratif, il a la possibilité de suivre en temps réel le traitement du courrier et de relancer les tâches restées en attente.
Le module Analytics donne aussi la possibilité d’aller plus loin et de tirer une analyse globale des tendances par type de documents. Grâce à des rapports graphiques, ils pourront par exemple facilement faire ressortir quel type de réclamation client revient le plus souvent.
Les avantages à retenir de la dématérialisation du courrier entrant
Notre solution logicielle GED, réduit les tâches chronophages et digitalise vos processus métiers en toute simplicité. En choisissant une plateforme globale de dématérialisation cela vous permettra donc :
- De gagner du temps à chaque étape du traitement du courrier et ainsi d’améliorer la productivité globale de votre entreprise.
- D’accélérer considérablement le temps de réponse à vos interlocuteurs et par la même occasion d’améliorer leur satisfaction.
- Une meilleure coordination des services en fluidifiant les échanges entre chaque responsable.
- Enfin et surtout, de réaliser des économies significatives grâce à l’élimination du papier, en mettant fin aux photocopies et aux archives papier.
Intégrant un module de capture basée sur l’Intelligence Artificielle, la solution GED Open Bee vous permet de révolutionner la manière dont vous allez gérer votre courrier au quotidien.
Découvrez en détails les fonctionnalités clés de notre plateforme globale, dans notre document dédié : l’intelligence artificielle au service de votre courrier entrant.