Accédez à la capture multi-documents en cloud
Les entreprises sont de plus en plus confrontées à la gestion quotidienne d’un grand nombre de documents tels que des factures, des bons de commande, des formulaires d’inscription, des documents RH et bien d’autres encore. Dans cette vidéo nous explorons comment la solution Capture multi-documents cloud automatise le traitement, la validation et l’intégration rapide et simple de ces informations.
L’intégration de l’IA pour capturer vos documents
Intégrant des algorithmes d’intelligence artificielle, la capture intelligente automatise le traitement et de classement d’information.
A la pointe de la technologie et en associant des procédés :
- D’apprentissage automatique (machine learning),
- D’apprentissage en profondeur (deep learning),
- De traitement OCR et d’analyse sémantique, …
La solution de capture intelligente Open Bee, vous permet d’automatiser la reconnaissance de tous types de documents et d’en extraire automatiquement l’ensemble des informations pertinentes pour votre activité. Vos données sont alors traitées, classées et accessibles à tout moment par les personnes concernées.
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Capture multi-documents : la solution 100% cloud
Ainsi, grâce cette solution de capture multi-documents, vos factures fournisseurs sont gérées en quelques secondes. De la même façon, vos bons de commandes ou vos formulaires de réclamations clients sont analysés, partagés et archivés en un instant ! Pour aller plus loin, la gestion documentaire dédiée aux Achats assure la traçabilité complète du cycle P2P, tandis que la GED appliquée à la comptabilité garantit un traitement fiable et conforme des opérations financières.
100 % cloud, Open Bee Smart Capture renforce la sécurisation de vos échanges et de vos données tout en vous offrant une flexibilité totale. Ainsi, vous permettez à vos collaborateurs de poursuivre leurs activités qu’ils soient au bureau, en télétravail, ou en déplacement.
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Intégration avec une GED pour la gestion efficace des documents
La solution de capture multi-documents cloud d’Open Bee offre une intégration à une GED (Gestion Électronique de Documents). Lorsque que les documents sont capturés, traités et classés automatiquement, ils peuvent être facilement intégrés dans un logiciel GED.
Grâce à cette association, les documents capturés peuvent être organisés, indexés et archivés de manière efficace dans la GED. Cela permet aux utilisateurs d’accéder rapidement et facilement aux documents pertinents, de les partager avec les personnes concernées et de les récupérer selon les besoins.
La GED offre une gestion complète et optimisée des documents au sein de l’entreprise. En outre, l’intégration d’un système GED avec d’autres outils internes permet d’améliorer la productivité, de réduire les erreurs et de simplifier les processus de travail liés aux documents.
Quels documents peuvent être capturés ?
La solution de capture multi-documents cloud d’Open Bee est capable de traiter un large éventail de documents entrants, quel que soit leur format ou leur provenance. Factures fournisseurs, bons de commande, bons de livraison, contrats, formulaires RH, dossiers clients, notes de frais, courriers entrants ou encore réclamations clients peuvent être automatiquement reconnus et analysés. Grâce aux technologies d’OCR intelligent et d’intelligence artificielle, les informations importantes sont extraites automatiquement afin de limiter les saisies manuelles et d’accélérer le traitement des documents au quotidien.
Cette automatisation permet aux entreprises de centraliser et d’exploiter efficacement leurs flux documentaires, qu’ils proviennent d’emails, de scanners, d’applications métiers ou de dépôts cloud. Les documents sont ensuite classés, indexés et archivés automatiquement dans la GED, facilitant ainsi leur recherche, leur partage et leur traçabilité. La capture intelligente s’adapte ainsi à de nombreux usages métiers, notamment dans les services comptables, achats, RH, administratifs ou relation client.
Comment fonctionne la capture multi-documents ?
La capture multi-documents repose sur un processus automatisé permettant de reconnaître, analyser et traiter rapidement les informations contenues dans les documents. Dès leur réception, les fichiers sont importés dans la solution via différents canaux : email, scanner, dépôt cloud, application mobile ou outil métier. Les technologies d’OCR, de machine learning et d’analyse sémantique identifient ensuite automatiquement le type de document ainsi que les données clés à extraire, comme un numéro de facture, une date, un montant ou un fournisseur.
Une fois les informations reconnues, les documents sont automatiquement classés et intégrés dans les workflows documentaires de l’entreprise. Ils peuvent alors être transmis aux collaborateurs concernés, envoyés vers la GED ou connectés aux logiciels métiers tels qu’un ERP ou une solution comptable. Ce fonctionnement permet de fluidifier les processus internes, de réduire les erreurs de ressaisie et d’améliorer considérablement la rapidité de traitement des documents.
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