Organisations hybrides des sociétés : quelles solutions logicielles ?
Une organisation mixte du travail dans un contexte incertain
Après une première partie d’année à nouveau marquée par un contexte sanitaire instable, nous venons d’entrer dans la dernière phase de déconfinement impliquant un assouplissement des règles de télétravail, et un retour en présentiel pour grand nombre d’employés.
Cette période particulière a incité la majorité des entreprises et de leurs collaborateurs à expérimenter le travail à distance, et d’en découvrir à la fois les bienfaits et les limites. Il en ressort aujourd’hui qu’un bon équilibre entre télétravail et présence en entreprise peut s’avérer très bénéfique pour la productivité de vos salariés. Une nouvelle organisation de travail en mode mixte est donc apparue ces derniers mois, impactant vos processus métiers, mais également les outils et équipements de vos équipes. Cela implique de revoir sa manière de travailler, mais aussi de manager, tant au niveau individuel que collectif.
Favorisez la collaboration aussi bien en télétravail qu’en présentiel
Le télétravail laisse place à une organisation hybride pouvant laisser émerger quelques inégalités entre vos employés. Quel que soit le mode de travail choisi, il est donc important de mettre en place des actions pour les limiter au maximum, en assurant la facilitation des missions de vos collaborateurs et la fluidité du partage d’information. La plateforme GED Open Bee vous accompagne dans ce sens et permet de :
- Assurer une bonne communication et coopération entre vos collaborateurs et l’ensemble de votre sphère professionnelle : favorisez les interactions en toute confidentialité et assurez la traçabilité des actions menées sur les documents grâce à des digital Workplaces
- Suivre les activités en temps réel : organisez et coordonnez les missions de votre équipe, et donnez de l’autonomie à vos collaborateurs grâce à des circuits de validation clairs et à l’affectation de tâches associées à des délais de réalisation réalistes
- Accéder de manière centralisée aux documents à jour : plus besoin de transporter vos documents papier, vous pouvez accéder aux données de votre entreprise facilement et rapidement grâce à des intranets/extranets sécurisés où que vous soyez, avec une simple connexion internet.
- Automatiser vos processus métiers : supprimez les tâches chronophages de vos différents services et dédiez vos collaborateurs à des missions à plus grande valeur ajoutée et stratégique, tout en sécurisant les étapes clefs comme la vérification et la validation
- Bénéficier de fonctionnalités favorisant la collaboration : la solution Open Bee est modulaire et évolutive. Vous aurez donc la possibilité de choisir parmi toutes nos fonctionnalités et de les faire évoluer selon vos besoins. Le top 3 des modules les plus populaires pour satisfaire une organisation mixte du travail sont : les workflows de validation simples ou avancés (module idéal pour l’attribution et le suivi de tâches en temps réelle). Le formulaire électronique qui simplifie la collecte et le traitement de données. Et bien sûr, la signature électronique qui permet d’accélérer la signature de vos documents.
- Travailler en parfaite complémentarité avec les plateformes collaboratives d’organisation de réunions, de conf call, de chat vidéo ayant émergé avec la montée du télétravail type Zoom, Teams… Vous pourrez par exemple rechercher facilement en direct et en quelques clics des documents à présenter, déposer des comptes-rendus de réunions ou encore affecter des tâches en direct !
Open Bee : une solution simple et sécurisée
La plateforme globale de dématérialisation Open Bee vous permet d’assurer la continuité et l’amélioration de vos processus documentaires, que vos équipes soient en télétravail, à distance ou en présentiel. Elle répond à vos besoins d’adaptabilité, d’agilité, et de protection de vos données, notamment grâce à :
- Une disponibilité en mode cloud qui permet un accès à la plateforme de partout avec une simple connexion internet. Sa mise en place est très simple et nécessite un investissement minimal contrairement à celle des VPN qui peut être très contraignante.
- Un stockage performant : la plateforme de gestion de l’information Open Bee offre à ses utilisateurs une haute disponibilité de leurs données. Basée sur des disques sécurisés et redondants, et des machines virtuelles véloces et scalables, elle est disponible 7jours/7, 24h/24.
- Une sécurité renforcée : votre information est hébergée sur une infrastructure certifiée ISO 27001, gage de sérénité pour une sécurisation optimale des données (protection des canaux TLS/SSL, chiffrage 256-bit AES pour tous les fichiers).
La plateforme Open Bee nécessite également la saisie d’identifiants pour se connecter de manière sécurisée à son environnement et propose une double authentification pour ajouter un niveau de sécurité de connexion. Les administrateurs peuvent définir à distance les droits et permissions d’accès aux documents/ dossiers de chaque collaborateur pour plus de confidentialité.
Une sauvegarde régulière des données
Vos données sont sauvegardées sur une période de rétention vous permettant de retrouver (en cas de sinistre) des informations vitales ou de revenir à des versions antérieures de votre solution GED installée : 14 jours pour la sauvegarde quotidienne, 12 semaines pour l’hebdomadaire et 24 mois pour la mensuelle.
Une prise en main simple et rapide
La plateforme de dématérialisation Open Bee est particulièrement intuitive d’utilisation et ne nécessite aucune formation particulière de vos collaborateurs. Basée sur l’automatisation de vos processus et adaptée aux besoins de votre entreprise, elle a pour vocation de fluidifier votre gestion documentaire et de simplifier le quotidien de vos employés avec la suppression des tâches chronophages et répétitives. Open Bee s’adapte à votre façon de travailler afin de favoriser le changement et l’efficacité de manière naturelle, sans contrainte.
Ne laissez plus l’incertitude et les imprévus mettre à mal la productivité de votre entreprise. Choisissez une solution qui conviendra à toutes les situations !