Mairie d’Onzain

La mairie d’Onzain dématérialise ses documents

Les 40 agents de la mairie d’Onzain (41), une commune de plus de 3000 habitants, doivent faire face à des pertes de temps et de productivité, causées par la manipulation d’un grand nombre de documents papier.

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Dématérialisation de courriers et de factures

Ces derniers ont besoin d’être conservés, classés, et facilement communicables. De plus, la mairie d’Onzain souhaite anticiper le nouveau protocole PESV2 qui marquera, en 2015, l’entière dématérialisation de la chaîne comptable et signera l’arrêt des échanges papier entre les collectivités locales et le Trésor Public.

Dans un souci d’anticipation des besoins futurs et afin d’optimiser le traitement et la communication des documents papier, la mairie d’Onzain a choisi de déployer la solution de dématérialisation et de GED Open Bee™.
Grâce à Open Bee™ Scan, les 250 factures et divers courriers reçus mensuellement sont numérisés, indexés, convertis au format PDF puis dynamiquement classés dans la GED Open Bee™ Portal de manière structurée (par nom, date, type…).
Tout document peut alors être rapidement retrouvé et mis à la disposition du demandeur depuis tout poste informatique ou périphériques mobiles.

Simplifier la saisie et la validation des factures

Basé sur des moteurs de reconnaissance optique de caractères (OCR)  pour capturer les informations utiles sur les factures dématérialisées, le logiciel Open Bee™ extrait les données comptables et procède au classement de ces dernières, de manière organisée. Ensuite, chaque facture est intégrée dans un circuit de validation électronique (workflow) et communiquée dynamiquement à un contrôleur de gestion, qui la valide en quelques clics depuis son poste informatique. En parallèle, la directrice du service supervise, à tout moment, les processus de validation. Une fois les factures contrôlées, les collaborateurs procèdent à une ventilation analytique avant d’importer les données dans leur progiciel comptable Sage 100 i7, sans aucune saisie manuelle.

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  • La saisie des données est maintenant automatique
  • Chaque dossier est classé et attribué au bon service suivant les règles internes
  • +5000 factures fournisseurs sont dématérialisées chaque année

Quels ont été les bénéfices de la solution ?

  • Gains de temps et de productivité des services : Les solutions Open Bee™ mises en place évitent au service comptabilité de la mairie d’Onzain de réaliser 3 copies de chaque facture reçue. Cela permet des gains de temps et de productivité significatifs, tout en économisant un volume important de papier.
  • Libère de l’espace dans les locaux : Les différents courriers envoyés aux administrés ne sont plus conservés au format papier, ce qui libère de l’espace sur les bureaux et dans les armoires.
  • Meilleure accessibilité des documents : Les documents archivés au format électronique sont rapidement consultables et communicables par email, directement depuis le portail documentaire. Cela se traduit par une grande rapidité dans les recherches et une amélioration du service public.

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