La mairie d’Onzain dématérialise ses documents
de la dématérialisation à la gestion électronique de documents
Dématérialisation de courriers et de factures
Les 40 agents de la mairie d’Onzain (41), une commune de plus de 3000 habitants, doivent faire face à des pertes de temps et de productivité, causées par la manipulation d’un grand nombre de documents papier.
Ces derniers ont besoin d’être conservés, classés, et facilement communicables. De plus, la mairie d’Onzain souhaite une compatibilité avec le protocole PESV2 qui marque, en 2015, l’entière dématérialisation de la chaîne comptable et signe l’arrêt des échanges papier entre les collectivités locales et le Trésor Public.
Dans un souci d’anticipation des besoins futurs et afin d’optimiser le traitement et la communication des documents papier, la mairie d’Onzain a choisi de déployer la solution de dématérialisation et de GED Open Bee™.
Grâce au module scan capture, les 250 factures et divers courriers entrants reçus mensuellement sont numérisés, indexés, convertis au format PDF puis dynamiquement classés dans la GED Open Bee de manière structurée (par nom, date, type…).
Tout document peut alors être rapidement retrouvé et mis à la disposition du demandeur depuis tout poste informatique ou périphériques mobiles.
Simplifier la saisie et la validation des factures
Basé sur des moteurs de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour capturer les informations utiles sur les factures dématérialisées, le logiciel Open Bee™ extrait les données comptables et procède au classement de ces dernières, de manière organisée. Ensuite, chaque facture est intégrée dans un circuit de validation électronique (workflow) et communiquée dynamiquement à un contrôleur de gestion, qui la valide en quelques clics depuis son poste informatique. En parallèle, la directrice du service supervise, à tout moment, les processus de validation. Une fois les factures contrôlées, les collaborateurs procèdent à une ventilation analytique avant d’importer les données dans leur progiciel comptable Sage 100 i7, sans aucune saisie manuelle.
- La saisie des données est maintenant automatique
- Chaque dossier est classé et attribué au bon service suivant les règles internes
- +5000 factures fournisseurs sont dématérialisées chaque année
Quels ont été les bénéfices de la solution ?
- Gains de temps et de productivité des services : Les solutions Open Bee™ mises en place évitent au service comptabilité de la mairie d’Onzain de réaliser 3 copies de chaque facture reçue. Cela permet des gains de temps et de productivité significatifs, tout en économisant un volume important de papier.
- Libère de l’espace dans les locaux : Les différents courriers envoyés aux administrés ne sont plus conservés au format papier, ce qui libère de l’espace sur les bureaux et dans les armoires.
- Meilleure accessibilité des documents : Les documents archivés au format électronique sont rapidement consultables et communicables par email, directement depuis le portail documentaire. Cela se traduit par une grande rapidité dans les recherches et une amélioration du service public.
En savoir plus sur ces solutions proposées
- L’intelligence artificielle au service de votre courrier entrant
Cette fiche produit vous présente un module de capture du courrier entrant basé sur l’intelligence artificielle qui vous permet de révolutionner la manière dont vous allez gérer votre courrier au quotidien.
- Sphère le partage sécurisé
Cette brochure vous présente en détail la plateforme Sphère : ses fonctionnalités pour sécuriser vos échanges de documents
- Dématérialiser les factures fournisseurs
Cette fiche produit détaille le fonctionnement de notre solution globale d’automatisation du traitement des factures fournisseurs
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.