Gestion documentaire en mairie : les outils à destination des collectivités
Les mairies gèrent une grande variété de documents officiels indispensables au bon fonctionnement des services municipaux : courriers, arrêtés, délibérations, actes d’état civil, dossiers d’urbanisme, marchés publics, etc. Cette production documentaire, souvent volumineuse et sensible, doit être classée, sécurisée et accessible, tout en respectant les obligations légales, comme la conformité au protocole PES v2 pour la dématérialisation des échanges financiers et administratifs. Du point de vue sécurité, les associations et collectivités territoriales représentent respectivement 9 % et 24 % des attaques recensées en 2024, selon le dernier panorama de la cybermenace publié par l’ANSSI.
Gérer ces documents de manière efficace, sécurisée et conforme est un enjeu stratégique pour l’administration et les administrés. Face aux contraintes réglementaires et aux exigences de transparence, la Gestion Électronique des Documents (GED) devient un levier clé pour moderniser les pratiques des collectivités territoriales. Voyons cela de plus près.
Quels sont les défis à relever pour les collectivités ?
1. L’organisation efficace des documents publics en mairie
Cette quantité de documents que les agents publics doivent gérer quotidiennement requiert une traçabilité rigoureuse afin d’assurer un suivi précis des décisions administratives et de prévenir toute perte d’information. Il est également essentiel de faciliter l’accès aux données pour les agents municipaux, les élus et les partenaires extérieurs, tout en garantissant la confidentialité des informations sensibles.
2. La conformité des collectivités aux réglementations sur la gestion des documents
Les collectivités territoriales doivent se conformer à une série de réglementations strictes, telles que le RGPD, le Code du patrimoine et l’archivage électronique certifié NF. Ces exigences légales assurent une conservation sécurisée des documents et des données personnelles.
Par ailleurs, des protocoles comme le PES v2 garantissent la conformité des échanges électroniques, notamment pour les documents financiers. Le respect de ces normes est crucial pour éviter toute sanction et garantir la fiabilité des pratiques administratives.
3. La sécurité documentaire : une priorité pour les collectivités territoriales
Face à l’augmentation des cyberattaques ciblant les collectivités et au risque de pertes de données, la sécurisation des échanges et des archives devient une priorité absolue. La mise en place d’une Gestion Électronique des Documents (GED) apparaît ainsi comme une solution incontournable pour accompagner les mairies dans leur transition numérique. En centralisant les documents, en automatisant leur classement et en garantissant leur intégrité, la GED permet d’optimiser la gestion documentaire pour les collectivités, tout en assurant une meilleure protection des données et en renforçant la conformité aux obligations légales.
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Comment la GED aide les collectivités à relever ces défis ?
Une GED automatise le classement et respecte le cycle de vie des documents
Le premier objectif d’une GED est de centraliser tous les documents municipaux dans un système unique et structuré, facilitant ainsi leur classement et leur accès. Le courrier entrant est la fonctionnalité la plus utilisée de la GED pour les mairies, car elles doivent gérer une grande quantité de documents entrants (par voie postale ou par courrier électronique) pour ensuite les distribuer aux bons interlocuteurs.
Grâce à l’automatisation du classement intelligent, les agents peuvent rapidement retrouver les documents nécessaires, tout en garantissant une organisation cohérente et logique.
La GED gère également le cycle de vie des documents en respectant le principe des trois âges des archives, un cadre réglementaire permettant une gestion adaptée aux besoins et à la valeur des documents. Ainsi, les documents peuvent etre gérés selon leur utilisation et leur importance :
- Archives courantes : documents utilisés quotidiennement par les services
- Archives intermédiaires : documents moins fréquemment utilisés, mais conservés pour des raisons juridiques ou administratives
- Archives définitives : documents ayant une valeur historique, conservés de manière non-modifiable, pour assurer leur intégrité.
Grâce à cette gestion structurée, à ses possibilités de sélectionner la date d’activation de la règle et de la durée de conservation des documents ; la GED permet non seulement de faciliter l’accès et le suivi des documents, mais aussi d’assurer leur conformité avec le Code du patrimoine, qui impose aux collectivités de garantir la conservation et la mise en valeur de leurs archives.
Une GED respecte les normes liées au Code du patrimoine et au protocole PES v2
Pour répondre aux exigences du Code du patrimoine, qui régit la conservation des archives publiques, et du protocole PES v2 pour la dématérialisation des documents comptables dans le secteur public, la GED offre plusieurs fonctionnalités clés.
- Conservation des documents : Le Code du patrimoine impose une gestion rigoureuse des documents publics, y compris les pièces comptables dématérialisées. Une GED permet de conserver ces documents conformément aux règles de conservation, en garantissant leur accessibilité et leur intégrité sur le long terme. Par exemple, l’intégrité des documents peut être assurée grâce à l’horodatage, aux signatures électroniques et aux mécanismes de traçabilité, empêchant toute modification non autorisée et garantissant leur authenticité.
- Durée de conservation : Conformément au Code du patrimoine, les documents comptables doivent être conservés pendant une durée légale requise, selon le type de document. La GED intègre des fonctionnalités qui permettent de définir des durées de conservation spécifiques pour chaque type de document, automatisant ainsi le processus de gestion de la durée légale de conservation. Toutefois, malgré cette automatisation, aucun document n’est supprimé de manière automatique une fois la durée écoulée ; seule une action manuelle d’un administrateur permet de confirmer ou d’annuler la suppression du document, pour éviter toute perte d’information.
- Valeur probante : Une des exigences du Code du patrimoine est de garantir la valeur probante des documents dématérialisés. Une GED certifie cette valeur probante en permettant l’archivage de documents numériques avec des mécanismes de signature électronique conformité eIDAS, d’authentification et de traçabilité.
Une GED sécurise les documents et les échanges pour garantir la protection des données
Et enfin, le dernier point crucial concerne la sécurisation des documents et des échanges. La GED offre des fonctionnalités avancées pour protéger les données sensibles et garantir leur sécurité, en conformité avec des normes internationales telles que l’ISO 27001.
Contrôle fin de l’accès aux documents : La GED permet de définir des niveaux d’accès précis en fonction des rôles et des responsabilités de chaque utilisateur. Cela garantit que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier les documents en fonction de leurs fonctions au sein de la collectivité.
Protection des fichiers sensibles : Les documents sensibles sont protégés par des mécanismes de chiffrement avancé qui empêchent tout accès non autorisé. En outre, des restrictions d’accès peuvent être appliquées pour limiter l’accès à certains documents à un cercle restreint d’utilisateurs.
Traçabilité totale : La GED assure une traçabilité complète des actions effectuées sur les documents. Il est possible de savoir précisément qui accède à quel document, quand et pourquoi, ce qui permet de renforcer la transparence et la responsabilité dans la gestion des informations.
En offrant une telle sécurité, la GED assure la protection des documents et des échanges, tout en garantissant le respect des exigences légales et des normes de sécurité, telles que l’ISO 27001. Elle joue ainsi un rôle essentiel dans la sécurisation des données sensibles des collectivités territoriales.
Pourquoi adopter une GED en mairie dès aujourd’hui ?
En plus des trois points clés abordés — centralisation, réglementation et sécurité —, la GED permet également de centraliser l’ensemble des outils nécessaires à la gestion documentaire des collectivités. Tous ces outils peuvent être réunis en une seule plateforme, ce qui se traduit par une réduction des coûts et un gain de temps considérable, évitant ainsi la nécessité de jongler entre plusieurs solutions.
Par exemple, elle facilite la dématérialisation des bulletins de paie et des documents RH, en offrant une solution intégrée pour leur archivage et leur gestion. La GED s’intègre également avec des plateformes telles que Chorus Pro, simplifiant ainsi la gestion des factures électroniques et assurant leur conformité avec les normes fiscales et réglementaires.
La GED permet également de faciliter la signature électronique et l’e-convocation des élus, avec des fonctionnalités telles que la signature en lot des délibérations, arrêtés municipaux et autres documents officiels, évitant ainsi les impressions et manipulations inutiles. Elle permet aussi l’envoi de convocations électroniques aux conseils municipaux et commissions, avec accusé de réception et suivi des consultations, optimisant ainsi la gestion administrative.
Les collectivités collaborent avec de nombreux acteurs externes (État, préfectures, entreprises, associations), et cette interaction nécessite une gestion documentaire fluide, sécurisée et conforme aux normes. Les collectivités collaborent également avec des acteurs spécialisés tels que les études notariales pour les dossiers fonciers et urbanistiques. Une GED peut ainsi centraliser et sécuriser ces échanges, tout en facilitant l’intégration avec un logiciel notaire pour fluidifier la transmission des actes et documents officiels.
La GED se présente ainsi comme un outil clé pour répondre aux défis auxquels les collectivités territoriales sont confrontées. En centralisant les processus administratifs et en facilitant les échanges avec les partenaires externes, la GED devient un levier stratégique pour moderniser la gestion publique et améliorer l’efficacité des services municipaux, tout en réduisant les risques liés à la gestion papier et aux erreurs humaines.
