La solution GED dédiée aux mairies et collectivités
Facilitez la gestion de vos courriers entrants et respectez les normes en vigueur
La transformation digitale
pour les administrations publiques
Les agents des mairies et collectivités gèrent quotidiennement de nombreux documents au format papier (courriers entrants, factures fournisseurs…). De plus, les normes actuelles imposent la dématérialisation de certains processus, exemple : financiers via le protocole PES v2.
Découvrez comment les solutions de GED Open Bee™ permettent de gagner du temps dans la gestion du courrier entrant et de respecter les nouveaux protocoles de dématérialisation.
Sécurisation des échanges avec les administrations publiques
Les mairies et les collectivités ont comme responsabilité de sécuriser leurs données informatiques les plus importantes et sensibles.
Partage simplifié avec les institutions
Mettre en place un outil convivial pour partager les documents entre tous les sites et les services des institutions.
Réduction du stockage de documents papier
Avec l’archivage numérique et les coûts liés aux impressions, la réduction et le stockage papier sont nettement diminués.
Simplifiez la numérisation de la chaîne comptable
Le protocole d’échange standard d’Hélios version 2 est la solution déployée de dématérialisation (PES V2) des titres de recette, des mandats de dépense et des bordereaux récapitulatifs.
Laissez-vous guider avec la plateforme Open Bee™ pour bénéficier des dernières technologies de numérisation et reconnaissance automatique de documents, pour dématérialiser vos factures fournisseurs.
Intégrez directement vos données comptables dans votre logiciel métier.
Supprimez la circulation de documents papier dans vos relations comptables avec la Trésorerie Générale.
Un service public de qualité
Pour une gestion optimale du courrier entrant
Diffusez, au format électronique, les courriers entrants vers les services destinataires et/ou collaborateurs concernés, depuis l’écran tactile de votre solution multifonction.
Classez-les dans une arborescence organisée de dossiers et sous-dossiers en fonction du numéro de chrono, date de réception… dans le portail de gestion documentaire Open Bee™.
Gardez une traçabilité sur le traitement du courrier en liant dynamiquement la réponse apportée au courrier original.
Partagez simplement l’information
Mettez en place un outil convivial pour partager vos documents entre tous les sites et services de vos institutions : DGS, petite enfance, police municipale…
Unifiez et simplifiez le traitement de vos factures fournisseurs
Dans un contexte où le calendrier établi par l’État prévoit une mise en œuvre progressive de la facturation électronique, les structures publiques doivent faire face à une gestion multi-flux de leurs factures fournisseurs. Pour répondre à ce challenge, Open Bee permet aux structures publiques de réceptionner leurs factures fournisseurs quel que soit leur format de réception : papier, PDF, transmission par Chorus.
On en parle dans la presse
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Amnéville : la gestion électronique pour traiter le courrier
« photocopier chaque lettre en plusieurs exemplaires pour chacun des services concernés » puis « les transmettre par voie physique. La moitié de la journée était consacrée à gérer le courrier sans forcément avoir un bon suivi de ceux-ci… » précise Mireille Kessler. Et du côté de l’informatique, les serveurs étaient défaillants à cause de la quantité d’informations stockées.
« Il devenait crucial de trouver une solution qui nous permette à la fois de gagner du temps et de sortir des aléas techniques », souligne Fabrice Gautier au service informatique de la mairie.
Notre article dans la presse -
La mairie d’Onzain dématérialise ses documents
Les 40 agents de la mairie d’Onzain (41), une commune de plus de 3000 habitants, doivent faire face à des pertes de temps et de productivité, causées par la manipulation d’un grand nombre de documents papier.
Dans un souci d’anticipation des besoins futurs et afin d’optimiser le traitement et la communication des documents papier, la mairie d’Onzain a choisi de déployer la solution de dématérialisation et de GED Open Bee™.
Lire le cas client
Notre offre logicielle pour vos mairies et collectivités
Garantissez à tous vos agents de pouvoir retrouver rapidement la bonne information en temps réel.
Offrez à vos élus un accès nomade à l’information, directement depuis leur domicile ou périphériques mobiles.
Documentation
- L’intelligence artificielle au service de votre courrier entrant
Cette fiche produit vous présente un module de capture du courrier entrant basé sur l’intelligence artificielle qui vous permet de révolutionner la manière dont vous allez gérer votre courrier au quotidien.
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
- Démo : Comment envoyer une facture vers Chorus
Simple et intuitif, voici comment suivre l’évolution du traitement de vos factures en temps réel grâce à la synchronisation avec Chorus Pro
FAQ GED Mairies et Collectivités
Quelles sont les principales fonctionnalités d’une GED dédiée aux mairies et collectivités ?
Une GED dédiée offre plusieurs fonctionnalités clés telles que la dématérialisation des documents entrants et sortants, le classement automatique des documents, l’archivage légal et sécurisé, la gestion des workflows et des processus administratifs, ainsi que la mise en place de circuits de validation électronique.
Comment la GED pour mairies peut-elle aider à respecter les normes de dématérialisation imposées par le gouvernement ?
La GED pour mairies est conçue pour être conforme aux normes de dématérialisation gouvernementales, comme le protocole PES v2. Elle permet de digitaliser les processus administratifs requis et de s’assurer que les documents numériques sont légaux, authentiques et intègres.
Comment la GED prend-elle en charge la confidentialité et la sécurité des données ?
La GED pour mairies inclut généralement des fonctionnalités avancées de sécurité comme le cryptage des données, la gestion des droits d’accès, l’authentification renforcée, et des protocoles de sauvegarde et de récupération des données pour protéger la confidentialité et l’intégrité des informations.
Quels sont les avantages d’une GED dédiée aux mairies et collectivités ?
Les mairies et collectivités bénéficient d’une meilleure organisation de leurs documents, d’un gain de temps considérable dans la recherche et le traitement des dossiers, ainsi que d’une sécurisation renforcée des données sensibles. La GED facilite également la communication interne et la collaboration entre les différents services.
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