La solution GED dédiée aux mairies et collectivités
Facilitez la gestion de vos courriers entrants et respectez les normes en vigueur
Une GED pensée pour les mairies et collectivités territoriales
Accélérez la transformation digitale de votre collectivité
Les agents des mairies et collectivités gèrent quotidiennement de nombreux documents au format papier (courriers entrants, factures fournisseurs…). De plus, les normes actuelles imposent la dématérialisation de certains processus, exemple : financiers via le protocole PES v2.
Découvrez comment les solutions de GED Open Bee™ permettent de gagner du temps dans la gestion du courrier entrant et de respecter les nouveaux protocoles de dématérialisation.
Une sécurité renforcée pour les administrations publiques
Les collectivités doivent protéger des informations critiques : données personnelles, documents RH, dossiers budgétaires… Notre solution assure une traçabilité complète, un stockage sécurisé, et des droits d’accès maîtrisés pour chaque service.
Un partage simplifié entre services et institutions
Facilitez la circulation de l’information entre vos différentes entités : mairie, police municipale, CCAS, crèches, écoles, services techniques… Un outil collaboratif unique pour une meilleure coordination entre agents.
Réduisez drastiquement le papier et les coûts associés
En archivant électroniquement vos documents, vous économisez sur l’impression, le stockage physique et les temps de recherche. La GED devient votre levier d’efficacité écologique et budgétaire.
Dématérialisez facilement la chaîne comptable de votre commune
Le protocole PES V2, déployé dans le cadre du programme Hélios, permet de transmettre titres de recettes, mandats et bordereaux au format numérique.
Grâce à Open Bee™, profitez :
- de la numérisation automatisée des factures fournisseurs,
- d’une reconnaissance intelligente des informations,
- d’une intégration directe dans vos logiciels métiers (Sage, Berger-Levrault, Ciril…).
Supprimez les impressions inutiles, sécurisez vos flux comptables et gagnez un temps précieux avec la Trésorerie.
Améliorez la qualité de votre service public avec une GED intuitive
Optimisez la gestion du courrier entrant du secteur public
Diffusez, au format électronique, les courriers entrants vers les services destinataires et/ou collaborateurs concernés, depuis l’écran tactile de votre solution multifonction.
Classez-les dans une arborescence organisée de dossiers et sous-dossiers en fonction du numéro de chrono, date de réception… dans le portail de gestion documentaire Open Bee™.
Gardez une traçabilité sur le traitement du courrier en liant dynamiquement la réponse apportée au courrier original.
Partagez l’information avec tous les acteurs de la collectivité
Un portail unique pour accéder, rechercher et consulter les documents par profil utilisateur : DGS, services administratifs, petite enfance, police municipale, etc.
Unifiez le traitement des factures fournisseurs
Avec la facturation électronique obligatoire à l’horizon 2026, Open Bee vous accompagne dans la réception et le traitement des factures fournisseurs quel que soit leur canal : papier, PDF, Chorus Pro…
Une solution conçue pour le secteur public et les communes rurales
La solution Open Bee s’adresse à tous les types de structures publiques : mairies de petite taille, intercommunalités, conseils départementaux, services déconcentrés de l’État…
Son interface accessible s’adapte aux réalités du terrain : faible volume de personnel, gestion multisites, accès distant sécurisé. Offrez à vos agents un outil moderne et simple d’utilisation, quelle que soit la taille de votre collectivité.
Notre offre logicielle pour vos mairies et collectivités
Garantissez à tous vos agents de pouvoir retrouver rapidement la bonne information en temps réel.
Offrez à vos élus un accès nomade à l’information, directement depuis leur domicile ou périphériques mobiles.
On en parle dans la presse
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Amnéville : la gestion électronique pour traiter le courrier
« photocopier chaque lettre en plusieurs exemplaires pour chacun des services concernés » puis « les transmettre par voie physique. La moitié de la journée était consacrée à gérer le courrier sans forcément avoir un bon suivi de ceux-ci… » précise Mireille Kessler. Et du côté de l’informatique, les serveurs étaient défaillants à cause de la quantité d’informations stockées.
« Il devenait crucial de trouver une solution qui nous permette à la fois de gagner du temps et de sortir des aléas techniques », souligne Fabrice Gautier au service informatique de la mairie.
Notre article dans la presse -
La mairie d’Onzain dématérialise ses documents
Les 40 agents de la mairie d’Onzain (41), une commune de plus de 3000 habitants, doivent faire face à des pertes de temps et de productivité, causées par la manipulation d’un grand nombre de documents papier.
Dans un souci d’anticipation des besoins futurs et afin d’optimiser le traitement et la communication des documents papier, la mairie d’Onzain a choisi de déployer la solution de dématérialisation et de GED Open Bee™.
Lire le cas client
Documentation
- L’intelligence artificielle au service de votre courrier entrant
Cette fiche produit vous présente un module de capture du courrier entrant basé sur l’intelligence artificielle qui vous permet de révolutionner la manière dont vous allez gérer votre courrier au quotidien.
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
- Démo : Comment envoyer une facture vers Chorus
Simple et intuitif, voici comment suivre l’évolution du traitement de vos factures en temps réel grâce à la synchronisation avec Chorus Pro
FAQ GED Mairies et Collectivités
Quelles sont les principales fonctionnalités d’une GED dédiée aux mairies et collectivités ?
Une solution de gestion électronique des documents (GED) pour les collectivités territoriales propose des fonctionnalités essentielles comme :
- la dématérialisation et gestion des documents entrants et sortants (courriers, factures, actes administratifs),
- le classement automatique dans une arborescence métier,
- l’archivage numérique sécurisé et légalement conforme,
- la gestion des workflows administratifs,
Comment la GED pour mairies peut-elle aider à respecter les normes de dématérialisation imposées par le gouvernement ?
La GED pour collectivités locales est conçue pour se conformer aux exigences réglementaires, telles que le protocole PES V2 ou l’obligation de facturation électronique.
Elle assure la numérisation des processus financiers, la traçabilité des échanges, et la conservation à valeur probante des documents publics.
Comment la GED prend-elle en charge la confidentialité et la sécurité des données ?
La GED pour mairies inclut généralement des fonctionnalités avancées de sécurité comme le cryptage des données, la gestion des droits d’accès, l’authentification renforcée, et des protocoles de sauvegarde et de récupération des données pour protéger la confidentialité et l’intégrité des informations.
à lire également : Qu’est-ce que la directive NIS 2 et comment s’y conformer
Quels sont les avantages d’une GED dédiée aux mairies et collectivités ?
Les mairies et collectivités bénéficient d’une meilleure organisation de leurs documents, d’un gain de temps considérable dans la recherche et le traitement des dossiers, ainsi que d’une sécurisation renforcée des données sensibles. La GED facilite également la communication interne et la collaboration entre les différents services.
Les collectivités doivent-elles choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour la facturation électronique ?
Non, les collectivités publiques (mairies, conseils départementaux, etc.) ne sont pas concernées par l’obligation de recourir à une PDP.
Elles continueront à émettre et recevoir leurs factures via Chorus Pro, conformément aux directives de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).
En revanche, une GED comme Open Bee™ peut fluidifier l’intégration de ces factures dans votre chaîne comptable et automatiser leur traitement, quel que soit le canal de réception.
Grâce à la GED Open Bee, les collectivités peuvent automatiser la réception, le classement et le traitement des factures fournisseurs issues de Chorus Pro, même si ces dernières ont été émises via une PDP privée. Un vrai gain de temps dans la chaîne comptable publique.
Une GED peut-elle s’intégrer aux logiciels métiers utilisés en mairie ?
Oui, les plateformes de GED comme Open Bee™ peuvent s’intégrer à vos logiciels métiers (état civil, finances, urbanisme, etc.) grâce à des connecteurs ou des API. Cela permet d’automatiser le classement, le traitement ou encore l’archivage des documents sans ressaisie manuelle.
Quels documents les mairies peuvent-elles dématérialiser avec une GED ?
Courriers entrants, factures fournisseurs, arrêtés municipaux, délibérations, pièces comptables, contrats, documents RH… La GED s’adapte à tous les types de documents produits ou reçus par les services municipaux et facilite leur gestion au quotidien.
La GED dédiée au secteur public est-elle compatible avec Chorus Pro pour les factures électroniques ?
Oui, Open Bee™ permet de centraliser les factures reçues via Chorus Pro et de les intégrer dans votre circuit comptable. Vous bénéficiez d’une meilleure traçabilité, d’une réduction des temps de traitement et d’une organisation plus fluide.
à lire également :
Peut-on archiver des documents de manière légale avec une GED ?
Oui. Une GED avec un coffre fort certifié NF, comme Open Bee™, propose un archivage électronique à valeur probante, respectant les normes en vigueur (intégrité, traçabilité, durée de conservation). Cela répond aux obligations réglementaires des collectivités en matière d’archivage.
Peut-on gérer les droits d’accès aux documents dans une GED pour collectivité ?
Oui. Vous pouvez définir des profils utilisateurs, limiter les accès par service (urbanisme, RH, finances…), et ainsi garantir la confidentialité des données sensibles, tout en facilitant le partage sécurisé entre services.
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