Logiciel GED pour l’enseignement et la recherche
GED Éducation : centralisez, numérisez et sécurisez vos documents
Une plateforme digitale pour un campus connecté
La GED Open Bee dédiée à l’éducation et à la recherche vous permet de numériser, centraliser et partager l’ensemble de vos documents pédagogiques, administratifs et scientifiques, tout en garantissant leur sécurité. Véritable plateforme collaborative, elle favorise les échanges entre enseignants, chercheurs, étudiants et services administratifs, tout en simplifiant la gestion de l’information au sein de votre établissement.
Optimisez la collaboration et la gestion documentaire
Notre plateforme de gestion documentaire propose un espace unique qui rassemble, classe et sécurise les contenus de tous vos services en un seul point. Grâce à ses fonctionnalités de capture intelligente et de numérisation des documents, Open Bee facilite le partage, la recherche rapide et le traitement automatisé de l’information liée à l’enseignement et à la recherche.
Sécurisez les collaborations au sein de vos communautés
La communauté scientifique
Une nouvelle génération de plateforme d’échanges à la hauteur des enjeux de sécurité pour la Recherche. Collaborez en toute sécurité au sein de vos programmes de recherche à l’échelle locale, nationale et internationale.
Facilitez le travail et améliorez la productivité de vos chercheurs en relation avec des laboratoires de recherche publics et privés, vos partenaires, des instituts de recherche et des entreprises, avec la GED Éducation.
Notre coffre-fort numérique vous permet de stocker vos documents regroupant des données sensibles, tout en assurant un archivage à vocation probatoire : résultats de tests cliniques, secret de fabrication, brevets, etc.
Le personnel administratif et technique
La plateforme Sphere vous propose une nouvelle solution de travail collaboratif, fiable et sécurisée. Créez des groupes de projets suivant vos différentes problématiques : gestion des étudiants, organisations d’examens RH, service juridique, gestion des infrastructures, logistiques, travaux. Associez facilement la collaboration des équipes éloignées de vos différents sites universitaires.
L’éducation et l’enseignement
Faites collaborer les étudiants avec leurs enseignants chercheurs en ligne ou hors connexion. Vous contrôlez les droits et autorisations d’accès à vos cours et aux travaux de recherche.
Intégration disponible dans Charlemagne Comptabilité
Ce connecteur GED permet notamment de bénéficier : de l’archivage des contrats, d’une gestion fluide pour la validation grâce aux workflows et d’un traitement simplifier sur la dématérialisation des factures fournisseurs.
- Point unique de partage de l'information
- Renforcer la sécurité et la confidentialité de l'information
- Conserver vos documents dans un coffre-fort qui garantit l'intégrité des documents
La solution certifiée pour votre conformité
Logiciel coffre-fort numérique
Hébergement réalise sur un datacenter français certifié ISO 27001
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Pourquoi la transformation numérique s’impose-t-elle dans l’univers de l’éducation ?
«Dans le cadre de la réglementation, la dématérialisation des factures sera obligatoire à partir de 2024, et à l’université de Sorbonne Paris-Nord, nous essayons de former nos étudiants aux outils pour favoriser leur intégration dans les entreprises et assurer leur réussite professionnelle. »
L’enseignant rajoute que l’usage de la solution GED Open Bee et plus particulièrement « La dématérialisation des factures » durant leur formation permettra aux étudiants de mieux collaborer et de trouver facilement un stage, ce qui boostera leur intégration dans les entreprises puis ainsi favorisera leur réussite.Raouf Nefoussi
Enseignant à l’université Sorbonne Paris-NORD
Notre offre logiciel pour votre service
Découvrez comment la GED Éducation vous permet de sécuriser vos travaux de recherche et vos échanges d’informations
Consultez notre documentation
- Fiche Education
Nos solutions aident les écoles, les universités et les centres de formation à fluidifier leurs processus les plus sensibles en éliminant les contraintes liées au papier.
- Sphère le partage sécurisé
Cette brochure vous présente en détail la plateforme Sphère : ses fonctionnalités pour sécuriser vos échanges de documents
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
Questions fréquentes sur la GED Éducation
Pourquoi passer au formulaire scolaire électronique ?
Le numérique est entré dans le quotidien des établissements scolaires, tant pour les parents que pour les enseignants. Dans l’éducation le formulaire électronique associé à la GED a rapidement donné une vraie réponse technologique par rapport à la nécessité de collecter les informations et de centraliser la gestion des documents administratifs durant la scolarité. Les avantages de la numérisation et de l’automatisation ont permis de dégager du temps à tout le corps enseignant et au personnel administratif.
C’est quoi la GED pour l’enseignement et la recherche ?
La GED pour l’enseignement et la recherche est une solution qui centralise, organise et sécurise l’ensemble des documents pédagogiques, administratifs et scientifiques d’un établissement.
La définition de la GED inclut la numérisation des contenus, leur classement automatisé, le partage sécurisé entre enseignants, chercheurs, étudiants et services administratifs, ainsi que la gestion des droits d’accès.
Elle permet de fluidifier les collaborations entre campus, de protéger les données sensibles (résultats de recherche, brevets, dossiers étudiants) grâce au coffre-fort numérique, et d’améliorer l’efficacité des processus clés : gestion des cours, travaux de recherche, examens, dossiers administratifs ou factures fournisseurs.
En bref, une GED Éducation crée un campus plus connecté, plus sécurisé et beaucoup plus efficace dans la gestion de l’information.
Comment sécuriser vos travaux de recherche et vos échanges d’informations dans l’enseignement ?
En tant qu’enseignant ou chercheur, vous avez une grande quantité de données sensibles à gérer, tels que les travaux de recherche, le résultat de vos études… Une bonne solution logicielle vous permet de protéger ces informations tout en s’assurant que cet outil permette une collaboration facilitée. Un logiciel GED adapté à l’enseignement vous permettra de stocker, de consulter et de partager vos documents de manière sécurisée.
Comment gérer efficacement les documents scannés dans une GED Éducation ?
La solution de capture intelligente Open Bee™ permet aux établissements scolaires, universités et organismes de formation de scanner leurs documents de manière intelligente afin de centraliser, classer et indexer automatiquement l’ensemble des fichiers, qu’ils soient papier ou déjà numériques (dossiers étudiants, relevés de notes, conventions de stage, factures, etc.).
Grâce à l’OCR et à la reconnaissance intelligente des données, chaque document scanné est enrichi de métadonnées précises (nom de l’élève, année scolaire, type de document, date, etc.), ce qui simplifie les recherches et accélère la gestion administrative.
Cette approche garantit une gestion documentaire optimisée, sécurisée et conforme aux obligations légales du secteur.
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