Pourquoi adopter les formulaires électroniques dans l’éducation ?
Dans le domaine de l’éducation, qu’il s’agisse d’une école primaire, d’un collège, d’une université ou d’un centre de formation, la collecte d’informations est une composante essentielle du travail quotidien. Les admissions, les évaluations des enseignants et des étudiants, la communication d’informations pertinentes aux parents ou tuteurs, et bien d’autres aspects nécessitent une gestion efficace des données.
À l’heure où l’apprentissage se tourne de plus en plus vers le numérique, il est donc primordial d’adopter des méthodes administratives qui suivent cette évolution. Comment pouvons-nous transformer les informations scolaires collectées en format numérique et quels sont les avantages d’une telle transition ?
Le formulaire modernise votre service administratif pour répondre aux besoins actuels
Si votre service administratif traite toujours les formulaires manuellement, il est temps de repenser votre approche. De nombreux établissements d’enseignement à travers le monde ont dû fermer leurs portes pendant plusieurs semaines, voire plusieurs mois, en raison de la pandémie. Toutefois, cela n’a pas signifié un arrêt complet des cours. Dans une telle situation, les communications basées sur le papier et les méthodes manuelles ne sont plus viables.
Le passage au numérique s’impose comme la solution la plus adaptée. Tant pour le personnel d’éducation que pour les parents qui ont la possibilité de communiquer plus rapidement des informations importantes, tandis que les établissements peuvent économiser des ressources, telles que le papier et le stockage physique, ils pourront investir dans des technologies qui soutiennent l’échange d’information à distance.
La numérisation des formulaires scolaires
En général, les formulaires papier augmentent considérablement le risque d’interprétation incorrecte des informations, ce qui peut entraîner des retards dans le processus de collecte de données et nuit à la productivité de votre service administratif. En ce qui concerne les élèves, l’absence de formulaire de consentement, par exemple, peut avoir un impact considérable sur leurs activités et les empêcher de participer à des événements nécessitant l’autorisation des parents. Cette situation peut les exclure des opportunités d’apprentissage et de participation, affectant ainsi leur expérience éducative de manière négative.
Pour l’éducation les formulaires électroniques offrent une solution pratique et efficace pour moderniser votre service administratif. En passant par une solution numérique, vous pouvez simplifier et automatiser le processus de collecte ou de partage de données. Les formulaires scolaires électroniques permettent aux équipes pédagogiques ou aux parents de remplir et de soumettre des informations directement en ligne éliminant ainsi les démarches papiers .
Logiciel GED pour l’enseignement et la recherche
Télécharger la fiche produit
Pourquoi numériser et automatiser la gestion des formulaires ?
Pour renforcer la sécurité des dossiers
En vous débarrassant du stockage physique, vous garantissez la sécurité électronique de toutes les données concernant les étudiants, les enseignants ou les programmes, les mettant ainsi à l’abri des catastrophes naturelles.
Pour récevoir des réponses immédiates aux demandes
Les étudiants, les parents ou le personnel peuvent soumettre des demandes nécessitant l’intervention de l’administration, de manière plus ou moins urgente, et votre équipe les reçoit immédiatement afin de pouvoir y répondre en quelques minutes.
Pour diminuer la paperasse administrative
Votre service administratif n’aura plus besoin de bacs à papier ni d’armoires de classement pour traiter et collecter les données quotidiennes qu’il reçoit, ce qui rendra leur espace de travail plus clair et leur travail plus facile !
Pour une meilleure accessibilité des formulaires
Les enseignants et les étudiants ont besoin d’accéder aux informations même lorsqu’ils ne sont pas physiquement présents à l’école. Ils doivent donc pouvoir remplir des formulaires de n’importe où, à tout moment et avec n’importe quel appareil mobile.
Pour garantir la transmission d’informations essentielles aux parents
L’échange avec les parents, la collecte de leur consentement et l’envoi d’informations pertinentes sur l’éducation de leurs enfants n’ont jamais été aussi simples. Vous n’avez plus besoin d’attendre que les étudiants fassent signer quoi que ce soit. L’établissement peut faire signer de manière numérique en passant par la fonctionnalité de signature électronique qui permet une gestion complète des documents dans un espace numérique.
6 idées de formulaires numériques scolaires
- Admission scolaire : Rassemblez tous les renseignements nécessaires à l’admission des nouveaux étudiants de manière plus simple et efficace.
- Inscription à une classe : Simplifiez le processus d’inscription des étudiants pour organiser les classes de manière plus efficace.
- Consentement parental pour la formation en ligne : Obtenez le consentement des parents pour permettre à leur enfant de participer à l’apprentissage en ligne.
- Évaluation des performances des élèves : Évaluez les domaines de croissance de vos étudiants de manière plus précise et facilitée.
- Observation en classe : Enregistrez vos observations concernant les enseignants et les étudiants de façon structurée et facilement consultable.
- Autorisation de sortie scolaire : Obtenez le consentement des parents ou des étudiants concernant les conditions et les accords pour les sorties scolaires.
En adoptant la numérisation et l’automatisation des processus de formulaire, vous améliorerez l’efficacité de votre administration scolaire tout en offrant une expérience simplifiée et sécurisée aux étudiants, aux enseignants et aux parents. C’est une étape essentielle pour lancer votre établissement à l’ère numérique de l’éducation.
La GED avec le formulaire électronique intégré
Demander une démo personnalisée :
Contactez-nous