Tout comprendre sur la gestion des formulaires électroniques
Dans un monde en constante évolution où l’efficacité et la sécurité des données sont essentielles, les entreprises cherchent continuellement des solutions pour optimiser leurs processus. C’est dans cette optique que le module formulaire électronique de la GED Open Bee se présente comme une solution incontournable. En permettant la création et la personnalisation de formulaires intuitifs, cet outil offre aux entreprises la possibilité de simplifier et d’automatiser la collecte de données, quel que soit le secteur d’activité.
Dans cet article, nous explorerons en détail les avantages de l’utilisation du module formulaire électronique de la GED Open Bee, pour comprendre comment les formulaires sont gérés et quels types d’entreprises peuvent en bénéficier.
Qu’est-ce que le formulaire électronique ?
Le module de formulaire électronique est bien plus qu’un simple formulaire en ligne. Il s’agit d’un outil dédié à la collecte d’informations au sein des entreprises. Grâce à sa grande flexibilité, il peut être adapté à tous les secteurs d’activité. Le module offre une approche intuitive pour créer et personnaliser aisément des formulaires électroniques, simplifiant ainsi les processus de collecte et les rendant automatisables.
Il est possible, par exemple, de créer des formulaires au format de check-list, permettant de vérifier et de suivre efficacement l’exécution de différentes actions dans une séquence donnée. Les utilisateurs ont la possibilité de concevoir des formulaires sur mesure, en fonction de leurs besoins spécifiques, et de les partager avec leurs équipes. La simplicité d’utilisation du module permet aux utilisateurs de remplir facilement ces formulaires, que ce soit depuis un smartphone ou un ordinateur.
Dans cette vidéo, découvrez le module formulaire électronique, intégré dans une solution globale de gestion documentaire. Et comment celle-ci vous permet de créer de formulaires personnalisés à votre secteur d’activité.
Comment les formulaires électroniques sont gérés par la GED ?
Le module formulaire électronique offre une interface intuitive, permettant à tout utilisateur de créer et de personnaliser facilement ses formulaires, sans nécessiter de compétences techniques avancées (en bref pas besoin d’être un pro de l’informatique ! ). Une fois que les formulaires sont créés, les droits d’accès peuvent être définis pour contrôler les personnes qui peuvent consulter ou modifier ces formulaires. Les données collectées peuvent être exportées ou importées vers d’autres solutions.
La GED facilite ainsi le traitement des formulaires grâce à des fonctionnalités avancées de classement et de validation. Des règles de traitement automatisées peuvent être mises en place pour accélérer le flux de travail et garantir la conformité avec les politiques internes de l’entreprise.
De plus, la plateforme de GED offre d’autres fonctionnalités qui peuvent être intégrées, telles que :
- Le workflow : une fois le formulaire soumis, une tâche est créée dans le workflow de validation, permettant à l’administrateur de la valider ou de la refuser.
- La signature électronique : pour toute demande qui nécessite d’une validation par signature, comme des demandes de congés par exemple.
- Le coffre-fort électronique : pour tout document nécessitant d’être conservé dans un espace sécurisé.
Ces outils complémentaires viennent renforcer l’efficacité et la sécurité de la gestion des documents au sein de l’entreprise.
La gestion des formulaires en entreprise
Les formulaires électroniques, en tant que moyens de saisie d’informations dématérialisées, offrent aux entreprises, en particulier aux petites et moyennes entreprises (PME), une solution moderne et efficace pour simplifier leurs processus administratifs. En optant pour cette approche, les entreprises peuvent profiter d’une multitude d’avantages pour leurs activités professionnelles.
La solution permet de rationaliser et d’accélérer le traitement des formalités administratives. En éliminant le besoin de formulaires papier, les organisations peuvent réduire considérablement les délais de traitement, ce qui favorise des transactions plus rapides et efficaces. Cela se traduit par une meilleure réactivité dans les échanges avec les clients et les partenaires commerciaux, renforçant ainsi la compétitivité de l’entreprise sur le marché.
Quels types d’entreprise peuvent utiliser les formulaires électroniques ?
Toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, peuvent bénéficier de l’utilisation des formulaires électroniques. Ils sont ainsi adaptés pour le suivi de chantier, les rapports d’intervention, la gestion des demandes de services, le suivi des processus de fabrication ou encore pour collecter des données client. De plus, ils sont très utiles dans la gestion documentaire des ressources humaines, comme pour les demandes de congés ou pour le recrutement. Les formulaires électroniques permettent de simplifier et d’optimiser ces processus en éliminant les tâches manuelles et en réduisant les erreurs.
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La nouvelle fonctionnalité : le formulaire public
Le module formulaire électronique de la GED Open Bee ne cesse d’évoluer pour répondre aux besoins croissants des entreprises. Une toute nouvelle fonctionnalité a récemment été intégrée : le formulaire public. Cette nouveauté permet désormais de remplir les formulaires sans avoir un compte client sur la plateforme globale, c’est-à-dire, les utilisateurs peuvent désormais partager leurs formulaires avec les clients et partenaires, offrant ainsi une plus large diffusion dans l’utilisation de ce module.
Avec cette dernière fonctionnalité, les possibilités d’usage se multiplient, vous pourriez imaginer l’utiliser pour des demandes de devis, des enquêtes de satisfaction client ou des demandes de support externe émanant de partenaires. Les formulaires publics peuvent être reliés au module workflow, ce qui permet de mettre en place des processus plus complexes et plus structurés. Cette possibilité est particulièrement intéressante pour les commerciaux qui sont souvent sur le terrain. Ainsi, elle leur permet de collecter des informations rapidement et efficacement.
Techniquement, cette nouvelle fonctionnalité offre également la possibilité d’utiliser des requêtes SQL pour pré-remplir certains champs. Par exemple, en reconnaissant un e-mail ou un identifiant, les autres champs peuvent être automatiquement remplis.
S’ajoute aussi à cette nouveauté, la personnalisation des templates Word, ce qui permet d’adapter l’apparence des formulaires à l’image de votre entreprise.
En conclusion, l’intégration des formulaires électroniques permet d’offrir une solution moderne et efficace pour les entreprises cherchant à optimiser leurs gestions administratives de documents. Les formulaires ou les questionnaires se globalisent avec de nouvelles opportunités d’usage. Ils simplifient la collecte d’informations et permettent leur automatisation, ce qui se traduit par des transactions plus rapides et une meilleure réactivité dans les échanges avec les clients et partenaires.