Associations & fédérations la GED facilite la gestion de vos adhérents

Classez vos documents en toute simplicité

Pour une meilleure gestion des dossiers d’adhérents

Demandes d’adhésion, pièces justificatives, certificats médicaux, contrats, factures, documents administratifs… Les associations et fédérations gèrent quotidiennement de nombreux documents, parfois répartis entre plusieurs services, antennes ou responsables bénévoles.

La gestion électronique des documents (GED) Open Bee permet de centraliser, classer et retrouver facilement l’ensemble de ces informations dans un espace documentaire unique. Les équipes accèdent aux documents dont elles ont besoin, limitent les manipulations manuelles et simplifient le suivi administratif de l’association.

Une GED pour gérer les dossiers de vos adhérents

Regroupez les pièces qui composent chaque dossier adhérent, quel que soit leur format d’origine : documents numérisés, fichiers bureautiques ou pièces jointes reçues par e-mail.

Grâce à l’indexation documentaire et aux technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR), vous pouvez faciliter le classement des documents et leur recherche à partir de critères tels que le nom de l’adhérent, son numéro de licence ou la date d’inscription.

Les informations sont ainsi plus faciles à retrouver et à mettre à jour, sans devoir parcourir des dossiers papier ou des répertoires dispersés.

Simplifiez la gestion administrative de votre association

La gestion documentaire ne concerne pas uniquement les adhérents. Les associations et fédérations doivent également traiter des factures, des contrats, des justificatifs de dépenses, des documents RH ou des dossiers liés à leurs activités.

Avec la GED Open Bee, ces documents peuvent être centralisés, classés et partagés selon les droits d’accès définis. Les équipes disposent d’un référentiel commun et peuvent retrouver plus rapidement les informations nécessaires à leurs missions.

Les workflows documentaires permettent également d’organiser certains circuits de validation et de traitement : par exemple, pour transmettre une facture à la personne chargée de la vérifier, puis au responsable qui doit la valider.

L’objectif : réduire les tâches manuelles, fluidifier la circulation des documents et faciliter la collaboration entre salariés, bénévoles, responsables et différentes structures de la fédération.

Reconnaissance intelligente de vos formats de documents

L’OCR est une technologie avancée de reconnaissance de texte, elle vous permet de convertir automatiquement des types de documents en fichier éditable.

Avertissement pour les renouvellements d’adhésion

En mettant à jour les dossiers d’adhérents, soyez automatiquement averti des échéances importantes comme pour le renouvellement d’adhésions par exemple.

Classement simplifié des dossiers adhérents

Classez, au format électronique, l’ensemble des pièces composants les dossiers administratifs des adhérents en quelques clics.

Facturation électronique : quelles obligations pour les associations ?

Le statut associatif ne dispense pas automatiquement une structure de la réforme de la facturation électronique. Les obligations dépendent notamment de son assujettissement à la TVA, de la nature de ses opérations et de sa taille.

Les associations assujetties concernées doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. L’obligation d’émission et les obligations d’e-reporting s’appliquent selon un calendrier progressif.

Open Bee propose une plateforme agréée (PA) pour la facturation électronique et une GED pour la gestion des documents de l’association. Ces deux composantes répondent à des besoins complémentaires : la plateforme agréée prend en charge les flux de facturation concernés par la réforme, tandis que la GED permet de gérer les documents associés à l’activité de l’association, de les retrouver et d’organiser leur traitement.